1221: Bürokratie-Alarm: So sparst Du 5 Stunden pro Woche im Papierkrieg

Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten.

Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.

Jede Woche bekommst Du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit Du als Unternehmer noch besser wirst.

Danke das Du Die Zeit mit mir verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen.

In der heutigen Folge geht es um, Bürokratie-Alarm: So sparst Du 5 Stunden pro Woche im Papierkrieg

Welche 3 wichtigen Punkte kannst Du Dir aus dem heutigen Training mitnehmen?

1. Warum Du definitiv zu viel Zeit mit Dokumenten verbringst

2. Was Dein größter Zeitkiller ist

3. Wo DU am meisten Zeit sparen kannst

Du kennst sicher jemanden für den diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm, der Link ist raykhahne.de/1221.

Bevor wir gleich mit der Folge starten, habe ich noch eine Empfehlung für Dich.

Diesmal in eigener Sache.

Wie lange hörst Du eigentlich schon den Podcast? Ich will ganz ehrlich zu Dir sein. Die meisten Unternehmer setzen einfach nicht um. Das liegt nicht daran, dass sie es nicht wollen, sondern eher daran, das es bei anderen immer so einfach aussieht. Oft fehlt die Struktur, das klare Vorgehen. Auch bei uns hat es viele Jahre gedauert ein so belastbares System aufzubauen. Genau deswegen können wir Dir zeigen, wie Du es schaffst mehr Zeit für Familie, Freizeit und Fitness zu haben. Da Du schon lange den Podcast hörst möchte ich Dir ein Angebot machen. Lass uns einmal für 15 Minuten locker über Deine aktuelle Situation sprechen und dann schauen wir wo Du aktuell die größten Hebel hast. Wie klingt das für Dich? Das ganze ist natürlich kostenfrei.

Wenn Du endlich einen Schritt weiter in die Umsetzung kommen willst, dann lass uns sprechen. Geh dazu auf raykhahne.de/austausch und buche Dir einen Termin. Da die Termine oft schnell vergriffen sind, empfehle ich Dir, jetzt direkt Deine Chance zu nutzen. raykhahne.de/austausch Buche Dein Termin und dann unterhalten wir uns.

Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten. Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.

Wir starten sofort mit dem Training.

Rayk: Das ist Folge 1221. Willkommen zur Unternehmerwissen in 15 Minuten. Mein Name ist Rayk Hahne. Ex Profi Sportler und Unternehmensberater. Jede Woche bekommst du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit du als Unternehmer noch besser wirst. Danke, dass du Zeit verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen. In der heutigen Folge geht es um Bürokratie. Alarm. So sparst du fünf Stunden pro Woche im Papierkrieg. Welche drei wichtigen Punkte kannst du aus dem heutigen Training mitnehmen? Erstens, warum du definitiv zu viel Zeit mit Dokumenten verbringst. Zweitens, was dein größter Zeitkiller ist und drittens, wo du am meisten Zeit sparen kannst. Du kennst dich jemand, für den diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm. Der Link ist raykhahne.de/1221. Hallo und schön, dass du wieder mit dabei bist. Machen wir uns nichts vor, wie viel Zeit wir als Unternehmer mit irgendwelchen sinnlosen Papierthemen verbringen müssen, ist Wahnsinn. Dafür gibt es Abkürzungen. Dafür gibt es Lösungen. Und ich weiß nicht alle dieser Lösungen sind schnell zu lernen. Nicht alle dieser Lösungen sind mal fix umgesetzt. Aber wenn du sie dir dann wirklich mal zu Gemüte geführt hast. Und wenn du wirklich darauf geachtet hast, wie das Ganze umzusetzen ist, dann sparst du unglaublich viel Zeit. Und deswegen lass uns jetzt mal auf Partys Erlösung eingehen. Erste Sache, mit der du wahnsinnig viel Zeit sparen kannst, ist, dass du dein gesamtes Dokumentenmanagement in die Cloud bringst. Das heißt mit Office 365 Dropbox, Egal was, wirklich egal was. Ja, es gibt so viele Möglichkeiten, dass du komplett cloudbasiert arbeiten kannst. Welchen riesigen Vorteil hat das? Eine physische Datei.

