Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten.
Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.
Jede Woche bekommst Du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit Du als Unternehmer noch besser wirst.
Danke das Du Die Zeit mit mir verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen.
In der heutigen Folge geht es um, Bleib Sauber! Wie Du Ordnung und Struktur in Dein Unternehmen bringst.
Welche 3 wichtigen Punkte kannst Du Dir aus dem heutigen Training mitnehmen?
1. Weshalb Struktur die halbe Miete ist
2. Wo Du anfangen musst
3. Wieso Kennzahlen so wichtig sind
Du kennst sicher jemanden für den diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm, der Link ist raykhahne.de/1122 .
Bevor wir gleich mit der Folge starten, habe ich noch eine Empfehlung für Dich.
Diesmal in eigener Sache.
Wie lange hörst Du eigentlich schon den Podcast? Ich will ganz ehrlich zu Dir sein. Die meisten Unternehmer setzen einfach nicht um. Das liegt nicht daran, dass sie es nicht wollen, sondern eher daran, das es bei anderen immer so einfach aussieht. Oft fehlt die Struktur, das klare Vorgehen. Auch bei uns hat es viele Jahre gedauert ein so belastbares System aufzubauen. Genau deswegen können wir Dir zeigen, wie Du es schaffst mehr Zeit für Familie, Freizeit und Fitness zu haben. Da Du schon lange den Podcast hörst möchte ich Dir ein Angebot machen. Lass uns einmal für 15 Minuten locker über Deine aktuelle Situation sprechen und dann schauen wir wo Du aktuell die größten Hebel hast. Wie klingt das für Dich? Das ganze ist natürlich kostenfrei.
Wenn Du endlich einen Schritt weiter in die Umsetzung kommen willst, dann lass uns sprechen. Geh dazu auf raykhahne.de/austausch und buche Dir einen Termin. Da die Termine oft schnell vergriffen sind, empfehle ich Dir, jetzt direkt Deine Chance zu nutzen. raykhahne.de/austausch Buche Dein Termin und dann unterhalten wir uns.
Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten. Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.
Wir starten sofort mit dem Training.
Rayk: Das ist Folge 1122. Willkommen zur Unternehmerwissen in 15 Minuten. Mein Name ist Rayk Hahne. Ex Profi Sportler und Unternehmensberater. Jede Woche bekommst du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit du als Unternehmer noch besser wirst. Danke, dass Sie Zeit mir verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen. In der heutigen Folge geht es um. Bleib sauber, wie du Ordnung und Struktur in dein Unternehmen bringst. Weitere wichtigen Punkte kannst du aus dem heutigen Training mitnehmen. Erstens, weshalb Struktur die halbe Miete ist. Zweitens, wo du anfangen musst. Und drittens, wieso Kennzahlen so wichtig sind. Du kennst dich jemand für diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm. Der Link ist raykhahne.de/1122. Hallo und schön, dass du bei dieser Episode wieder mit dabei bist. Hier geht es wirklich mal um Struktur, Prozesse, die Dinge, die du wirklich brauchst, um unternehmerisch mehr frei zu bekommen. Denn Struktur schafft Freiheit. Und ich werde dir in dieser Episode ein paar wichtige Punkte mitgeben und auch dort klare Empfehlung Prüfe nicht, was du schon machst, sondern prüfe vor allem, was du noch nicht umsetzt. Es geht nicht um Wissen, sondern wirklich um Umsetzung. Also sei kritisch mit dir selbst. Mach dir ein paar Notizen und dann lass uns loslegen. Der erste Part, der für dein Unternehmen absolut entscheidend ist, dass du mal überprüfst. Wie gut hast du deine Prozesse und deine Ablauflandschaft wirklich dokumentiert? Kannst du wirklich jemanden, der sehr, sehr frisch in dein Unternehmen reinkommt, innerhalb von 3 bis 4 Wochen komplett in alle Prozesse einführen? Sowohl die, die das gesamte Unternehmen betreffen, aber natürlich auch die Dinge, die die eigentliche Aufgabe ausmachen.
