1323: Warum Deine Prozesse auf dem Papier perfekt sind und trotzdem scheitern

Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten.

Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.

Jede Woche bekommst Du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit Du als Unternehmer noch besser wirst.

Danke das Du Die Zeit mit mir verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen.

In der heutigen Folge geht es um, Warum Deine Prozesse auf dem Papier perfekt sind und trotzdem scheitern

Welche 3 wichtigen Punkte kannst Du Dir aus dem heutigen Training mitnehmen?

1. Warum dokumentierte Prozesse in der Praxis trotzdem brechen

2. Was ist er Unterschied zwischen Prozess-Design und Prozess-Realität

3. Wie Du Deine Prozesse wirklich sauber machst

Du kennst sicher jemanden für den diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm, der Link ist raykhahne.de/1323 .

Bevor wir gleich mit der Folge starten, habe ich noch eine Empfehlung für Dich.

Diesmal in eigener Sache.

Wie lange hörst Du eigentlich schon den Podcast? Ich will ganz ehrlich zu Dir sein. Die meisten Unternehmer setzen einfach nicht um. Das liegt nicht daran, dass sie es nicht wollen, sondern eher daran, das es bei anderen immer so einfach aussieht. Oft fehlt die Struktur, das klare Vorgehen. Auch bei uns hat es viele Jahre gedauert ein so belastbares System aufzubauen. Genau deswegen können wir Dir zeigen, wie Du es schaffst mehr Zeit für Familie, Freizeit und Fitness zu haben. Da Du schon lange den Podcast hörst möchte ich Dir ein Angebot machen. Lass uns einmal für 15 Minuten locker über Deine aktuelle Situation sprechen und dann schauen wir wo Du aktuell die größten Hebel hast. Wie klingt das für Dich? Das ganze ist natürlich kostenfrei.

Wenn Du endlich einen Schritt weiter in die Umsetzung kommen willst, dann lass uns sprechen. Geh dazu auf raykhahne.de/austausch und buche Dir einen Termin. Da die Termine oft schnell vergriffen sind, empfehle ich Dir, jetzt direkt Deine Chance zu nutzen. raykhahne.de/austausch Buche Dein Termin und dann unterhalten wir uns.

Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten. Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.

Wir starten sofort mit dem Training.

Rayk: Das ist Folge. 1323. Willkommen zur Unternehmerwissen in 15 Minuten. Mein Name ist Rayk Hahne ex, Profisportler und Unternehmensberater. Jede Woche bekommst du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit du als Unternehmer noch besser wirst. Danke, dass Sie Zeit mir verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen. In der heutigen Folge geht es um, warum deine Prozesse auf dem Papier perfekt sind, aber trotzdem nicht funktionieren. Welche drei wichtigen Punkte kannst du aus dem heutigen Training mitnehmen? Erstens, warum dokumentierte Prozesse in der Praxis nicht funktionieren. Zweitens, was der Unterschied zwischen Prozessdesign und Prozessrealität ist. Und drittens, wie du deine Prozesse sauber machst. Du kennst sicher, Mann für diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm. Der Link ist raykhahne.de/1323. Hallo und schön, dass du wieder mit dabei bist. Prozesse ist doch eigentlich kein geiles Wort, oder? Seien wir mal ehrlich. Also musst du jetzt sagen Hey, Prozesse. Mein absolutes Lieblingsthema. Super. Das freut mich wahnsinnig für dich. Dann, glaube ich, brauchst du dir diese Folge nicht anzuhören. Wenn du jetzt sagst Boah, Prozesse. Ganz ehrlich? Ja, weiß ich, aber gar keine Lust drauf. Naja, dann ist glaube ich hier das ein oder andere für dich dabei. Denn wir haben die Feststellung gemacht Es ist wahnsinnig schwierig, wenn man einen Prozess aufsetzt, dass man den auch wirklich immer sauber einhält, dass der in der Firma auch wachsen kann, dass er sich entwickeln kann, weil Abläufe sich verändern, weil sich Grundlagen verändern. Aber ich muss doch an dem festhalten.