Rayk: Das heißt, wenn du etwas wirklich auf deinem Rechner speicherst, ist erstens nur lokal ansteuerbar und damit festgeschrieben quasi und du kannst nicht kollaborativ daran arbeiten. Das bedeutet, dass nicht unterschiedliche Menschen das Gleiche sehen können. Das ist doch ein riesiges Hemmnis. Und natürlich haben jetzt extrem viele Unternehmen schon irgendwelche Cloudlösungen. Aber die Frage ist ja, in welchem Bereich wird das Ganze umgesetzt? Und da möchte ich einfach noch mal so ein bisschen dich wachrütteln und dir zeigen hey, solche Sachen wie Urlaubsanträge und sowas. Krankenscheinverwaltung, whatever. Das sind so Kleinigkeiten. Gibt es da wirklich noch einen Zettel? Oder machst du das jetzt schon entsprechend automatisiert? Dann kannst du weitergehen. Der ganze Bereich Buchhaltung, Wie viel Papierkram hast du da tatsächlich noch und wie viele Sachen laufen auch schon entsprechend ohne Papier? Ganz, ganz simple Dinge, die dir die Möglichkeit geben, das richtig zu steuern und richtig umzusetzen. Und ja, da will ich dich einfach zu einladen, wirklich mal zu prüfen, wie viel Dokumentenarbeit hast du letzten Endes und wie viel davon ist in der Cloud und wie viele Sachen davon machst du immer noch auf dem Rechner? Weil allein bei den Unternehmen, die wir betreuen, die zwingen wir dazu, in Google Docs zu arbeiten, weil manchmal kommen die auf so lustige Ideen zu sagen Ja, ich schicke dir mal irgendwie ein Word Dokument rüber. Nein, arbeiten wir nicht mit. Warum? Weil wenn wir die Kommentare Feedbacks dazu geben, dann müssen wir ein neues Dokument abspeichern. Dann weißt du nachher nicht mehr, welche Version die richtige ist und nutzt dann nachher doch noch die falsche.

Rayk: Schwachsinn. Es gibt ein Dokument, das ich entwickeln darf und das schaffst du nur, wenn du auch einen Cloudlösung arbeitest. Deswegen. Klares Signal an dich Vergiss die Sachen, die auf dem Rechner liegen, weil dann ist dein Rechner am Ende des Tages auch gar nicht mehr so wichtig. Ja, weil bei mir, wenn ich jetzt Handy und Laptop. Wenn das weg wäre, wäre es vollkommen egal. Drücke ich auf den Knopf, zack, ist alles wieder da, weil da ist ja eh kein Inhalt drauf. Also ich brauche kein riesen Speicher, das Ding braucht nichts, weil wozu? Ist doch alles in der Cloud drin. Ja, aber was wenn die Cloud gehackt wird? Also glaubt mir, wir machen das jetzt schon seit über einem Jahrzehnt. Da ist noch nichts weggekommen. So und klar ist Pascal bei uns im Bereich IT Security natürlich auch sehr gut aufgestellt und weiß, was passiert. Und wir haben da auch schon Vorfälle in der Vergangenheit gehabt. Aber in Summe kann ich dir sagen, was dir da wirklich nichts. Wenn man sich halbwegs sauber aufstellt, brauchst du gar keine Angst vor Cloud zu haben. Im Gegenteil, sie erleichtert dir das Leben so stark. Ja, das ist einfach viel mehr Nutzen hat als du Risiko da entsprechend auch in Kauf nehmen musst. Dann ein sehr sehr schöner Punkt, den sehr viele vergessen ist das ganze Thema Standardisierung von Arbeitsprozessen allein durch Checklisten. Wir launchen jetzt bei uns Anfang Oktober auch noch mal so eine neue Version vom Unternehmerkader. Da sind auch sehr, sehr viele Agents mit drin, also Dinge, die wir selbst gebaut haben, wo KI Lösungen, die einfach das Denken und Arbeiten abnehmen.