Rayk: Wenn du sagst nee, da brauche ich viel länger Einarbeitungsphase 691218 Monate, dann hast du dort schon das erste Problem. Warum? Weil du viel zu komplexe Aufgaben hast, viel zu komplexe Strukturen. Und das sorgt einfach dafür, dass Dinge nicht so schnell durchlaufen können. Hier ist die absolut klare Empfehlung, dass du dir Schritt für Schritt eine Schulungslandschaft entwickelst und konzipierst, mit dem du in der Lage bist, fremden Dritten, das heißt, die absolut fachfremd sind, die keinerlei Erfahrung haben, die einfach nur Drive haben, dass du diesen Personen zeigen kannst, wie du dein Unternehmen entsprechend aufgebaut hast, wie es strukturiert ist und vor allem, wie die Abläufe so zu erledigen sind, damit es zu dir passt. Lass uns da vielleicht einfach ein paar Jahrzehnte zurückgehen. In der Automobilmanufaktur hat man es damals gesehen, als man auf die Fließbandarbeit umgestellt hat und dort durch beispielsweise Henry Ford wirklich maßgeblich Prozesse so vereinfacht hat, dass jeder in der Lage war, diese umzusetzen. Da ging es wirklich los und damit wurde auch maßgeblich Wohlstand geprägt. Das heißt, der Einkauf ist natürlich immer entscheidend für deine Marge, die besser dein Prozess ist, desto billiger kannst du quasi einkaufen. Das gilt in der Dienstleistung genauso wie im Handel oder auch in anderen Bereichen. Also prüft dort wirklich einmal ganz konkret Wie sind deine Abläufe, wie sind deine Strukturen? Und dann fang einfach an, dein wichtigsten Prozess einmal sauber zu dokumentieren, festzuhalten, auch mit Zeiten mal zu belegen, zu prüfen, wie kann ich diesen optimieren? Und dann die Ideallösung, die zu dem aktuellen Zeitpunkt habt, einfach mal zu dokumentieren.
Rayk: Du kannst dir ganz einfach eine Handykamera nehmen, diesen Prozess festhalten, den erklären Und statt dass du jedem Mitarbeiter das immer wieder einzeln zeigst, nimmst du diese Sachen einfach mal per Video auf und dann hast du schon dein erstes Schulungsvideo. Wenn du das regelmäßig machst in deinem Team implementierst, das Dinge dort einfach nachgehalten dokumentiert werden. Wirst du sehr, sehr bald eine große Schulungslandschaft aufgebaut haben, die dir zum einen es ermöglicht, sehr, sehr schnell neue Mitarbeiter reinzuholen ins Team und in die Fähigkeit zu bringen. Aber auf der anderen Seite, und das finde ich auch sehr wichtig, kannst du damit bestehendes Wissen aus deinem Team wirklich auch konservieren? Das heißt, gerade wenn du ältere Kollegen hast oder Kollegen, die das Unternehmen vielleicht verlassen, hast du dort die Möglichkeit, dass die nicht das ganze Wissen mitnehmen, sondern dass du mit deinem Unternehmen, das letzten Endes für die Mannschaft zusammenhältst, was auch sehr, sehr wichtig ist das ganze Thema Meetings auch hier. In der Regel wird einfach viel zu häufig gesagt Hey, lass uns mal kurz zusammensetzen, lass uns da mal kurz drüber sprechen. Da gibt es einen festen Termin, da gibt es einen Termin, da gibt es einen Termin. Je größer das Unternehmen wird, desto mehr Kontrollmechanismen werden dort in der Regel eingezogen. Klare Empfehlung auch hier an der Stelle Mach nur so wenig Meetings und wirklich absolut notwendige Meetings, wie es eben notwendig ist.
