Das ist Folge 1044.
Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten.
Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.
Jede Woche bekommst Du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit Du als Unternehmer noch besser wirst.
Danke das Du Die Zeit mit mir verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen.
In der heutigen Folge geht es um, Zeit ist Gold der Erfolgsfaktor für Unternehmer.
Welche 3 wichtigen Punkte kannst Du Dir aus dem heutigen Training mitnehmen?
1. Wieso Routine Frieden bringt.
2. Was Dir ein Thementag nützt.
3. Welche Zeit Du planen musst.
Du kennst sicher jemanden für den diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm, der Link ist raykhahne.de/1044 .
Bevor wir gleich mit der Folge starten, habe ich noch eine Empfehlung für Dich.
Diesmal in eigener Sache.
Wie lange hörst Du eigentlich schon den Podcast? Ich will ganz ehrlich zu Dir sein. Die meisten Unternehmer setzen einfach nicht um. Das liegt nicht daran, dass sie es nicht wollen, sondern eher daran, das es bei anderen immer so einfach aussieht. Oft fehlt die Struktur, das klare Vorgehen. Auch bei uns hat es viele Jahre gedauert ein so belastbares System aufzubauen. Genau deswegen können wir Dir zeigen, wie Du es schaffst mehr Zeit für Familie, Freizeit und Fitness zu haben. Da Du schon lange den Podcast hörst möchte ich Dir ein Angebot machen. Lass uns einmal für 15 Minuten locker über Deine aktuelle Situation sprechen und dann schauen wir wo Du aktuell die größten Hebel hast. Wie klingt das für Dich? Das ganze ist natürlich kostenfrei.
Wenn Du endlich einen Schritt weiter in die Umsetzung kommen willst, dann lass uns sprechen. Geh dazu auf raykhahne.de/austausch und buche Dir einen Termin. Da die Termine oft schnell vergriffen sind, empfehle ich Dir, jetzt direkt Deine Chance zu nutzen. raykhahne.de/austausch Buche Dein Termin und dann unterhalten wir uns.
Rayk: Hallo und schön, dass du bei dieser Episode wieder mit dabei bist. Ganz ehrlich, Du bist nicht zickig genug mit deiner Zeit. Du bist nicht zickig genug mit deiner Zeit. Viel zu oft lässt du deine wertvolle Zeit von Dingen einnehmen, die überhaupt nichts mit dir unmittelbar zu tun haben und die an anderer Stelle viel besser aufgehoben wären. Und warum deine Zeit und deine Aufmerksamkeit als wichtigstes Gut geschützt gehört vor allem, wie du es schaffst, besser darauf zu achten, dass du dich nicht zu häufig verfranst, dass du nicht zu viele Themen gleichzeitig anstößt, sondern Herr der Lage bleibst. Genau darum geht es in dieser Episode. Also lass uns loslegen. Der erste Part, den du dir einfach mal vor Augen führen musst, ist Wie häufig tauchen immer wieder diese kleinen Aufgaben auf? Diese kleinen Dinge links und rechts, wo du hier mal schnell und da mal schnell immer wieder Dinge nachgehst, die ja nicht unmittelbar auf dein Thema einzahlen.
