1239: Schneller zum Ziel: Wie Du ohne Programmieren Deine Verwaltung beschleunigst

Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten.

Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.

Jede Woche bekommst Du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit Du als Unternehmer noch besser wirst.

Danke das Du Die Zeit mit mir verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen.

In der heutigen Folge geht es um, Schneller zum Ziel: Wie Du ohne Programmieren Deine Verwaltung beschleunigst

Welche 3 wichtigen Punkte kannst Du Dir aus dem heutigen Training mitnehmen?

1. Warum Verwaltung immer besser geht

2. Wie Du Deine Potenziale voll nutzt

3. Wo die meiste Zeit verloren geht

Du kennst sicher jemanden für den diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm, der Link ist raykhahne.de/1239 .

Bevor wir gleich mit der Folge starten, habe ich noch eine Empfehlung für Dich.

Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten. Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.

Wir starten sofort mit dem Training.

Rayk: Das ist Folge 1239. Willkommen zur Unternehmerwissen in 15 Minuten. Mein Name ist Rayk Hahne ex. Profisportler und Unternehmensberater. Jede Woche bekommst du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit du als Unternehmer noch besser wirst. Danke, dass du Zeit verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen. In der heutigen Folge geht es um schneller zum Ziel, wie du ohne Programmieren deine Verwaltung beschleunigst. Welche drei wichtigen Punkte kannst du zum heutigen Training mitnehmen? Erstens, warum Verwaltung immer besser geht. Zweitens, wie du deine Potentiale voll nutzt und drittens, wo die meiste Zeit verloren geht. Du kennst dich jemand, für den diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm. Der Link ist raykhahne.de/1239. Hallo und schön, dass du wieder mit dabei bist. Das hört sich doch immer so schön an, oder? Du musst nichts programmieren. Zack. Die Verwaltung löst sich wie von allein. Naja, ganz so easy ist es nicht. Aber am Ende des Tages gibt es ganz, ganz viele Dinge, die du wahrscheinlich schon kannst, aber du gesagt hast Naja, habe ich keinen Bock drauf? Mache ich nicht. Ja, hat für mich keinen Mehrwert. Ich möchte dir, kurz bevor wir in die Themen reingehen, ein Thema zeigen. Als ich früher die Mitarbeiter noch selbst eingearbeitet habe und ihnen alles gezeigt hat, habe ich mal überlegt Wie lange dauert es eigentlich, bis ein Mitarbeiter so ein Prozess versteht? Da ging es um wirklich Dokumentenmanagement. Jetzt nichts Dramatisches, habe ich gesagt. Naja, bis das so hundertProzentig sitzt. Ungefähr 60 Minuten. So, ich schätze mal 60 Minuten, weil es ja schon auch eine Ablagestruktur, wo man wie was rein muss, aber einmal gemacht 60 Minuten ungefähr mit ein bisschen üben und dann ist das Ding drin.

Rayk: Ich habe mir gesagt, ich werde diesen Prozess, weil ich ihn so oft erklärt habe und immer wieder gleich ist, werde ich nie wieder selber jemandem zeigen. Ich habe mich hingesetzt, habe ein Video aufgenommen, das ging ungefähr so Zehn Minuten mit Vorbereitung, Nachbereitung habe ich vielleicht eine halbe Stunde gebraucht. Das heißt 30 Minuten Zeitinvest für dieser Prozess, der ungefähr eine Stunde braucht, um in ein 100 % zu lernen, mit Üben und allem mal Anzahl der Mitarbeiter. Und dann war für mich irgendwie klar ich habe eine halbe Stunde investiert. Wenn es ein 30 köpfiges Team nehmen soll, das heißt 30 Minuten investiert für 30 Stunden bei nur einem Prozess. Dachte ich mir, was ist denn jetzt, wenn nicht nur ich Videos aufnehme, sondern das gesamte Team? Und wenn wir alle Sachen digitalisieren und strukturieren, was wird denn dann passieren? Und natürlich ist das auch so eine Art und Weise zu präsentieren und in Form und Farbe zu gießen, dass das irgendwie auch nahtlos ist, dass es aufeinander aufbaut, dass das eine Struktur hat, das ist der schwierige Teil. Aber was da an Potenzial drinsteckt und da habe ich für mich wirklich erkannt, dass es absolut Sinn macht, sich einmal Gedanken über Prozesse und Strukturen zu machen, damit auch einfach Geschwindigkeit reinkommt. Und das ist auch, glaube ich, einer der Hauptgründe, warum wir es uns leisten, eine 30 Stunden Woche zu haben.