Rayk: Ja, genau so! Das heißt, es gibt eine riesengroße Herausforderung darin, eine Beständigkeit aufzubauen mit System, aber auch die Anpassungsbereitschaft für neue Anforderungen. Und hier will ich mit dir ein paar Inhalte gemeinsam reflektieren. Was ich immer sehr, sehr spannend finde, ist Wenn ich mir das Thema Prozesse anschaue, dann ist es häufig so, dass ein Prozess, wenn er erstmal sauber definiert ist, ganz, ganz lange nicht mehr angefasst wird. Die meisten kennen das aus diesem Zertifizierungsumfeld. Das heißt, wenn es darum geht, dass man beispielsweise Qualitätsmanagementsystem einführt oder irgendwelche Audits machen muss, ja, irgendwelche ISO Zertifizierung. Dann merkst du relativ schnell Boah, das lasse ich jetzt erstmal so. Und die Frage ist, wie reagierst du aber auf Veränderung? Welche Chancen gibt es dir und deinem Team, dort Weiterentwicklung zu machen? Und das ist meistens gar nicht so leicht. Hier geht es nämlich darum, dass du für dich selbst und dein Team natürlich auch prüfst. Wie sind die Rücklaufsysteme, um einen Prozess auch entsprechend zu verbessern? Denn was passiert ganz häufig? Es wird ein Prozess festgelegt, die Mitarbeiter setzen ihn um und er klappt. Tagein, tagaus, tagein, tagaus, Tagein, tagaus. Aber irgendwann klappt dieser Prozess vielleicht nicht mehr. Oder er muss angepasst werden. Und dann weichen die Mitarbeiter von dem Prozess ab. Einfaches Beispiel Wenn irgendwie bei euch im Büro irgendwas kaputt ist, dann ist dein Team wie so ein kleiner Ameisenschwarm. Dann müssen Sie nicht unbedingt drüber nachdenken, ob das jetzt kaputt ist und wie das repariert wird, sondern sie suchen sich andere Wege.

Rayk: Nehmen wir ein einfaches Beispiel Der Wasserhahn bei euch in der Spüle geht kaputt. Dann gibt es garantiert Füchse, die dann sagen Na gut, dann geh ich halt zum WC, weil da kommt dasselbe Wasser raus, dann hole ich mir da mein Wasser für den Kaffee oder Tee. Problem gelöst. Irgendwann kommst du dann hin und wunderst dich, warum es in der Küche eigentlich keiner mehr beim Wasserhahn so ist keiner ein Schild aufgestellt. Es wurde aber keiner informiert, weil es wurden sich andere Lösungen gesucht, die funktionieren. Jetzt nehme ich hier wieder bewusst ein sehr triviales Beispiel, weil da fällt sie vielleicht noch auf, weil du selber mal Wasser brauchst. Aber wie viele Prozesse laufen bei dir in der Firma, von denen du gar keine Ahnung mehr hast? Schwierig, oder? Das heißt auch hier den Mitarbeiter zu fragen Welche Prozesse habt ihr denn eigentlich angepasste letzter Zeit? Ja, nix. Ja, weil ein Mitarbeiter sich irgendwann nicht mehr daran erinnert, dass der Wasserhahn in der Küche kaputt ist, weil er sich sein Wasser jetzt immer auf dem WC holt. Schwierig. Das heißt, es bleibt nicht aus. Regelmäßig. Entweder du als Person, wenn du noch sehr klein seid oder dann noch entsprechend deine Führungskräfte zu animieren, sich einfach mal neben die Leute zu setzen und einfach mal drauf zu schauen, zu gucken, was macht ihr da eigentlich? Und wenn man dann merkt Oh, das ist aber sehr, sehr weit weg von dem, was wir eigentlich gebaut haben, dann findest du sehr, sehr, sehr, sehr, sehr schnell Dinge heraus, die so eigentlich nicht geplant waren.

Rayk: Also was heißt das für dich? Es lohnt sich diese Schritte mal wirklich für dich auch nachvollziehbar zu machen. Zu prüfen wie war es mal geplant? Ist das noch aktuell? Hält das den Standards noch stand oder braucht es da Anpassung? Wenn du merkst, ja, das braucht eine Anpassung. Super, dann kannst du ja dieses Bausteinchen verändern. Aber dann die Frage stellen Läuft der Rest des Prozesses noch sauber Und wenn überall abgewichen wird, dann wird es schwierig, die eigentliche Ursache zu finden. Sieht das also wie eine Murmelbahn, sieht das ein bisschen wie ein Wasserkreislauf. Solange da nicht irgendwo die Murmel rausspringt oder Wasser rausspritzt, ist der Prozess erstmal stabil. Er muss nicht immer schön sein, aber er ist stabil und sobald irgendwas rauskommt, lohnt es sich, da mal tiefer nachzubohren. Bei Mitarbeitern ist es natürlich auch mal wichtig zu prüfen, inwieweit ist eine Prozessdokumentation überhaupt vorhanden? Gibt es Dokumentation? Wissen die, wie man dokumentiert? Ist das im Grunde klar für die Leute. Denn ist es das nicht, wird es für dich ja auch noch mal sehr, sehr schwierig nachzuvollziehen Wo kommt eigentlich der Bruch her? Das heißt, du kannst in einem Monat ganz, ganz oben stehen, den anderen Monat komplett unten, weil Dinge im Prozess gebrochen sind. Und dann suchst natürlich total verrückt und schaust Hey, wo ist das eigentlich alles hin? Und dann wirst du feststellen Krass, ganz vorne hat sich eine Sache verändert und die Einfluss, das ganze restliche System.