Rayk: Und Hand aufs Herz es gibt Sachen, die sehr, sehr wichtig sind, die dringlich sind. Eisenhower Alles verstanden. Aber die Frage ist doch zu welchem Zeitpunkt machst du was? Denn die Buchhaltung ist sehr, sehr wichtig. Aber muss das zwangsweise durch dich gemacht werden? Die Neukundenakquise ist extrem wichtig, aber muss zwangsweise richtig gemacht werden. Nun ist die Frage, welche Aufgaben müssen richtig gemacht werden, weil du dort einfach den größten Hebel hast? Und welche anderen Aufgaben gibt es, die du dir relativ schnell vom Hals schaffen kannst? Und eine meiner Lieblingsfähigkeiten, die man einfach entwickeln kann. Ja, auch eine Sache, die man sehr, sehr schnell kultiviert, ist, sich einfach mal festzuhalten, welchen Routineaufgaben man so nachgeht. Was kannst du jetzt parallel machen? Entweder kannst du kurz auf Stopp drücken und einfach mal aufschreiben oder jetzt im Nachgang an diese Folge Dir einfach mal Notizen darüber machen. Was sind die zehn häufigsten Aufgaben, die du aktuell in deinem unternehmerischen Alltag erledigst? Einfach mal die ersten zehn einfach aufschreiben. Du sagst Ja, das mache ich regelmäßig, das mache ich nicht das das, das, das, das, das das. So, jetzt schreibst du diese zehn Sachen einmal auf und überprüfst, welche sieben davon du wegstreichen kannst. Und ja, du hast richtig gehört, welche sieben du davon wegstreichen kannst. Drei dürfen übrig bleiben, der Rest muss weg. Ja, aber ich kann nicht. Doch, du kannst. Sieben Aufgaben müssen durchgestrichen werden.
Rayk: Und diese sieben Aufgaben, die du jetzt weggestrichen hast. Da legst du einfach mal eine Schablone an und überprüfst. Ist dieser Prozess automatisierbar durch eine Maschine oder bis zu welchem Grad? Und auf der anderen Seite überlegst du Wo kann jetzt eine Person, die du in die Eigenverantwortung nimmst, diesen Prozess für dich entsprechend aussteuern. Wenn es diese Person noch nicht gibt, dann ist es überhaupt nicht schlimm, denn ganz, ganz häufig ist es die fehlende Assistenz. Es ist der fehlende Junior Mitarbeiter, der genau diese Aufgabe überhaupt erst mal annehmen kann, der die Verantwortung dafür trägt, dass dieser Strang auch tatsächlich erledigt wird und der dann noch in der Lage ist, das regelmäßig umzusetzen. Wenn du größer bist und schon weiter bist, dann kannst du entsprechend auch deine Teamleiter, deine Vorarbeiter oder auch entsprechend deine Geschäftsführer oder Prokuristen dort mit in die Pflicht nehmen, dass sie entsprechend die Eigenverantwortung an den Tag legen, um diese Dinge zu erledigen. Ja, das heißt, die Automation von Routineaufgaben entweder durch Menschen oder Maschinen ist die erste Sache, die dir unglaublich viel Freiheit bringt. Und nochmal, ich verspreche es dir Du kannst locker 30, 40, teilweise 50 % deiner aktuellen Arbeitstätigkeit ohne größere Probleme weg delegieren. Mit einem sauberen System, einer sauberen Struktur. Was du unter anderem bei uns in der Beratung lernst, wirst du genau diese Zeit frei bekommen. Und das ist auch genau der Grund, warum viele Unternehmer, die bei uns starten, die vorher 15060 oder 70 Stunden Woche hatten, dann auf einmal auf eine 30 oder 40 Stunden Woche sich einpegeln.
Rayk: Warum? Weil genau diese Routineaufgaben sauber strukturiert vernünftig übergeben werden, damit sie diese nicht entsprechend mehr selbst umsetzen müssen. Ein weiterer Punkt, den du auch für dich selbst, aber auch für dein Team nutzen solltest, sind Entscheidungsvorlagen. Das heißt eine Entscheidung zu treffen, zu sagen Ist das jetzt richtig? Ist das falsch? Machen wir das Ja oder nein? Das ist häufig etwas, was durch dich als Geschäftsführer umgesetzt wird. Aber du musst natürlich auch dein Team befähigen. Und wie befähigst du dein Team, in dem du deine Entscheidungsgrundlage, deine Grundprinzipien einmal festhältst? Und der einfachste Weg, deine Prinzipien festzuhalten, ist, in einer Checkliste einfach zu sagen nicht was du machst, Das ist viel zu kompliziert. Aber die Art und Weise, das wie du etwas machst, wie du eine Entscheidung triffst, das kannst du sehr wohl in einer Checkliste festhalten. Einfaches Beispiel Wenn du zum Beispiel für dein Team ein Sommerfest oder eine Weihnachtsfeier organisierst, hast du damit operativ wahrscheinlich wenig zu tun. Und dir ist es egal, ob der jetzt grüne, gelbe oder rote Luftballons hängen, wo ihr hingeht. Das sind alles nicht so primäre Dinge, aber es gibt ja ein paar Sachen, die dir wichtig sind, dass du sagst Hey, ich will eine geile Teamaktivität haben, mir ist gutes Essen wichtig. Mir ist die Auswahl der Location wichtig. Das Wie wird sehr, sehr klar definiert und damit kann das was konkret befüllt werden. Bei einer Weihnachtsfeier fällt es sehr einfach.
