Das ist Folge 1035.
Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten.
Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.
Jede Woche bekommst Du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit Du als Unternehmer noch besser wirst.
Danke das Du Die Zeit mit mir verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen.
In der heutigen Folge geht es um, Effizienzstrategie wie Du als Unternehmer konstant Arbeitszeit einsparst.
Welche 3 wichtigen Punkte kannst Du Dir aus dem heutigen Training mitnehmen?
1. Was Deine Stunden reduziert.
2. Wie Du dennoch mehr Gewinn machst.
3. Weshalb manche es nie schaffen.
Du kennst sicher jemanden für den diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm, der Link ist raykhahne.de/1035 .
Bevor wir gleich mit der Folge starten, habe ich noch eine Empfehlung für Dich.
Diesmal in eigener Sache.
Wie lange hörst Du eigentlich schon den Podcast? Ich will ganz ehrlich zu Dir sein. Die meisten Unternehmer setzen einfach nicht um. Das liegt nicht daran, dass sie es nicht wollen, sondern eher daran, das es bei anderen immer so einfach aussieht. Oft fehlt die Struktur, das klare Vorgehen. Auch bei uns hat es viele Jahre gedauert ein so belastbares System aufzubauen. Genau deswegen können wir Dir zeigen, wie Du es schaffst mehr Zeit für Familie, Freizeit und Fitness zu haben. Da Du schon lange den Podcast hörst möchte ich Dir ein Angebot machen. Lass uns einmal für 15 Minuten locker über Deine aktuelle Situation sprechen und dann schauen wir wo Du aktuell die größten Hebel hast. Wie klingt das für Dich? Das ganze ist natürlich kostenfrei.
Wenn Du endlich einen Schritt weiter in die Umsetzung kommen willst, dann lass uns sprechen. Geh dazu auf raykhahne.de/austausch und buche Dir einen Termin. Da die Termine oft schnell vergriffen sind, empfehle ich Dir, jetzt direkt Deine Chance zu nutzen. raykhahne.de/austausch Buche Dein Termin und dann unterhalten wir uns.
Rayk: Hallo und willkommen zu dieser Episode, in der es natürlich darum geht, wie du es schaffst, deine Arbeitszeit dramatisch zu reduzieren. Gerade als Unternehmer sicherlich die größte Herausforderung. Aber auf der anderen Seite willst du natürlich nicht, dass dein Unternehmen die Umsätze reduziert oder geschweige denn, dass der Gewinn aufgefressen wird. Wie du das jetzt also schaffst, diese Quadratur des Kreises, darum geht es jetzt also. Lass uns loslegen. Der erste Punkt, der extrem wichtig ist, ist das Thema Kommunikation. Denn als Unternehmer ist man häufig gewillt, kurz und sehr, sehr bündig zu kommunizieren und zu denken Naja, mein Team wird das schon irgendwie hinbekommen. Der Kunde wird das schon irgendwie verstehen. Der Partner wird das schon irgendwie verstehen. Das sorgt häufig dafür, dass man nicht das Ergebnis bekommt, was man sich tatsächlich wünscht. Das heißt, hier ist es wirklich extrem wichtig, darauf zu achten, wirklich klare Anweisungen zu machen und auch entsprechend darauf zu achten, dass keine Missverständnisse entstehen.
Rayk: Einfaches Werkzeug, Was du hier sehr, sehr gut nutzen kannst, ist das Thema aktives Zuhören oder dein Gegenüber zu bitten, es nochmal mit seinen eigenen Worten wiederzugeben. Denn das mache ich zum Beispiel sehr, sehr häufig, gerade im Team, dass du wirklich sicher stellst, dass das, was du gesagt hast, auch in der Form angekommen ist, funktioniert nur, wenn du dir das auch aktiv einforderst. Hört sich manchmal ein bisschen komisch an, wenn man sagt Naja, kannst du das mit deinen eigenen Worten noch mal wiedergeben? Was konkret ist jetzt? Die Aufgabe hat häufig so einen Schulcharakter, sorgt aber dafür, dass du super viel Zeit einsparst. Denn wenn alle üblichen Fragen geklärt sind in einer Aufgabe, das heißt wer, was, wann, warum, wie wenn diese Sachen drin sind und vor allem auch das Warum soll eine Aufgabe gemacht werden? Dann wirst du dadurch dramatisch bessere Ergebnisse bekommen. Also ich verspreche es dir. Probiere es aus. Kläre alle fünf Fragen. Lass das auch wirklich mal von deinem Team rückspiegeln, ob sie das verstanden haben. Und wenn das der Fall ist, dann lohnt es sich wirklich extrem, da sehr sehr viel Zeit reinzugeben, denn du sparst unendlich viel auf der anderen Seite ein. Ein weiterer Punkt, der sehr, sehr wichtig ist, das ganze Thema Meetings mal auf den Prüfstand zu stellen. Also gefühlt je größer das Unternehmen wird, desto mehr Meetings gibt es und man fragt sich dann teilweise Hey, wo bleibt eigentlich meine normale Arbeitszeit? Weil man muss sich überall abstimmen, muss irgendwie noch mal kommunizieren, muss hier und da noch mal reingehen.