Rayk: Wir zum Beispiel haben drei feste Termine die Woche, sonst nichts. Drei Termine. Und dann gibt es natürlich auch auf den entsprechenden Abteilungsebene die Möglichkeit, sich auszutauschen. Aber wir haben wirklich Meetings asynchron gestaltet. Das bedeutet, dass du in der Lage bist zu sagen Hey, ich habe ein Thema, so und so sieht es aus. Wie seht ihr das? Bitte kurzes Feedback. Kommt eine klare Deadline hinter bis zu dem Zeitpunkt bitte eine Äußerung dazu in dem und den Rahmen, das abzugeben und fertig. Mehr braucht es in der Regel nicht. Denn mal Hand aufs Herz was wird häufig in den Meetings gemacht? Man fängt an, über das zu reden, über das man müsste es so machen und so, das heißt, eigentlich weicht man extrem von den Dingen ab, die wirklich notwendig sind, diese Sachen zu verkürzen und auf ein Mindestmaß zu strukturieren. Meiner Erfahrung nach der Königsweg zu weniger Arbeitszeit und deutlich mehr Gewinn. Was natürlich auch mit rein spielt, ist die Frage Wie gut ist nicht nur deine Ordnung auf deinem Schreibtisch, sondern quasi auch die auf deinem Laptop zum Beispiel. Das heißt, auch hier gibt es eine digitale Struktur. Gibt es ein System, dessen ihr euch bedient? Das kann zum einen natürlich eure Schulungsumgebung sein, aber auch natürlich euer Ablagesystem. Seid ihr dort auf physischen Rechnern unterwegs oder habt ihr die Sachen bereits cloudbasiert, wenn ihr sie cloudbasiert habt, ist das intuitiv? Ist das nachvollziehbar? Wo die Dinge ablegen, gibt es dort entsprechend gute Suchmechanismen? Oder sind es alles Dinge, die irgendwie so rumflattern? Auch hier meine persönliche Erfahrung ist Je strukturierter dein Schreibtisch aussieht von außen, desto strukturierter ist in der Regel auch dein Unternehmen.
Rayk: Das heißt, wenn du jetzt überall Unterlagen hast und irgendwelche Dinge rumfliegen, dann bist du in der Regel auch unsauber in deinen digitalen Prozessen. Weil was willst du mit dem Aktenordner, Was willst du mit dem Papier? All diese Dinge sind häufig Hemmnisse und ich weiß, der eine oder Handwerker runzelt die Stirn und sagt Ja, aber mit Augenmaß. Aber Hand aufs Herz, es gibt für alles Möglichkeiten. Wir haben viele Handwerker, die mittlerweile ausschließlich auf iPads setzen oder wirklich über ein Telefon, das entsprechend steuern, darüber ihre Eingaben machen. Das kann entsprechend zentral übermittelt werden. Dann kann man daraufhin die Angebotsgestaltung machen und teilweise kann sogar in Echtzeit der aufgenommene aufgenommene Datenfluss genutzt werden, um damit auch entsprechend Angebotsgestaltung zu machen, um Preiseinsichten zu geben, um teilweise auch Visualisierung zu machen. All diese Dinge sind nutzbar. Wenn du sie für dich nutzt, wirst du damit auch einen unfairen Vorteil haben, was natürlich auch sehr, sehr wichtig ist das Thema Mensch und rollen einmal ein bisschen voneinander zu trennen. Was meine ich damit? Du hast jetzt eine gewisse Mitarbeiteranzahl, 20, 30, vielleicht auch 50 oder 100 Leute. Das sind alles Menschen, die dort aktiv sind. Das sind alles entsprechend Personen, die auf der Arbeitsstelle entsprechend aktiv sind und verschiedene Rollen erfüllen.
Rayk: Was meine ich damit? Wenn du zum Beispiel deine Assistenz der Geschäftsführung nimmst, dann ist das ja zwar eine Rolle, die so benannt wird, aber was die tatsächlichen Tätigkeiten da wird zum Beispiel das Sommerfest nochmal organisiert, da wird vielleicht noch mal das Fahrzeug gewaschen, da wird dies das, das, das, das, Das heißt, es sind ganz, ganz viele Rollen, die auf diese eine Stelle entfallen. Das mal voneinander zu trennen gibt dir da auch einen riesigen Vorteil. Und zwar, dass du viel leichter weißt, in welchen Bereichen du Personen einstellen musst und wo du auch entsprechend Kapazitäten schaffen kannst. Das heißt, Ziel sollte es sein, dass du möglichst immer eine Person für eine Rolle hast, die diese in der hundertProzentigen Tiefe ausfüllt. Je größer du wirst, desto leichter funktioniert das Ganze. Und auf der anderen Seite ist natürlich auch für dich wichtig zu überprüfen, wo in deinem Unternehmensprozess laufen Dinge einfach gerade zu sehr über eine Person. Und wie kannst du das entsprechend entkoppeln? Das ist eine für dich absolut notwendige unternehmerische Aufgabe, dort einfach Absicherung herzustellen, zu prüfen, Wie kannst du die Leute, die unter extremem Druck stehen und die einen sehr, sehr wichtigen Knotenpunkt in deinem Unternehmen bilden, wie kannst du die bestmöglich entlasten, da einfach für Freiheit sorgen, damit dort die Prozesse und Strukturen auch ohne sie theoretisch laufen können? Denn auch dort Hand aufs Herz Jeder Unternehmer hat irgendwie die Herausforderung, dass mal jemand krank wird, Schwangerschaft oder vielleicht einfach der Partner wegzieht und das Unternehmen verlassen wird.