Rayk: Also geh doch an das gleiche Thema ran mit Mitarbeiterentscheidung, Marketing, Vertrieb sentscheidung, all diesen Dingen, die dich tagtäglich irgendwo begleiten, die du aber dann auch entsprechend Verantwortung übertragen musst. Erstelle diese Checklisten. Sorge dafür, dass dein Team Leitplanken hat, an denen es sich orientieren kann. Denn es ist häufig schon vollkommen ausreichend zu sagen Was darfst du und was darfst du nicht. Und wenn du das sauber aufgliederst zehn Sachen, die auf jeden Fall erfüllt sein müssen. Zehn Sachen, die auf gar keinen Fall getan werden dürfen und das in den wichtigsten Entscheidungsprozessen. Dann hast du 20 Kriterien, die eigentlich schon fast vollumfänglich das abdecken, was du auch entsprechend durch den Mitarbeiter umgesetzt haben möchtest. Also arbeitet an der Stelle wirklich mit Checklisten. Es wird dir eine komplett neue Welt offenbaren. Ein weiterer Punkt ist das Thema Arbeitsumgebung. Sehr, sehr häufig ist unsere Arbeitsumgebung gar nicht unmittelbar dafür geeignet, dass wir wirklich top performen können. Einfaches Beispiel Wenn ich gerade diese Aufnahme mache, sitze ich an meinem Arbeitsplatz, der gleichzeitig auch ein Studio ist. Das heißt, wenn ich ein Interview habe oder wenn ich irgendwie einen wichtigen Call habe. Aber auch wenn ich jetzt YouTube Videos oder Podcasts aufzeichne, dann bleibe ich am exakt selben Platz sitzen. Ich muss nicht in irgendein Studio runtergehen, ich habe keine Rüstkosten, wie man das in der BWL so schön nennt, sondern ich kann gleich direkt auf den Knopf drücken und loslegen. Und das macht es mir natürlich sehr, sehr einfach, schnell und effizient Dinge zu produzieren und eine immer gleichbleibende, sehr, sehr hochwertige Qualität zu haben.
Rayk: Jetzt kannst du mal prüfen, wie ist dein Arbeitsplatz eigentlich eingerichtet? Hast du überhaupt Papier auf dem Tisch liegen? Ich persönlich finde, Papier gehört nicht auf den Schreibtisch. Es muss einfach so aussehen, als wärst du gar nicht da gewesen. Dann ist nach meiner persönlichen Philosophie ein Arbeitsplatz erst richtig. Ich gehe sogar noch einen Schritt weiter. Ich sage Die Persönlichkeit am Arbeitsplatz ist gar nicht mehr notwendig. Das heißt auch hier zu prüfen Kann eine fremde Person sofort an meinem Arbeitsplatz weiterarbeiten? Ja oder nein? Bei uns im Office ist es komplett so organisiert, dass jeder an jedem Platz sitzen kann. Wir haben natürlich feste Strukturen, wo die Leute hauptsächlich einkehren. Aber jeder kann sofort an jedem Platz sich einstöpseln und losarbeiten. Und diese Freiheit, diese Flexibilität ermöglicht einfach, dass wir in sehr, sehr kurzer Zeit sehr, sehr effizient Dinge auch umsetzen können. Du sparst einfach brutal viel Zeit. Das heißt überprüfe Ist dein Arbeitsplatz wirklich optimal eingerichtet, auch dort? Fun Fact aus der Vergangenheit. Früher, als ich noch eine sehr, sehr viel gearbeitet habe, hatte ich extra einen sehr, sehr breiten Schreibtisch, damit eine Mikrowelle draufpasst, damit ich parallel, während ich gearbeitet habe. Ist nicht so weit hatte, um mir Essen zu machen. Sicherlich Dinge, die der Vergangenheit angehören, aber nur das Gefühl dafür bekommst, wie effizient mein Arbeitsplatz wirklich anrichten kann. Ein weiteres Thema, das für mich persönlich riesengroße Veränderungen gebracht hat, war das Thema entage Thementage einzuführen beispielsweise.