Rayk: Aber wozu das Ganze? Also wirklich Wozu? Ein Meeting hat nur ein einziges Ziel dass Informationen, die nicht in irgendeiner Art und Weise schriftlich geteilt werden können. Also nicht der Austausch, sondern ein gedanklicher Prozess, wo man unterschiedliche Informationen zusammenführen muss, dass die auf denselben Nenner gebracht werden. Und dafür ist ein Meeting da. Das heißt, wenn die linke Seite weiß, was zu tun ist, die rechte Seite weiß, was zu tun ist, dann muss man sich nicht treffen. Man muss sich nicht treffen. Wenn du jetzt die Grundregeln der Kommunikation wer, was, wie, wann, wo, warum berücksichtigst, dann brauchst du in der Regel wenig bis gar keine Meetings. Bei uns zum Beispiel ist es, dass wir zwei, maximal drei Meetings pro Woche haben und da sind nicht mal alle aus dem Team dabei. Du brauchst nicht so viele Treffen, wenn du eine gute und geradlinige Kommunikation hast. Wenn du sauber einer Plattform wie Slack zum Beispiel kommunizieren kannst, ja, wo alle Leute drin sind und so miteinander reden, als würden sie direkt nebeneinander sitzen. Und vor allem, wenn du auch harte Kommunikationsregeln hast man fragt den anderen nicht einfach irgendwie rein und lenkt ihn von der Arbeit ab und stört ihn, sondern man bittet quasi um eine Audienz. Man bittet darum. Hey, hast du gerade zufällig ein, zwei Minuten? Und wenn das passt und stimmig ist.
Rayk: Ja. Und wenn du siehst, die Person ist super fokussiert, gerade in einem Thema, dann lässt du die Finger davon. Und mit diesem Grundwerkzeug wirst du einfach weniger Zeit in irgendwelchen Meetings verbringen. Du wirst weniger gebraucht werden. Und das Schöne ist, das kannst du mal so als Profi Tipp als Geschäftsführer ausprobieren, dass du aus Meetings einfach raus gehst. Ja, zum Beispiel bei einigen Kunden von uns haben wir das gemacht. Die waren aber sehr, sehr vielen Meetings eingebunden und sie haben nicht so richtig die Power gehabt zu sagen okay, ich setze mich da jetzt einfach drüber hinweg und gehe raus aus den Sachen. Und deswegen haben wir gesagt Du, du überlistest dein Team einfach und dich selbst, indem du zum Anfang da bist, sagst Hey, was? Grundposition des Meetings warum sind wir zusammenkommen? Was soll das Ergebnis sein? Legst das zum Anfang ganz kurz mit denen gemeinsam fest und dann guckst du auf dein Handy, sagst Oh ja, ich muss mir einmal ganz kurz entschuldigen und gehst dann raus und ein Geschäftsführer nimmt das niemand übel. Das Interessante Du kommst gar nicht wieder. Du gehst aus dem Meeting raus und kommst gar nicht wieder. Irgendwann wirst du zu Meetings gar nicht mehr eingeladen und dann bist du halt raus aus der Nummer. Weil häufig brauchen die Leute nur einen Blick von dir. So, Ja, das ist in Ordnung. Dafür musst du aber nicht eine halbe, 3/4 Stunde oder Stunde Zeit investieren, sondern du lässt dir das Ergebnis aus dem Meeting einfach geben und dann kannst du immer noch dein Feedback dazu geben.
