Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten. SMART das Kurzformat.
Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.
Wir starten sofort mit dem Training.
Dich erwarten heute:
Best Of Prozesse – Wie Du mit Struktur und Effizienz an die Spitze kommst
Die 3 wichtigsten Punkte aus dem heutigen Training?
- Wie Du dich von der Konkurrenz absetzt
- Warum Erfolg bei den kleinsten Prozessen beginnt
- Wie Du Prozesse am besten optimierst
Die Folge teilst Du mit dem Link: raykhahne.de/1153
Bevor wir gleich mit der Folge starten, habe ich noch eine Empfehlung für Dich.
Diesmal in eigener Sache.
Wie lange hörst Du eigentlich schon den Podcast? Ich will ganz ehrlich zu Dir sein. Die meisten Unternehmer setzen einfach nicht um. Das liegt nicht daran, dass sie es nicht wollen, sondern eher daran, das es bei anderen immer so einfach aussieht. Oft fehlt die Struktur, das klare Vorgehen. Auch bei uns hat es viele Jahre gedauert ein so belastbares System aufzubauen. Genau deswegen können wir Dir zeigen, wie Du es schaffst mehr Zeit für Familie, Freizeit und Fitness zu haben. Da Du schon lange den Podcast hörst möchte ich Dir ein Angebot machen. Lass uns einmal für 15 Minuten locker über Deine aktuelle Situation sprechen und dann schauen wir wo Du aktuell die größten Hebel hast. Wie klingt das für Dich? Das ganze ist natürlich kostenfrei.
Wenn Du endlich einen Schritt weiter in die Umsetzung kommen willst, dann lass uns sprechen. Geh dazu auf raykhahne.de/austausch und buche Dir einen Termin. Da die Termine oft schnell vergriffen sind, empfehle ich Dir, jetzt direkt Deine Chance zu nutzen. raykhahne.de/austausch Buche Dein Termin und dann unterhalten wir uns.
Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten. Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.
Wir starten sofort mit dem Training.
Rayk: Der erste Part, den du einfach mal anschauen musstest Wie kannst du Dinge optimieren? Eines meiner absoluten Lieblingsbeispiele ist dafür die Gastronomie. Warum? Denn nur durch optimierte Prozesse kannst du in der Gastronomie wirklich mit Speisen auch Geld verdienen. Es ist wahnsinnig schwierig, dort effizient zu sein. Aber hast du gute Prozesse und Strukturen, kannst du auch wirklich sehr, sehr viel Geld machen. Bestes Beispiel die ganz großen Systemketten. Die haben die Prozesse wirklich bis ins Allerkleinste so perfektioniert, damit es auch wirklich gut funktioniert. Hier einfach mal von außen drauf zu schauen oder auch einfach mal Kundenfeedback einzuholen, bringt da wirklich enorm viel. Das heißt zu sagen Hey, was stört meinen Kunden aktuell? Ja, wie könnte man das besser machen? Was sind deren Ideen? Was finde ich aber auch schon besonders gut? Das heißt verstärke das, was schon besonders gut funktioniert. Aber sorge auch entsprechend dafür, dass die Dinge, die noch nicht so gut funktionieren, nach und nach ausgemerzt werden. Und deswegen lohnt sich natürlich auch immer ein externer Blick an dieser Stelle. Also melde dich gern. Denn Prozesse zu optimieren bei sich selbst ist wahnsinnig schwierig. Wenn du keine Person hast, die da drauf schaut oder du das reflektieren kannst mit einem anderen Menschen, wird es sehr, sehr schwierig. Deswegen ganz klares Thema Optimiere deine Arbeitsprozesse und schaue einfach wo kannst du Dinge weglassen Wegstreichen Wegstreichen Wegstreichen und die weniger Sachen nachher wirklich noch notwendig sind, desto schneller wird der ganze Ablauf entsprechend auch gehen.