Rayk: Weil wir genau in diesen Prozessen und Strukturen denken. Und natürlich selbst auch uns dazu ermahnen, in diesen Prozessen und Strukturen zu arbeiten. Weil mit mehr Zeit geht das immer. Aber wenn es effizient haben willst, dann musst du schon auch andere Dinge anlegen. Deswegen lass uns mal reingehen. Zum Beispiel was so 345 Punkte sein können, die du direkt anwenden kannst. Erster Punkt ist zum Beispiel, dass du deinen Posteingang mit digitalen Regeln belegst. Du kannst ein sogenanntes intelligentes Postfach machen. Und egal, ob du jetzt MacUser bist oder ob du entsprechend mit Outlook oder sowas arbeitest oder mit Gmail, das geht überall. Du kannst einfach Regeln festlegen und da heißt zum Beispiel Hey, wenn irgendwas mit Termin drin ist, dann packt es ein Postfach, wenn das bekannte Absender sind, wenn es unbekannte Sender sind. Das ist zum Anfang erstmal ein bisschen nervig. Ehrlicherweise also ein Postfach einzurichten intelligent, das stresst schon ein bisschen. Aber nehmen wir vielleicht mal nicht dein direktes Postfach, sondern nehmen wir mal dein Postfach. So, wo alles landet, da musst du natürlich irgendwie unterscheiden zwischen Ist das jetzt ein Kundenthema oder es ist jetzt irgendwie ein Interessententhema. Ist das jetzt ein Werbethema oder ist das ein wichtiges Thema, Weil du kriegst von Strafzetteln, Kundenanfragen, Finanzamtsbescheiden bis hin zu Werbung kriegst du alles in einer Adresse reingedroschen. Und wenn du da ein intelligentes Postfach reinbringst, sparst du brutal viel Zeit, weil meistens kenne ich das aus meinen früheren Jahren. In der Ausbildung gibt es da eine arme Seele, die damit beschäftigt ist und betraut ist, genau diesen ganzen Kram einmal zu sortieren.

Rayk: Packst du da Regeln rein, wird das automatisch gemacht und die Leute kriegen nur das ab, was sie auch entsprechend brauchen viel, viel weniger Zeit für ein deutlich besseres Ergebnis. Also einfach mal schauen. Hey, digitales oder intelligentes Postfach einrichten Gibt es ein paar YouTube Tutorials? Ist wirklich sehr sehr simpel. Kannst du extrem viel Power rausziehen? Grundsätzlich werden wir schon beim Thema Email sind, gibt es auch wieder so Patienten. Die Terminabstimmung zum Beispiel. Immer wieder hin, her, hin, her, hin, her. Bam, bam, bam, bam, bam! So oder auch mit dem Kunden Ja, wenn du im Dienstleistungsbereich unterwegs bist, ja, wir brauchen noch dies, wir brauchen noch das und dann alles eine separate Mail. Das ist doch für beide Seiten maximal nervig. Stattdessen kannst du einfach ein Onlineformular kreieren, wo du sagst Hey, trag da bitte einmal alles ein. Das kann man doch nur absenden, wenn es vollständig ist. Und du siehst es vor allem. Du kannst euch online Formulare auch bei dir in dein entsprechendes System integrieren, das dann sicherlich etwas, wo man sich schon ein bisschen mehr mit auseinandersetzen muss. Aber dann siehst du hey, passt das gerade? Passt das nicht. Einfaches Beispiel Wenn jetzt eine Werbeagentur bist und sagst Hey, ich brauche einen Kunden, brauchen wir die Bilder oder Texte oder Ideen. So und der ist überfällig, dann kriegt er automatisiert eine Email zum Beispiel noch mal in Erinnerung, dann kriegt er noch eine Email, dann kriegt er einen Anruf.