Rayk: Also probier diesen kleinen Kniff mal aus. Hat schon sehr, sehr viel Lebenszeit eingespart. Ein weiterer Part ist das ganze Thema offene Kommunikation. Denn du merkst schon, hier geht es sehr viel um was und wie miteinander gesprochen wird. In der offenen Kommunikation meine ich aber nicht nur, dass man grundsätzlich anspricht, was ist, sondern auf unterschiedlichen Ebenen. Das heißt, wenn man das Gefühl hat und insbesondere bei dir als Chef, als Führungskraft, da stimmt irgendwas nicht, dann adressiert das, und zwar aus einer Ichposition heraus. Sag einfach Hey, ich habe das Gefühl, dass wir es gerade nicht in Ordnung ist. Liegt irgendwas auf der Seele? Gibt es irgendwelche Themen? Was? Was stört dich gerade? Wichtig Nicht zwischen Tür und Angel, nicht vor anderen, sondern in einem Rahmen, wo diese Person noch die Chance hat, am besten sitzend am Arbeitsplatz, in Sicherheit, ohne das andere zuhören. Sich mal zu öffnen. Solche Momente mal gezielt abzupassen bringt extrem viel. Denn 90 % aller Herausforderungen in Unternehmen haben einen privaten Ursprung. Häufig liegt es gar nicht daran, dass du oder jemand aus dem Team einen schlechten Job gemacht hat oder irgendwas kaputt gegangen ist, sondern es liegt daran, dass irgendwelche privaten Themen gerade hohe Relevanz haben und diese gelöst werden müssen. Wir kennen das aus der eigenen Mannschaft, Deswegen haben wir Mittwoch früh ein seperates Meeting nur für private Themen. Von 9 bis 39 geht quasi der Staffelstab bei jedem einmal ganz kurz rum.
Rayk: Wir pflegen eine wirklich sehr offene Kultur und so können wir auch gezielt auf Sachen eingehen. Das heißt wenn gesundheitlich mal was nicht stimmt oder wenn andere Themen nicht sind, dann kann man diese Person auch entlasten, kann gucken, wie kann man sich gegenseitig supporten, weil die Wahrheit auf dem Tisch liegt. Und es muss nicht jeder mit sich selbst ausmachen, sondern wir lösen das im Team. Du musst jetzt einfach für dich prüfen, wie dicht bist du da mit deiner Mannschaft, auch zusammen, Wie eng ist dort das Verhältnis? Aber es lohnt sich in jedem Fall, da mal tiefer reinzugehen. Denn wenn du in der Lage bist, mit deiner Mannschaft solche Sachen wirklich auch offen zu kommunizieren und herauszufiltern, was da vielleicht auch private Gegebenheiten sind, dann wirst du auch im Arbeitskontext ist viel viel leichter haben. Und ich verstehe da auch manche Unternehmer nicht, die da bewusst so eine Barriere zwischenhalten und sagen naja, ich will von meinen Mitarbeitern gesiezt werden und ich bin ja die Führungskraft und ich brauche den Abstand. Ich persönlich habe das noch nie erlebt, dass jemand die Autorität von jemandem in Frage stellt, der auch gleichzeitig empathisch ist. Ja, dieses ich muss da eine Mauer einziehen und ich sitze da in meinem Elfenbeinturm und ich blicke auf euch herab. Meiner Erfahrung nach mehr negative Auswirkungen, als dass es dir irgendwas positiv etwas bringt. Das heißt hier auch mal gezielt in Probleme reinzugehen, aber auf der anderen Seite selbst die Probleme zu kommunizieren, offen damit umzugehen, zu sagen hey, ja, die letzten Nächte waren einfach nicht geil oder ich habe gerade die und die Themen zu Hause.