Rayk: Eine Sache, die sehr, sehr wichtig zu verstehen ist, dass die Standardisierung von Abläufen und Prozessen zwangsweise immer dazu führt, dass du mehr schaffen kannst und vor allem, dass du ein höheres Gütelevel bekommst. Und egal, ob du da jetzt irgendwie im handwerklichen Bereich unterwegs bist, ist. Ob du jetzt in der klassischen Dienstleistung, in der Produktion überalles Standardisierung von Abläufen. Maßgeblich dafür, wie gut du etwas hinbekommst. Einfaches Beispiel Wenn du jetzt bei dir zu Hause bist, dann sagst du mir ist irgendwie kalt, hast du zwei Möglichkeiten Siehst du eine Jacke oder ein paar Socken an? Oder du drehst die Heizung hoch. Egal, ob es jetzt ein Thermostat ist, ob es über die App ist oder was auch immer. Du drehst einfach die Heizung hoch und zack, wird es mollig warm. Und es ist schön, dass ein standardisierter Ablauf ein Prozess über den nicht einmal Gedanken machst. Wenn du hingegen siehst, wie das ganze Spiel noch vor gut 100 Jahren aussah, da musste jemand entweder in den Keller gehen, die Kohlen hochholen und die entsprechend in den Ofen werfen, dann entsprechend anheizen, nochmal pusten, dann entsprechend alles zumachen. Es hat eine Weile gedauert oder wenn vielleicht mal 150 Jahre zurückgehen, da musste jemand erst den Baum hacken, dann musste das Holz getrocknet werden, dann musste es entsprechend gespalten werden und dann musste das Holz hochgeholt werden, um dann entsprechend verbrannt zu werden, damit es warm ist.
Rayk: Du siehst also diese Abläufe, diese Strukturen, die greifen überall und ich bin mir relativ sicher, du bist in der Lage, ein Auto zu fahren, aber überhaupt nicht in der Lage zu erklären, wie es funktioniert, geschweige denn überhaupt irgendwie an diesem Fahrzeug irgendwas anderes zu machen, als vielleicht den Scheibenwischer zu bedienen, das heißt zu verstehen, wie das ganze Fahrzeug aufgebaut ist. Das fällt dir schwer. Und genau das ist ein ganz, ganz wesentlicher Part. Wenn du das System jetzt mal auf deine eigene Arbeit überträgst, auf dein eigenes Unternehmen und dir dann die Frage stellst wie viele Abläufe haben wir eigentlich? Wie viele Standards haben wir? Haben wir überhaupt wie bei so einem Fahrzeug wirklich auch so eine Gebrauchsanweisung, wo man dann auch klipp und klar sieht, wie entsprechend das Blinklicht benutzt wird, wie die Kupplung funktioniert, all diese Dinge? Oder machen wir das halt einfach so? Wenn du keine klaren Abläufe hast, wenn du keine Standards hast, wirst du immer die Schlagzahl automatisch verschlechtern und du wirst eine schlechtere Qualität haben. Wenn du jetzt in der Lebensmittelproduktion bist. Dann ist es relativ schwierig, dass jeder Apfel gleich aussieht oder dass jeder Müsliriegel gleich aussieht, wenn du nicht einen standardisierten Ablauf dafür hast. Das heißt, im Produktionsschritt musst du natürlich darauf achten, welche Dinge sollen rein, welche sollen raus? Und ich kann es dir wirklich nur empfehlen.
Rayk: Geh da mal rein und guck dir irgendwie bei irgendwelchen Wissenssendungen einfach mal was. Wie sieht eigentlich so eine Produktionsstrecke aus? Und dann kriegst du auch ein Gefühl dafür, wie viele Teilschritte notwendig sind, damit das Ganze funktioniert. Und auch dort gerade die Automobilhersteller. Standardisierte Abläufe haben überhaupt erst dazu geführt, dass nicht jedes Auto explodiert, sondern du ganz entspannt einsteigen kannst und weißt, dass es fährt. Der wichtigste Punkt ist Wenn man über das ganze Thema, Prozesse und Strukturen nachdenkt, dann ist eigentlich alles ein Prozess, was man macht. Das heißt, wenn du morgens aufstehst, dann ist das ein Prozess. Der Wecker klingelt, du machst die Decke zur Seite, du bringst die Füße auf den Boden und bewegst dich nach oben. Du hast eine Routine, einen Ablauf. Nichts anderes ist ein Prozess. Und dein Unternehmen ist genauso. Jetzt ist aber die Herausforderung. Stell dir vor, du würdest jeden Tag an einem anderen Ort aufwachen. Du würdest jeden Tag etwas komplett Neues machen müssen. Wie einfach oder wie anstrengend wäre das für dich? Wie viele Sachen sind dir früher schwergefallen, die heute extrem einfach sind, weil sie routiniert sind? Denk beispielsweise mal an deine erste Fahrstunde in einem Auto. Und was machst du mittlerweile alles während der Autofahrt. Ich möchte dich deswegen dafür sensibilisieren, weil das Gehirn es liebt, einen immer gleich bleibenden Ablauf zu haben, einen immer gleich bleibenden Prozess.