Rayk: Und so kannst du natürlich auch Eskalationssysteme reinpacken, die dich dabei unterstützen, deinen Job machen zu können. Und wenn es vom Kunden nicht kommt. Oh mein Gott, Rechnung geht trotzdem raus. Aber so hast du natürlich noch mal ein anderes Druckmittel für beide Seiten. Was auch sehr, sehr gut funktioniert ist, wenn du einfach guckst, welche vorgefertigten Verknüpfungen kannst du zwischen dein System schaffen? Auch hier Es gibt ja tolle Möglichkeiten, dass du zum Beispiel dein Dropbox Account mit deinem E Mail Postfach verknüpft oder halt mit deinem CRM. Da gibt es ganz, ganz viele coole Möglichkeiten, Dinge zu integrieren und miteinander reden zu lassen. Und gerade macdo.com aus meiner Sicht ist da bahnbrechend, weil die Sachen wirklich per Drag and Drop einfach zusammenschiebst und sagst Hey du. Rede bitte mit dem das und das Ergebnis. Ich habe hier mal eine Prüfschleife. Also wenn Leute mal über KI sprechen, dann meinen sie meistens Automation. Und da gibt es aus meiner Sicht kein besseres Werkzeug als Mac und diese Prozesse aufzubauen und zu schauen, wie können die eigentlich alle miteinander reden, Wer braucht welche Informationen, Wie kann ich das irgendwie besser darstellen? Das finde ich persönlich sehr, sehr sexy, weil es für dich eine ganz andere Ebene darstellt. Ja, du kannst wirklich damit Prozesse so dramatisch beschleunigen und kannst da Power reinlegen. Du kannst sie auch per 100 vertausendfachen, weil du hier einfach genau an den Kern ran gehst. Du guckst Was ist wirklich notwendig und was brauche ich und was brauche ich nicht? Und wenn du das einmal klar aufgestellt hast, dann ist ein Prozess auch aus meiner Sicht erst wirklich belastbar.

Rayk: Also schaue, was ist da auch für Verknüpfungsmöglichkeiten gibt. Wie kannst du deine Systeme miteinander reden lassen? Und da nicht nur eine einzelne Lösung haben, sondern wirklich auch für eine gemeinschaftliche Integration sorgen? Was auch sehr sehr schön ist. Wenn du das Ganze noch mal von oben anschaust und sagst okay, wie wird eigentlich gerade Arbeit und Zuständigkeit gesteuert? Welche Fristen gibt es dort auch wieder hier? Ganz simpel. Ja, wenn du in der Landwirtschaft bist, dann weißt du okay, Wenn es geregnet hat, ist folgendes zu tun. Wenn jetzt die Erntezeit ist, dann ist folgendes zu tun. Da gibt es klare Abläufe, die von außen vorgegeben werden. Aber genau diese Signale von außen kannst du ja für dich auf dein Unternehmen genauso adaptieren. Das heißt, in deiner Zahnarztpraxis, im Handwerksbetrieb, in deinem Immobilienunternehmen ist da auch genau die Frage Wer hat den Hut dafür auf? Und bis wann muss das fertig sein? Und wenn du diese Fragen einmal sauber geklärt hast und dein Team auch wirklich instruiert ist und auch wissen ja, was mache ich denn eigentlich, wenn ich die Deadline nicht halten kann? Wie gehe ich damit um, wenn das Ergebnis, was ich abliefern soll, von anderen Sachen abhängt? Welche Freiheiten habe ich? Wie darf ich gewisse Dinge eintreiben? Was sind meine Rahmenbedingungen, mit denen ich mich bewegen darf? Wenn du diese Sachen geklärt hast, wirst du als Unternehmer dramatisch entlastet, weil natürlich trägst du am Ende die Gesamtverantwortung.