Rayk: Es gibt diverse Gründe, warum meine Arbeit letzten Endes nicht mehr ausgeführt werden kann. Es ist aber deine Aufgabe, immer dafür zu sorgen, dass die Herde insgesamt genügend Ressourcen hat. Und wenn die Person, die das Wasser holt oder die Nahrung beschafft, auf einmal ausfällt, dann wird es relativ schwierig. Also an der Stelle ein klares Signal an dich. Überprüfe, inwieweit du dort Doppelbesetzung hast. Dokumentation hast. Sei offen und ehrlich mit den Leuten, investiere auch in die Weiterentwicklung und dann wirst du es in der Regel dort deutlich leichter haben. Und ein Punkt, den man auch ganz, ganz weit nach oben setzen muss, ist das Thema Ziele und Kennzahlen. Natürlich ist es leicht zu sagen Hey, mach einen richtig guten Job und gib einfach dein Bestes. Aber was heißt das konkret? Also wie soll ich denn mein Bestes erreichen? Wie soll ich denn Vollgas geben, wenn ich gar nicht weiß, was das eigentlich ernannte Ziel ist? Hier musst du natürlich versuchen, die Sachen vom Großen ins Kleine immer weiter runterzubrechen und zu prüfen Wie kannst du auf Personenebene wirklich sagen Hey, auf das Jahresziel heißt es, dass für dich im Quartal das für dich pro Monat das und das pro Woche, wenn du das klar runtergebrochen hast in sogenannte objektive Job results Ojars, kannst du im Nachgang mal googeln, dann wirst du sehen hey, jede Rolle, die entsprechend befüllt wird, da gibt es klare Kennzahlen, da gibt es einen klaren Rahmen.
Rayk: Das ist am Anfang einmal ein bisschen nervige Fleißarbeit, aber sowas entwickelt sich auch entsprechend und damit wirst du es auch immer leichter haben zu sagen Hey, du hast die Stufe erreicht, super, du bist bereit für die nächste Beförderung, Du hast jetzt auch entsprechend dein Bonus verdient. All diese Dinge werden transparenter und es ist nicht mehr dieses Naja, ich habe ja in der Zeit viel gemacht und in der Zeit weniger, sondern du hast einen ganz klaren Rahmen, wo beide drauf schauen können. Und vor allem auch in den Quartals und Entwicklungsgesprächen. Hast du dort die Möglichkeit zu sagen okay, was braucht es noch, um die nächste Stufe zu kommen? Es liegt also allein an dir, ob du einen klaren Rahmen hast wie im Sport. Mit der und der Zeit kommst du entsprechend in die Nationals. Mit der und der Zeit kommst du auch entsprechend die höheren Wettkämpfe. Das ist deine Aufgabe als Unternehmer. Genau solche Systeme aufzubauen und zu schaffen. Und dieser Punkt ist mir besonders wichtig. Deswegen will ich noch einmal verdeutlichen Du hast schon gemerkt, all diese Systeme und Prozesse und Strukturen gehen natürlich von dir aus. Das heißt die strukturierter du bist. Je besser du dich selbst im Griff hast, desto leichter wird es dir fallen, dein Unternehmen auch entsprechend weiterzuentwickeln. Das heißt, dein Zeitmanagement, dein Struktur, aber auch deine mentale Freiheit sind maßgeblich dafür, wie dein Unternehmen läuft. Das heißt, wenn du dein Privatleben und ein unternehmerisches Leben perfekt im Griff hast und dort es schaffst, auch wirklich eine Balance herzustellen, dann wird dein Unternehmen zwangsweise immer besser und solider wachsen, als wenn du es immer versuchst, auf Druck zu machen.