Rayk: Und eine davon ist unser Process Agent. Das heißt, wir haben dort eine eigene Landschaft gebaut, wo wir es einfach schaffen, die Prozesse und Strukturen so mit an die Hand zu geben, dass da wirklich easy peasy durchkommt. Dass du einfach sagst Hey, das und das ist mein Problem, das ist meine Herausforderung und mach daraus mal den Prozess und die entsprechenden Checklisten dazu. Das kriegst du alles freihand von uns. Ist natürlich schön, wenn du bei uns eine Beratung oder Betreuung bist, wenn du das aktuell noch nicht bist. Erstens entweder Termin machen und damit das Problem schnell lösen oder zweitens einfach für dich auch mal gucken. Was sind denn so die normalen Standardprozesse? Und da gibt es eine schöne Vokabel aus dem Englischen subsistant standard operating procedures. Das sind nichts anderes als Checklisten, wo einfach festgehalten wird, was es wann, wie, wo zu tun. Ja, also die klassischen Warumfragen werden einfach mal so ein bisschen mit abgefrühstückt und so kriegst du sehr, sehr schnell eine Geschwindigkeit rein, weil du musst diese Dokumente ja gar nicht mal unbedingt physisch pflegen, dass du da überall einen Zettel hängst. Du kannst auch auf dem iPad machen. Ja, wir haben zum Beispiel ein Unternehmer, der hat eine Bäckerei und da konnten wir den Produktionsablauf von über 60 % beschleunigen und auch die Qualität entsprechend steigern, weil wir diesen Standardprozess auf iPads gebracht haben. Und die Leute mussten immer am iPad quasi abklicken, was als nächstes zu tun ist.

Rayk: So gab es keinen Klick, ging es nicht weiter so? Natürlich hätten die Menschen theoretisch auch was anderes machen können, aber da gab es eine Fehlermeldung im System. Der Chef weiß Bescheid. Hey, hier funktioniert was nicht. Hier hat jemand seine Abgaben nicht gemacht, obwohl er gerade sich aktiv in Schicht eingeloggt hat. Fertig. So, und das ist in einem sehr, sehr wichtigen Bereich Lebensmittelhygiene natürlich STANDARD, solche Sachen reinzubringen. Aber vorher gab es das auch nicht, bevor die bei uns waren und sowas vielleicht noch mal so ein bisschen sich anzuschauen und da tiefer reinzugehen, glaube ich. Ein Riesenvorteil für jeden Einzelnen. Was du auch sehr gut machen kannst, ist zum Beispiel das Thema Spracherkennung zu nutzen, wenn du diverse Dokumente vorbereitest. Also bei mir, ich bin halt sehr schreibfaul. Also mittlerweile ist halt wirklich seitdem es WhatsApp Sprachnachrichten gibt es das bei mir sowieso im Kopf nochmal gekippt. Also Handschrift gibt es jetzt fast gar nicht mehr und selbst auf dem Rechner was tippen schon relativ selten. Seltener. Es gibt Leute, die sehr, sehr gut und sehr emsig drin. Bei mir gar nicht. Und einfach durch eine gute Spracherkennung kriegst du mittlerweile alles überall rein. Und auch die neuesten Sprachmodelle von Idc, die geben dir ja sogar die Möglichkeit, mit denen in Austausch zu gehen, also ins sogenannte Reasoning. Das heißt, dass sie auch Rückfragen stellen und noch mal gucken Hey, bist du richtig verstanden? Habe ich es richtig aufgegriffen und dann kriegst du da schon sehr, sehr gute Ergebnisse auch raus.

Rayk: Also klar hängt es auch ein bisschen von deinen Eingabebefehlen ab, da muss man sich ein bisschen drauf einstellen, muss da eine gewisse Logik dahinter sehen und verstehen. Aber wenn die erstmal da ist, funktioniert das schon sehr einfach. Und ja, da einfach die Idee an dich, bevor du mal alles tippst, was sehr zeitaufwändig ist, einfach mal mit Sprachnachrichten arbeiten. Kleiner Tipp auch an der Stelle auch dein Team immer mal zu ermahnen, wenn sie zu viel Sprachnachrichten nutzen, dass du das auch wieder auf normales Maß reduzierst. Weil was ich zum Beispiel nicht akzeptiere ist, wenn eine Sprachnachricht länger als drei Minuten ist. Also bei sehr komplexen Themen dürfen die drei Minuten sein. Alles was darüber hinausgeht, höre ich mir nicht an, sage ich Ja, bitte gib mir eine Checkliste dazu. Ich werde das nicht nicht anhören. Und so kannst du für dich auch einfach mal prüfen, was da so deine Themen sind, weil die Spracherkennung nimmt dir das schon ganz, ganz viel Arbeit ab. Ein weiterer Punkt, den du sehr, sehr gut in deinem Unternehmen implementieren kannst du mehr Geschwindigkeit zu bekommen und auch mehr Zeit zu sparen ist, dass du anfängst, Portale einzurichten. Und mit Portalen kannst du erstmal einfache Standardsachen, wie zum Beispiel Abrechnung, Stundennachweis oder sowas machen. Urlaub einfach. Dass du solche simplen Lösungen baust oder einfach auch schon vorgefertigte Softwarelösung nutzt und diese dann einfach digital entsprechend abwickelst, Weil der riesige Vorteil an dieser Lösung ist, dass du auf dem Handy Überblick bekommst, wie die aktuelle Situation ist, was die aktuellen Themen sind.