Rayk: Und dabei geht es nicht darum, dass Sachen digitalisiert werden, sondern es geht wirklich darum, mal eine Struktur zu durchdenken und zu verstehen, was passiert hier eigentlich gerade? Und jetzt kannst du dir einfach mal deinen Prozess nehmen, Unternehmen, wo du momentan sagst Boah, der nervt mich am allermeisten. Es ist die Buchhaltung, Ist es die Kundenakquise? Ist es die Mitarbeiteransprache? Ist es das Teammanagement? Völlig egal, was es ist. Nehmen wir einfach nur einen einzigen Prozess mal heraus und unterteilen diesen einfach in diese drei Stufen von Was passiert am Anfang? Was passiert in der Mitte und was passiert am Ende? Einfach mal diese drei Stufen und dann schreibst du dir das mal wirklich auf dem Blatt Papier auf und sagst Was steckt da eigentlich drin? Und jetzt kommt das Interessante dabei Die meisten Leute denken, dass Automation oder Effizienzsteigerung vor allem damit zu tun hat, dass man diesen gesamten Prozess durchdigitalisiert. Aber wenn du dir dieses Kochrezept mal aufschreibst, dann wirst du feststellen, dass nur kleine Teile daraus digital laufen, dass nur kleine Teile davon automatisch sind. Und jetzt kannst du nämlich für dich genau prüfen. Wenn ich diesen Prozess habe und dieser Prozess sinnvoll ist und auch alle Eventualitäten im Gröbsten mit einbehalten sind, dann macht es überhaupt erst Sinn, über das Thema Automation nachzudenken. Wenn ein Prozess nicht sauber strukturiert ist. Dann kannst du ihn auch nicht automatisieren, geschweige denn vernünftig digitalisieren.
Rayk: Wenn du dieses Grundprinzip erstmal begriffen hast, dann wird dein Leben dramatisch leichter. Ein weiteres Thema war es auch sehr, sehr häufig. Natürlich vernachlässigt wird ist das Thema Priorisierung von Kernprozessen. Ganz häufig, gerade wenn so Unternehmer bei uns anfangen, wissen sie gar nicht, was ihre Kernprozesse sind. Das heißt, es wird halt irgendwie alles immer so gemacht. Aber was sind die Dinge, die wirklich wichtig sind, essenziell sind? Ich kenne es aus meiner eigenen Vergangenheit. Als ich meine Selbstständigkeit begonnen hat, da war mir gar nicht klar, was meine Kernprozesse sind. Ist jetzt die Auftragserledigung. Mein Kernprozess ist das Marketing, mein Kernprozess Muss ich Vertrieb machen, muss ich Buchhaltung kümmern? Was ist jetzt eigentlich mein Kernprozess? Und das verändert sich. Je größer du wirst, desto anders gelagert sind deine Prozesse in deiner Verantwortung als Geschäftsführer, aber auch in deinem Unternehmen. Nichtsdestotrotz ist es so, dass Akquise und Vertrieb immer einer der Hauptprozesse ist. Wenn der nicht läuft, kann alles andere gar nicht greifen. Das heißt, das ist aus meiner Sicht auch der wichtigste Prozess, dass du in der Lage bist, regelmäßig neue Kunden zu gewinnen. Auf der anderen Seite musst du natürlich auch in der Lage sein, entsprechend einen gleichbleibend guten Job zu machen. Kannst du das gewährleisten? Super, dann Feuer frei. Kannst du es nicht gewährleisten, dann weißt du, musst du anderen Prozessen arbeiten. Also einfach ein Gefühl dafür zu haben.