Rayk: Nimm dir das an der Stelle mal mit. Und jetzt weiter im Text. Das heißt, das, was für dich sehr, sehr wichtig ist, klar zu definieren, was sind die Leitplanken, was ist das, wo du auf jeden Fall ein Mindestmaß hast? Was ist die Obergrenze? Was dürfen die Leute, was dürfen die Leute nicht? Du kannst mit solchen Leitplanken schon sehr, sehr, sehr, sehr, sehr viel Grundlage schaffen und dann wird das schrittweise, detaillierter. Und das ist genau das, was ein Selbständiger wirklich vom Unternehmer unterscheidet. Ein Unternehmer lenkt und schafft Systeme. Ein Selbstständiger ist Akteur in diesem System. Das heißt, du musst festlegen, was ist der Rahmen, Was ist das, was du von den Leuten erwartest? Kannst du das klar kommunizieren? Haben die Leute ein klares Bild darüber? Ist das gegeben? Super. Es ist nicht gegeben. Es ist deine Aufgabe. Und auch dort möchte ich ein bisschen Druck von den Schultern nehmen. So was wächst. Du musst nur einfach anfangen, dich wirklich einmal hinzusetzen und sagen Okay, ich nehme jetzt mal einen Nachmittag frei und schaue einfach mal, was mein wichtigster Prozess ist. Geh da mal ein bisschen tiefer in die Strukturen rein. Ich überprüfe auch, wie ich meine eigenen Abläufe ein bisschen verbessern kann. Wenn du dich da mal wieder rausreißen lässt aus solchen Themen, dann kommst du nie voran.
Rayk: Also bleibt das wirklich für dich, Denn du kennst den Spruch Lieber eine Stunde über Geld nachdenken, statt eine Stunde für Geld zu arbeiten. Und in der Konsequenz daraus werden dann Dinge entstehen wie eine Schulungsumgebung, wie entsprechend auch Handbücher, die es dir absolut erleichtern und teilweise dich auch überflüssig machen. Das heißt, alle Dinge, die notwendig sind, damit du unternehmerische Freiheit bekommst, damit du dich mehr zurückziehen kannst, kannst du selbst in die Hand nehmen. Setz dich vor die Kamera, nimm die Dinge auf, dokumentiere sie, schaffe einfach Arbeitsgrundlagen, übertrage sie verantwortungsvoll an dein Team, sucht die richtigen Leute und zack, laufen die Dinge, ohne dass du selber einen Anteil daran hast. Deswegen lass die drei wichtigen Punkte noch einmal zusammenfassen. Erstens Sorge für nachvollziehbare Systeme. Zweitens nutze klare Kommunikation. Und drittens verteile deine Rollen, wenn du Ideen wie diese jetzt auch umsetzen möchtest und wissen willst, wie du dich selbst und dein Unternehmen noch effizienter machst, dann lass uns sprechen. Gehe auf raykhahne.de/austausch einfach mal auf eine Kaffeelänge. 15 bis 20 Minuten. Wir schauen mit unseren Experten in deine aktuelle Situation rein und schauen dann, wie der schnellste Weg für dich aussieht raykhahne.de/austausch. Die Schönheit dieser Folge findest du unter raykhahne.de/1122Links und Inhalte habe ich dort zum Nachlesen noch einmal aufbereitet. Danke, dass Sie Zeit mit mir verbracht hast. Das Training ist jetzt vorbei. Jetzt liegt es an Dir und damit viel Spaß bei der Umsetzung.
Und wenn Du Ideen wie diese jetzt auch umsetzen möchtest, und wissen willst wie Dich selbst und Dein Unternehmen effizienter machst dann lass uns sprechen. Buche Deinen Termin für eine Potentialanalyse unter raykhahne.de/austausch
- die Shownotes zu dieser Folge findest Du unter raykhahne.de/1122
- alle Links habe ich Dir dort aufbereitet und Du kannst die Inhalte der Folge noch einmal nachlesen
Danke, dass Du die Zeit mit mir verbracht hast.