Rayk: Das heißt, wenn du solche Sachen wie Urlaubsanträge jedes Mal irgendwie wieder mit hier eine Email, da eine Email Bab bab bab, dann ist das schon sehr nervig. Stattdessen macht es Sinn einfach zu gucken Hey, es gibt zum Beispiel Ausschlusskriterien, also ob das jetzt so eine High End Software wie Personio ist oder ob du halt irgendwie was eigenes nimmst oder bei uns zum Beispiel. Wir haben das in Slack integriert, haben da einfach eine Abfragemaske hinterlegt und dadurch sehen wir das halt, dann sind wir okay. Welcher Mitarbeiter ist in welcher Abteilung? Es darf niemals eine ganze Abteilung gleichzeitig im Urlaub sein, sondern es muss mindestens eine Person da sein. Da wird halt kurz geprüft Hey, wer hat er seinen Urlaub eingereicht und zu welchem Zeitpunkt und vor allem auch wie viel Urlaubstage sind noch offen. Dass die Leute halt zum Jahresende ihren Urlaub auch entsprechend nehmen. Wir haben auch Schließzeiten bei uns entsprechend, wo es dann auch ganz klar heißt Hey, in dieser Zeit sowieso bitte Urlaub nehmen und ja, dann zieht sich das halt entsprechend auch sauber durch. Auch da wieder klares Signal an dich. Je häufiger solche Themen vorkommen, je trivialer sie dir erscheinen, desto sagst Hey, warum muss ich das überhaupt machen? Warum muss ich mir das angucken? Desto höher ist einfach der Drang bei dir, dass du da mal eine vernünftige Lösung baust, die auch gut und digital funktioniert. Weil damit sparst du einfach enorm viel Zeit. Und jetzt kommen wir zu einem meiner absoluten Highlights, was jeden Unternehmer in der Regel um so zehn 15 Stunden pro Woche allein einsparen kann an Zeitaufwand.

Rayk: Und zwar, dass du dir eine virtuelle Assistenz suchst, der du einfach jegliche Administration überträgst. Was heißt das? Virtuelle Assistenz. Das ist einfach so eine Geschäftsführerassistenz, die aber nicht persönlich bei dir vor Ort ist, sondern das dir halt irgendwo remote für dich arbeitet. Das ist zum Anfang insofern wichtig, dass du auch sehr gut darin bist, Sachen klar zu formulieren, weil diese Person sitzt irgendwo auf dem Erdball. Die braucht natürlich gewisse Grundinformationen, die braucht Background Wissen und die brauchen natürlich auch das Arbeitsmaterial und die Zugänge. Aber wenn das da ist und du das sauber überträgst und das schulen wir unter anderem auch bei uns, dann sparst du damit einfach so enorm viel Zeit. Vorteil ist bei Leuten, die remote arbeiten, dass sie wirklich einen Bruchteil kosten. Also wir haben mit virtuellen Assistenten angefangen, die waren so teilweise bei fünf bis 15 € Stundensatz und wir haben in der Spitze haben wir über ein Remote Team von über 44 Leuten gehabt. Weil es halt einfach auch so billig war. Ja, also das muss man wirklich auch ganz klar sagen. Die Leute haben eine gewisse Freiheit, haben aber auch eine gewisse Sicherheit gehabt, weil wir da natürlich auch in den Kontakten drauf geachtet haben Hey, wie viel Kapazität brauchen wir dort? Was so ungefähr das Kontingent, was wir abnehmen wollen, haben daraufhin auch entsprechend die Preise verhandelt. Aber mir war immer wichtig Hey, du hast diese Aufgabe, erledige sie. Wie du es machst, ist mir egal. Und das ist natürlich auch wichtig bei so einer Vertragsgestaltung, dass man da auch nicht irgendwie Reinversicherungspflicht reinkommt.