Rayk: Damit kannst du dann auch entsprechend in deine Mannschaft reingehen, damit auch dein Team versteht, warum du jetzt gerade vielleicht anders bist, als sie es gewöhnt sind. Denn das strahlt aus. Und solange man dein Verhalten einordnen kann und weiß, welchen Ursprung es ist, ist es okay, weil die Leute es dann quasi nicht auf sich beziehen. Sobald es aber nicht einordnen können, denken sie haben etwas falsch gemacht, werden dadurch automatisch vorsichtiger werden. Und so baut sich nach und nach ein Abstand auf. Jetzt kommen wir natürlich zu dem Lieblingsthema der allermeisten Unternehmer. Und das ist auch das, was wir am häufigsten hören, gerade bei den Leuten, die sagen Na ja, ich bin da schon top aufgestellt, ich bin ja grandios digital aufgestellt. Ich habe mich da schon komplett durchdigitalisiert. Schneller kann man das wirklich nicht mehr machen. Naja, also klar geht es irgendwie immer darum, dass man digitale Werkzeuge einsetzt, um auch entsprechend eine Arbeitserleichterung zu haben. Aber was natürlich auch geprüft werden muss wie viel Arbeitserleichterung bringt mir das tatsächlich und was sind die Werkzeuge, die es momentan auch zur Verfügung gibt? Denn auch hier haben wir einfach gemerkt, teilweise werden irgendwelche aufwendigen CRM Strukturen irgendwie eingeführt oder ERP Systeme, all solche Sachen, die sehr sehr viel Zeit, Geld, Energie, Ressourcen alles einfach auffressen, ohne dass sie merklich einen Fortschritt bringen. Wobei viele dieser Dinge mit einer einfachen Exceltabelle auch hätten gelöst werden können und zwar fast zum Nulltarif.
Rayk: Hier stellt sich doch einfach nur die Frage was ist der tatsächliche Zweck, den ich verfolge? Was möchte ich wirklich verändern? Wo brauche ich Beschleunigung und wie sieht der optimale Prozess aus? Und diesen sollte ich mir am besten einmal in einem Schema aufschreiben. Ja, also einfaches Beispiel Der Kundenprozess Interessent wird angesprochen. Ja, es gibt ein Gespräch. Diese Person wird Kunde, dann erfolgt entsprechend die Leistungserbringung und dann gibt es entsprechend noch mal eine Nachbearbeitung oder entsprechend eine Nachbetreuung. Vierteiliger Prozess, sehr simpel. Dieser hat jetzt aber verschiedene Teilstufen, diese mal sauber aufzuschreiben für dich. Es ist viel wichtiger als irgendwo einfach stumpf eine Software reinzuhauen. Denn häufig wird die Softwareauswahl oder das digitale Tool vorzeitig getroffen, obwohl der Prozess noch gar nicht glattgezogen ist. Und damit baust du quasi einen Beschleuniger in einen meist schlecht laufenden Prozess ein und wunderst dich, dass das Ergebnis trotz Softwareeinführung nicht besser geworden ist. Deswegen helfen wir unseren Unternehmen natürlich auch, diese Sprache der Prozesse zu lernen, damit genau diese Fehler nicht mehr auftreten. Also ganz klare Empfehlung an Dich an dieser Stelle. Schau dir wirklich erst deine Prozesse an, schau dir wirklich erstmal mit einem Zettel und Stift an, wie muss das von Anfang bis Ende sauber durchlaufen, damit es auch jeder kapiert, jeder umsetzen kann Und erst dann wird eine Auswahl getroffen. Welche digitale Digitallösung das am besten bewerkstelligt. Ein weiterer Part, den du natürlich für dich jetzt ganz, ganz persönlich klären musst und wo du auch deinen eigenen Fokus setzen musst, ist das ganze Thema.
Rayk: Was hat eigentlich Priorität bei dir? Sicherlich auch das schwierigste Thema, dessen man sich irgendwie annehmen muss. Denn naja, was ist denn ganz konkret deine Priorität? Ist es gerade deine Priorität, deine Familie voranzubringen? Ist es gerade Priorität, deinen Sport voranzubringen? Ist gerade Priorität, dein Unternehmen voranzubringen. Du hast die Möglichkeit, all diese Dinge zu gestalten, aber du kannst nicht alles gleichzeitig machen. Du kannst nicht alles mit derselben Energie machen. Das ist auch bei mir nicht anders. Sport zum Beispiel hat bei mir heutzutage eine viel geringere Priorität als noch vor einigen Jahren, als ich noch Profisportler war. Familie hatte früher eine geringe Priorität, weil ich durch den Sport immer aktiv und unterwegs war, hat jetzt aber, wo ich selber zweifacher Familienvater bin, eine sehr, sehr hohe Priorität. Solche Sachen verschieben sich auch in der jeweiligen Phase des Lebens. Und es gibt auch Phasen und das war bei mir auch so, wo ich gesagt habe, bei mir hat die alleroberste Priorität und danach kommt lange nichts und dann erst kommen alle anderen Sachen. Mittlerweile habe ich auch wieder Lust, mehr zu arbeiten. Und ja, früher habe ich deutlich weniger als 30 Stunden pro Woche gearbeitet. Jetzt bin ich mit 30 35 Stunden sehr, sehr gut aufgehoben und fühle mich damit rundum wohl. Aber es ist mehr als noch vor einigen Jahren. Nochmal Du allein entscheidest, welche Priorität deine Themen haben, in welcher Lebensphase.