Rayk: Aber ein wirklich System aufzubauen, eine Struktur zu schaffen, das kriegst du nur hin, wenn du auch bereit bist, Dinge abzugeben. Wenn du auch ins Vertrauen gehst, wenn du sagst okay, lieber habe ich einen 80 90 Prozentiges Arbeitsergebnis, aber dafür ist es ohne mich passiert. Statt die 100 %, die du dann vielleicht schaffst in dem einen Fall. Das ist ein super großes Mindset Thema, was du aus meiner Sicht aber gut lösen kannst, indem du klare Verantwortlichkeiten teilst und vor allem auch wirklich mit Deadlines und Fristen arbeitest. Ein anderer Punkt, der auch sehr, sehr trivial scheint. Aber je nachdem, welchen Bereich du unterwegs bist, auch teilweise für sehr große Komplikationen sorgt, ist das ganze Thema Freigabe. Weil wie oft brauchst du irgendwie eine Unterschrift. Und jetzt kannst du natürlich immer physisch leisten. Also ich kenne das ja auch noch früher aus dem Steuerbüro, als ich damals Auszubildender war. Da gab es eine Unterschriftenmappe ja auch bei den Anwälten. Bis heute gibt es eine Unterschriftenmappe und die geht dann einmal durch. Und hier, das muss alles abgezeichnet werden. Aber viele Dinge, nicht alle, aber viele Dinge kannst du heutzutage auch per elektronischer Unterschrift machen. Dafür kannst du auch wieder Freigaben erteilen. Da gibt es dann auch entsprechende Stempel Wer hat welche Freigabe wann wie, wo erteilt? Und solche Systeme zu nutzen, wenn das häufig bei dir vorkommt, spart einfach brutal viel Zeit. Es reduziert deine mentale Kapazität, die du für solche Dinge aufwenden musst.

Rayk: Und da es doch nur für dich wichtig zu prüfen, wie kannst du hier den nächsten Schritt gehen? Wie kannst du hier auch wirklich dich befreien von gewissen Sachen? Es ist am Ende des Tages eine Kleinigkeit, das einzuführen. Den Willen dazu zu haben, den Mut aufzubringen, diesen einen Schritt mal zu machen, das ist eigentlich das Schwerste. Und dieser Punkt ist mir besonders wichtig, wenn ich noch einmal verdeutlichen. Wenn du wirklich eine nahtlose und effiziente Verwaltung haben willst, dann ist das letzten Endes ein großer Teil des Rückgrates deines Unternehmens, weil alle Prozesse laufen irgendwie im Hintergrund zusammen. Ob es jetzt das Rausschicken der Rechnung ist, der Mahnbescheid, ob es jetzt der Urlaubsantrag ist, da fällt ja so viel rein. Und natürlich brauchst du all diese Dinge und keiner hat da Bock drauf, sich damit zu beschäftigen. Das ist ja genau wie die Kabel leisten vom Serverraum, die überall in die Büros reinlaufen, damit du da im Internet hast, damit der WLAN Router funktioniert. All diese Dinge, die sind halt da, mit denen musst du dich dann irgendwann mal auseinandersetzen. Das Schöne ist, in deinem Unternehmen kannst du dein Team sehr, sehr gut einspannen, weil du brauchst nicht den Ein IT Profi, der das macht. Das kann jeder auf seinem Level. Und wenn du die Grundlage dafür aufbaust, dann kannst du dich damit dramatisch entlasten, weil viele Zeitfresser kommen aus dem Verwaltungsbereich. Also da ist nach über 2000 Beratungen das größte Potenzial zur Einsparung.