Rayk: Sobald die Leute außerhalb von Deutschland sitzen, Feuer frei und wir haben nach wie vor Leute im Remote Team, wo wir sagen, das wird wahrscheinlich auch nie eine Vollzeitstelle bei uns vor Ort werden, weil es vom Stundensatz einfach gar keinen Sinn machen würde. Also auch dort Virtuelle Assistenz Gibt es Plattformen für kannst du relativ easy die anschauen und wir helfen dir dann natürlich auch dabei zu gucken. Okay, in welchem Bereich brauchst du gerade Unterstützung und vor allem wo kannst du dann die besten Leute zu deinem jeweiligen Bedarf finden? Dieser Punkt ist mir besonders wichtig. Deswegen würde ich noch einmal verdeutlichen. Du kannst in jedem Jahr extrem viel Zeit einsparen. In jedem Monat. Jeden Tag, jede Woche. Das, was dir einfach nur klar sein muss, ist, dass du erst einmal sauber den Prozess definieren musst, dann anfangen kannst, ihn zu automatisieren oder entsprechend zu übertragen. Und dann bekommst du die Freizeit. Du musst zu Beginn die Fleißarbeit reinstecken und deswegen ist meine Empfehlung an dich, einfach mal nach zu messen und zu prüfen, Wie lange dauert eigentlich dieser Prozess aktuell? Wie viel Zeit nimmt er ein? Und dann nimmst du einfach mal einen konservativen Stundensatz vom Unternehmer, der mal man mindestens bei 300 € liegt. Also das absolute Minimum, was du als Stundensatz annehmen solltest und sagst okay, ich brauche da wie zehn Stunden pro Woche mal vier Arbeitswochen, mal 300 €. Das die Summe okay, das heißt, wenn ich jetzt einmal den Prozess baue, ist das das Geld was ich einspare, um das dann anderen Aktivitäten wie zum Beispiel mehr Marketing oder Vertriebsaktivitäten reinzupacken.

Rayk: Zack. Problem solved that’s it. Mehr braucht es nicht. Also an der Stelle klarer Hinweis an dich, dass du da wirklich Attacke machst und dann funktioniert das auch. Und jetzt weiter im Text. Das heißt ja, sei dir absolut klar darüber, dass du eine gewisse Offenheit an den Tag legen musst, damit du in diesem Fortschritt auch reinkommst. Das kriegst du nicht geschenkt. Und vor allem prüfe für dich auch ab, welche Lösung da am besten sind, weil auch da wieder die Erfahrung macht Viele Leute kommen zu uns und sagen Ja, ich habe schon diverse Lösungen, alles super, aber das sind dann immer so einzelne fragmentierte Sachen. Das große Ganze fehlt. Und da sind sie mal nicht traurig drüber, wenn wir dann auch noch entsprechend mal Feedback geben. Deswegen fassen wir drei Punkte noch einmal zusammen. Erstens Nutze die digitalen Möglichkeiten, um Zeitfresser zu eliminieren. Zweitens standardisierte, gängige Prozesse so stark wie möglich. Und drittens lass dich durch eine virtuelle Assistenz unterstützen. Wenn du jetzt sagst Hey, super Themen will ich mich sowieso einarbeiten, geh auf raykhahne.de/austausch, lass uns kurz sprechen und dann gehen wir da gemeinsam in die Umsetzung. raykhahne.de/austausch. Die Chats dieser Folge findest du unter raykhahne.de/1221 Alle Links und Inhalte habe ich dort zum Nachlesen noch einmal aufbereitet. Danke, dass du Zeit mit mir verbracht hast. Das Training ist jetzt vorbei. Jetzt liegt es an Dir und damit viel Spaß bei der Umsetzung.

Und wenn Du Ideen wie diese jetzt auch umsetzen möchtest, und wissen willst wie Dich selbst und Dein Unternehmen effizienter machst  dann lass uns sprechen. Buche Deinen Termin für eine Potentialanalyse unter raykhahne.de/austausch

• die Shownotes zu dieser Folge findest Du unter raykhahne.de/1221 . 
• alle Links habe ich Dir dort aufbereitet und Du kannst die Inhalte der Folge noch einmal nachlesen

Danke, dass Du die Zeit mit mir verbracht hast.

Das Training ist vorbei, jetzt liegt es an Dir. Viel Spaß mit der Umsetzung.

 

---

Die kompletten Shownotes findest du unter raykhahne.de/1221