Rayk: Und ich weiß auch ganz genau, dass wir deine Phase geben wird, wo ich sage, da habe ich nicht so viel Bock, mich anzustrengen und Gas zu geben. Das weiß ich ganz genau, dass diese Phase kommt. Aber jetzt habe ich gerade Lust und jetzt bin ich da drin und jetzt kann ich das machen. Habe ich wieder 607080 oder 100 Stunden so wie früher? Nein, davon bin ich endgültig weg. Aber für mich ist es halt von 20 auf 30 oder auf 35 Stunden schon ein deutlicher Sprung nach vorne. Genauso musst du für dich prüfen Ist Arbeit wirklich das mit Abstand Wichtigste, gerade in deinem Leben, Dann gibst du dieser Sache automatisch mehr Zeit. Wenn du aber sagst Hey, die Familie ist das Wichtigste, dann musst du auch bereit sein, bei deiner Arbeitszeit entsprechend Zeiten zu reduzieren. Und dieser Punkt ist mir besonders wichtig ist, werden wir euch noch einmal verdeutlichen. Die wenigsten Unternehmer schaffen es wirklich selbstdiszipliniert genug zu sein, um genau das Thema Prioritäten auch tatsächlich so umzusetzen. Dass bedeutet, dadurch verbauen sie natürlich massiv auch deine Freiheit, denn dein Terminkalender gibt dir deine Prioritäten doch ganz automatisch vor. Dein Terminkalender sagt dir Hey, jetzt ist Arbeitsblock, jetzt habe ich mein Freizeit Blog, jetzt habe ich mein Sport Blog. Wenn du dich Selbstdisziplin an diese Themen hältst, dann wirst du auch keine Schmerzen haben. Wenn du das jedoch nicht machst und immer wieder individuell versuchst, die Dinge zusammen zu fügen, dann entwickelt sich für deinen Körper auch keine Struktur, keine Wahrnehmung, wann etwas richtig oder falsch ist und die Sache bricht auseinander.
Rayk: Das heißt, mach dir bitte noch mal diesen Satz klar Struktur schafft Freiheit. Nochmal Struktur schafft Freiheit. Die strukturierte Du bist. Je enger sich das vermeintliche Korsett anfühlt, desto mehr Freiheit wirst du haben, weil du endlich in der Lage bist, Dinge nacheinander zu machen und auch ganz klar zu sagen, bis wie weit du die Dinge erledigst und wann auch entsprechend Schluss ist. Und deswegen, wenn du dir jetzt deine Ziele klar setzt, dann geh nicht mit den großen Sachen ran, sondern erstmal mit den Kleinen. Starte mit diesen kleinen ersten Dingen. Wenn du diese wirklich berücksichtigst, dann wird es dir auch leichter fallen, die großen Dinge endgültig zu schaffen. Fassen wir die drei wichtigsten Punkte noch einmal zusammen. Erstens kommuniziere klar. Zweitens setze dir Ziele und drittens sei selbstdiszipliniert.
Und wenn Du Ideen wie diese jetzt auch umsetzen möchtest, und wissen willst wie Dich selbst und Dein Unternehmen effizienter machst dann lass uns sprechen. Buche Deinen Termin für eine Potentialanalyse unter raykhahne.de/austausch
– die Shownotes zu dieser Folge findest Du unter raykhahne.de/1035 .
– alle Links habe ich Dir dort aufbereitet und Du kannst die Inhalte der Folge noch einmal nachlesen
Danke das Du die Zeit mit mir verbracht hast.
Das Training ist vorbei, jetzt liegt es an Dir. Viel Spaß mit der Umsetzung.