Rayk: Wenn du es wirklich ernst meinst. Und jetzt weiter im Text. Deswegen macht das doch einfach mal wie folgt Geh einfach mal durch dein Unternehmen durch. Nimm dir mal die Zeit und sage Hey, was sind eigentlich so Fehlerquellen, die immer wieder auftauchen? Also wo merkst du einfach, dass regelmäßig was falsch ist. Jetzt gerade. Sprich zum Beispiel mit einer größeren Physiotherapiepraxen. Da ging es um das Thema Abrechnung, hat er gesagt. Ja, ich habe in den letzten fünf Jahren nicht erlebt, dass eine einzige Abrechnung so hätte rausgehen dürfen. Da waren immer Fehler drin. Ja gut, aber wie viel Zeit hast du denn mal darauf verwendet, diese Fehler auch wirklich herauszufiltern? Ja, auch mal zu gucken, Wie kannst du das verbessern? Wie muss dein Team auch geschult werden? Da habe ich richtig gemerkt, wie der Unternehmer irgendwie so mit sich selbst im Clinch stand, weil er dachte ja, die Mitarbeiter, die können es ja eh nicht, egal, was ich ihnen beibringe, ich halte das für einen falschen Glaubenssatz. Ja, das ist halt eine Sache. Klar kann ich meinen Kindern sagen Ja, das ist so kompliziert, du werde das nie schaffen. Damit präge ich auch ihre Glaubensmuster. Und dann sagen sie auch Ja, das ist wirklich schwer. Oder ich sage Hey, das wird nicht einfach. Dafür musst du trainieren. Aber du kriegst das hin. Und wenn du das schaffst, dann hast du damit einen richtig, richtig tollen nächsten Schritt hinbekommen. Also, was wollen wir machen, damit das klappt? Und hast dann eine Motivationsfrage? So, und wenn du eine gute Motivation dahinter setzt, dann klappt das in der Regel auch deutlich schneller.

Rayk: Und deswegen nutze einfach klar definierte Prozesse und Strukturen. Entlaste dich einfach, indem du dich immer mal wieder mit diesen Themen auseinandersetzt. Und ich kann dir wirklich nur bei wärmsten Herzens empfehlen Such dir auch Personen in deinem Unternehmen oder auch Externe, die du da mit reinholst, die dir helfen, diese Prozesse und Strukturen aufzubauen, Vorlagen zu nutzen, damit du da einfach schneller bist, weil ich verspreche es dir hoch und heilig. Ein sauberer Prozess ist belastbar und der größte Punkt, warum die meisten Unternehmer so viel arbeiten, ist, weil das Vertrauen fehlt. Hast du so Prozesse? Hast du mehr Vertrauen, kannst du mehr loslassen, gewinnst du mehr Freizeit Und ich finde, das ist es wert, sich damit näher zu beschäftigen. Deswegen fassen wir drei wichtige Punkte noch einmal zusammen. Erstens achte auf deine Zeit, Zweitens Vereinfache Abläufe, so weit es geht. Und drittens minimiere dich auf die notwendigste Kommunikation. Wenn du sagst Alles klar, habe ich Bock drauf. Würde mich mal interessieren, wie das bei mir konkret aussieht. raykhahne.de/austausch Lass uns da gerne einmal ins Gespräch gehen und dann können wir gucken, was das für dich ganz konkret mit deinen Arbeitsstunden auch bedeutet. Die Shownotes dieser Folge findest du unterraykhahne.de/1239 Links und Inhalte habe ich dort zum Nachlesen aufbereitet. Danke, dass Sie Zeit mit mir verbracht hast. Das Training ist jetzt vorbei. Jetzt liegt es an dir damit. Viel Spaß bei der Umsetzung.

Und wenn Du Ideen wie diese jetzt auch umsetzen möchtest, und wissen willst wie Dich selbst und Dein Unternehmen effizienter machst  dann lass uns sprechen. Buche Deinen Termin für eine Potentialanalyse unter raykhahne.de/austausch

7. Abbinder:

• die Shownotes zu dieser Folge findest Du unter raykhahne.de/1239 . 
• alle Links habe ich Dir dort aufbereitet und Du kannst die Inhalte der Folge noch einmal nachlesen

8. Outro:

Danke, dass Du die Zeit mit mir verbracht hast.

Das Training ist vorbei, jetzt liegt es an Dir. Viel Spaß mit der Umsetzung.

---

Die kompletten Shownotes findest du unter raykhahne.de/1239