Rayk: Montag ist nach wie vor mein Podcast Aufnahmetag. Das heißt alles, was mit Interviewaufnahmen zu tun hat. Podcast, Einsprechen, Skripten, all diese Sachen. Aber auch wenn ich Interviews gebe, passiert immer an einem Montag. Ja, es gibt absolute Ausnahmen, wo das mal anders gelegt wird. Aber sonst passiert alles am Montag. Warum? Damit ich es innerlich abhaken kann. Damit ich weiß okay, zack, da geht’s rein. Dann, am Dienstag, habe ich den Unternehmerkader Call und so habe ich entsprechend für jeden Tag meine einzelnen Stationen, wo ich entsprechend der Lage bin, schon genau zu wissen, was mich erwartet und meine Tagesstruktur einfach zu 80 % vorgeschrieben ist. Ich weiß einfach schon Woche für Woche für Woche für Woche, was an welchem Tag passiert. Und dadurch, dass ich nicht mehr nachdenken muss, ist der Blick in den Terminkalender meistens auch fast unnötig, weil der Terminkalender in ähnlicher Art und Weise konfiguriert ist. Es gibt sehr, sehr wenige Ausnahmen und ja, das kann langweilig sein. Das sorgt aber auch dafür, dass dann unglaubliche Geschwindigkeit reinbekommst. In dieser Art und Weise Dinge durchzuziehen, bringt dir einfach einen enormen Schub nach vorne. Das heißt, mit zehn Tagen bist du es immer leichter haben, Dinge auch konsequent umzusetzen. Und wenn du sagst Hey, ich brauche auch einen Tag, wo ich an meinem Unternehmen arbeite, korrekt, dann wähle zum Beispiel. Viele unserer Unternehmerkader Teilnehmer den Dienstag aus. Er ist von 12 bis 13 oder Unternehmerkader Und häufig wird der Teil danach, der noch übrig ist, vom Rest des Tages genutzt, um effektiv am Unternehmen zu arbeiten.
Rayk: Genau das sichert den Leuten auch letzten Endes das ab, die gelernten Inhalte auch direkt in Anwendung zu bringen. Und damit wird letzten Endes das Tagesgeschäft auch dramatisch vereinfacht. Das ist übrigens auch eine sehr, sehr schöne Möglichkeit, ist deine Arbeitszeit dramatisch zu reduzieren und vor allem auch wirklich mehr Qualität rauszuholen. Ist das Thema Digital Detox. Das heißt, einfach mal zu sagen kein Handy, kein Laptop, ja, kein Fernseher, nichts. Einfach mal alle digitalen Medien wirklich auch abzuschaffen und zu sagen Hey, ich meide diese sehr, sehr bewusst und klar, weil mein Ziel ist, dass ich eine Unabhängigkeit reinbekomme. Ich möchte nicht permanent diesen Trigger im Kopf haben. Hey, ich muss hier nochmal drauf gucken, ich muss da nochmal drauf gehen, ich muss da noch drauf. Nein, das ist nicht dein Ziel. Dein Ziel ist es, dass du wirklich konkret dir Sachen anschaust. Einfaches Beispiel Wenn du bei all deinen Apps bis auf die Bankapp alle Notifications deaktivierst, wirst du automatisch ein ruhigeres Leben haben. Ich verspreche es dir. Keine Slack Nachricht, keine Email, kein WhatsApp, kein Facebook, kein gar nichts anhaben. Nicht einmal diese roten Punkte irgendwo. Dass man Beachtung gekommen ist, alles ausstellen. Das einzige was an sein darf ist das Kontoeingänge wie Ausgänge. Da darfst du ruhig deine Push Notifications bekommen, damit du einfach im Kopf hast okay, was passiert da gerade? Aber alle anderen Sachen nicht einmal. Kalendereintragung sollen dich von deiner Routine abhalten.