Rayk: Welche deiner Prozesse sind wirklich wichtig und vor allem auch wie gut laufen die? Kleiner Tipp von mir an der Stelle Wir machen das immer über einen Ampelcode, das heißt Rot ist schlecht, Gelb ist okay, Grün ist super. Geh doch einfach mal die Themen bei dir durch. Ganz, ganz grob. Marketing, Vertrieb, Controlling, Personal, Auftragsarbeiten geht einfach mal so grob durch. Schreib dir das einmal für dich auf, was du denkst, was deine Kernprozesse sind und dann packst du einfach mal die Farben drauf Rot, gelb, grün und dann wirst du relativ schnell Ernüchterung bekommen. Erfahrungsgemäß. Wie gut du überhaupt aufgestellt bist. Das heißt dort einfach für dich das Gefühl zu bekommen. Hey, wo habe ich dort noch Optimierungspotenzial? Und vielleicht macht es Sinn, mal einen Unternehmensberater zur Hand zu holen, der mir hilft, die Sachen von Rot auf gelb zu bringen und von Gelb in Richtung Grün, damit mein Unternehmen Unternehmerleben auch entsprechend leichter läuft. Und ja, ein Punkt, den man auch ganz ganz weit nach oben setzen muss, ist das Thema Ziele und Kennzahlen. Natürlich ist es leicht zu sagen Hey, mach einen richtig guten Job und gib einfach dein Bestes. Aber was heißt denn das konkret? Also wie soll ich denn mein Bestes erreichen? Wie soll ich denn Vollgas geben, wenn ich gar nicht weiß, was das eigentliche Ziel ist? Hier musst du natürlich versuchen, die Sachen vom Großen ins Kleine immer weiter runterzubrechen und zu prüfen.
Rayk: Wie kannst du auf Personenebene wirklich sagen Hey, auf das Jahresziel heißt es, dass für dich im Quartal das für dich pro Monat das und das pro Woche. Wenn du das klar runtergebrochen hast in sogenannte objektive Job results, kannst du im Nachgang mal googeln, dann wirst du sehen. Hey, jede Rolle, die entsprechend befüllt wird, da gibt es klare Kennzahlen, da gibt es einen klaren Rahmen. Das ist am Anfang einmal ein bisschen nervige Fleißarbeit, aber sowas entwickelt sich auch entsprechend und damit wirst du es auch immer leichter haben zu sagen Hey, du hast die Stufe erreicht, super, du bist bereit für die nächste Beförderung. Du hast jetzt auch entsprechend dein Bonus verdient. All diese Dinge werden transparenter und es ist nicht mehr dieses Naja, ich habe ja in der Zeit viel gemacht und in der Zeit weniger, sondern du hast einen ganz klaren Rahmen, wo beide drauf schauen können und vor allem auch in den Quartals und Entwicklungsgesprächen. Hast du dort die Möglichkeit zu sagen okay, was braucht es noch, um die nächste Stufe zu kommen? Es liegt also allein an dir, ob du einen klaren Rahmen hast wie im Sport. Mit der und der Zeit kommst du entsprechend in die Nationals. Mit der und der Zeit kommst du auch entsprechend höheren Wettkämpfe. Das ist deine Aufgabe als Unternehmer. Genau solche Systeme aufzubauen und zu schaffen.
Und wenn Du Ideen wie diese jetzt auch umsetzen möchtest, dann lass uns schauen wo Du aktuell stehst. In einem kurzen Gespräch finden wir heraus wo bei Dir gerade das größte Potential liegt und wie Du es freilegen kannst. Buche Deinen Termin unter raykhahne.de/austausch
- die Shownotes zu dieser Folge findest Du unter raykhahne.de/1153
- alle Links habe ich Dir dort aufbereitet und Du kannst die Inhalte der Folge noch einmal nachlesen
Danke, dass Du die Zeit mit mir verbracht hast.
Das Training ist vorbei, jetzt liegt es an Dir. Viel Spaß mit der Umsetzung.