Rayk: Und wenn du dort auch mal konkret reingehst und dann entsprechend deine Auszeiten planst. Du sagst Hey, jetzt mal Samstag, komplett ohne Handy, ohne Laptop, ohne alles wirst du merken, dass dich auch gar nicht mehr so triggert, da permanent drauf gucken zu müssen, sondern dass dir sehr, sehr leicht fällt zu sagen Hey, ich lasse das Handy einfach mal liegen, wenn ich joggen gehe, vielleicht auch mal ohne Musik, damit du wieder weg bist von diesem Medium. All diese ganzen Einflüsse einfach mal reduzieren und sich dessen bewusst werden, wie viel Raum es einnimmt, aber wie du diesen Raum auch letzten Endes reduzieren kannst. Dieser Punkt ist mir besonders wichtig. Deswegen will ich noch einmal verdeutlichen Es geht gar nicht darum, wo du deine Zeit immer unmittelbar investierst, sondern du musst auch überlegen Hey, wo ist gerade deine Aufmerksamkeit? Einfaches Beispiel Wenn du auf dem Spielplatz bist mit deinen Kids und du bist ganz Zeit am Handy, dann bist du weder am Handy noch auf dem Spielplatz. Das heißt du verschwendest doppelt deine Zeit, weil du weder deinen Kids gerecht wirst, noch dass du der Arbeitsaufgabe wirklich Rechnung trägst. Das heißt, lenke deinen Fokus immer auf ein Thema zu einer Zeit, wenn das für dich implementierst, wirst du es sehr, sehr viel leichter in deinem Alltag haben. Und jetzt weiter im Text. Das heißt, dieser Satz Struktur schafft Freiheit, den solltest du dir wirklich einmal aufschreiben. Struktur schafft Freiheit. Wenn du maßgeblich deine Arbeitszeit reduzieren willst, dann schaffst du das vor allem durch eine sehr, sehr gute und gleichbleibende Struktur.
Rayk: Und auf der anderen Seite kannst du dir auch im Klaren darüber werden, dass freie Zeit auch gleichzeitig deine Freiheit bedeutet. Das heißt, Dinge einfach mal zusammenzuschieben, in Blöcke zu packen und dann auch konsequent sagen Nein, jetzt ist Schluss. Das gibt dir die Freiheit, andere Dinge zu tun, die in der Regel nichts mit der Arbeit zu tun haben. Deswegen ist unsere Empfehlung immer, die Arbeitswoche sehr, sehr straff zu halten. Bei uns ist es neun bis 15:00, dann ist Feierabend. Aber wenn du sagst okay, ich brauche vielleicht bis 16:00 oder ja, bis 16:30 auch okay, aber versuche das wirklich zusammenzudrücken und dann zu gucken Hey, am Nachmittag und Abend bin ich ausschließlich für meine Familie, meine Freizeitaktivitäten, meine Freunde und für mich selbst. Deswegen fassen wir die drei wichtigsten Punkte noch einmal zusammen. Erstens vereinfacht Routineaufgaben. Zweitens Lebe in Zeitblöcken. Und drittens lenke deine Aufmerksamkeit.
Und wenn Du Ideen wie diese jetzt auch umsetzen möchtest, und wissen willst wie Dich selbst und Dein Unternehmen effizienter machst dann lass uns sprechen. Buche Deinen Termin für eine Potentialanalyse unter raykhahne.de/austausch
– die Shownotes zu dieser Folge findest Du unter raykhahne.de/1044.
– alle Links habe ich Dir dort aufbereitet und Du kannst die Inhalte der Folge noch einmal nachlesen
Danke das Du die Zeit mit mir verbracht hast.
Das Training ist vorbei, jetzt liegt es an Dir. Viel Spaß mit der Umsetzung.