Rayk: Schwierig insofern, wie weit Dokumentation auch gepflegt wird, intern. Wie weit du das mit deinem Team auch durchgehst, entscheidet maßgeblich darüber, was du auch an Output von dem Team erwarten darfst. Ganz, ganz schön finde ich immer. Naja Rayk Also wir haben ja ganz, ganz viel Dokumentation bei uns in der Firma. Also ein Prozess ist wirklich nicht unser Ding. Lass uns mal über andere Sachen reden. Okay, Glaube ich, du hast deine Prozesse wie dokumentiert. Wie bist du da rangegangen? Naja, wir haben uns hingesetzt und dann haben wir so einen Ordner aufgemacht, haben gesagt okay, jetzt dokumentieren wir einmal alle Prozesse, haben das festgehalten und dann haben wir das entsprechende Ordner eingetragen. Und dann wussten ja auch alle, wo das zu finden ist. Und seitdem machen wir das. Okay, das heißt, ihr habt nicht in der Praxis geschaut, wie der Prozess aktuell läuft. Ihr habt nicht geschaut, wie ihr diesen optimieren könnt an die jeweiligen Schnittstellen, habt das Saubere dann dokumentiert und sagt okay, das ist die neue Grundlage. Und seid dann auch noch mal in Training und Schulung reingegangen, um sicherzustellen, dass dieser Prozess auch wirklich etabliert ist. Ja, also genau das heißt, nur weil Dinge auf dem Papier logisch wirken, heißt es nicht, dass es in der Praxis auch so gemacht wird.

Rayk: Ein Prozessdesign hat nichts, aber auch gar nichts mit Prozessrealität zu tun. Ein Prozess sollte tatsächlich immer erstmal so festgehalten werden, wie er momentan ist. Damit du herausfindest, an welchen Stellen bricht sie eigentlich gerade? Wo sind eigentlich die Dinge, die nicht funktionieren? Und wenn du das identifiziert hast, dann fällt dir doch das so ein, was du besser machen kannst und dann kannst du das verbessern. Dann kannst du den verbesserten Prozess sauber dokumentieren und dann prüfst du, ob dieser Prozess auch belastbar ist. Wenn du merkst, Hey, wir haben für den Prozess des Verpackens beispielsweise haben wir vorher acht Minuten gebraucht. Jetzt brauchen wir drei Minuten, weil wir die Strecke geändert haben. Und selbst der Azubi, erstes Lehrjahr, der braucht nur vier Minuten, das heißt immer noch schneller als die acht Minuten. Wir haben die Hälfte der Zeit gespart, bei den anderen sogar einen Tick mehr. Mega tolles Ergebnis, das mal 1000 Verpackungen pro Tag. Super Geschichte. Einfaches Beispiel dafür, dass du verstehst, wie viel Volumen hinter einem Prozess auch wirklich stecken kann. Und das gilt ja für jeden Tag. Das heißt, deine Aufgabe als Unternehmer zu prüfen. Hey, was ist denn gerade die eine Sache? Was? Der eine riesengroße Stein, der den Fluss meiner Prozesse gerade hemmt? Ist es im Marketing, im Vertrieb? Ist es in der Kundenbetreuung? Ja, es ist eine Abwicklung. Es ist in der Buchhaltung. Es ist in der Verwaltung scheißegal. Wo hängt gerade ein Klotz? Was sorgt dafür, dass der Wasserfluss nicht fortgesetzt werden kann? Und wenn du diese Stelle gefunden hast, dann lässt sie dir irgendwas einfallen, wie diesen Steine weg kriegst.

Rayk: Manchmal ist Dynamit, manchmal ist eine Spitzhacke. Manchmal ist ein Seil und manchmal lohnt es sich, einen neuen Fluss zu bauen. Je nachdem, was du brauchst. Kriegst du das auf jeden Fall hin. Allein durch den Blick auf die Sache selbst. Es gibt einen schönen Spruch von Mike Tyson, der gesagt hat. Die beste Strategie im Ring hält nur so lange, bis du den ersten Schlag ins Gesicht kriegst. Ich weiß nicht, ob diesen Spruch vielleicht kennst, aber ganz, ganz häufig ist es so, wenn wir das Thema Prozesse anschauen, dass diese Rückkopplung von meinem Gegenüber gar nicht gegeben ist. Das heißt, ich habe einen Prozess, ich habe eine Struktur und diese Struktur, die sollte im Grunde eigentlich funktionieren. Das sollte voll simpel sein, dass das jemand umsetzt. Und dann stelle ich fest Nee, so richtig funktioniert das nicht. Das ist doch schade, oder? Ist doch doof. Das heißt, wo kriege ich das Feedback von den Leuten, die mit den Prozessen arbeiten? Weil egal wie gut ich mir das ausgedacht habe, egal wie toll ich das optimiert habe. Vielleicht bin ich mit meiner Idee ja auch komplett an der Realität vorbeigeschossen. Nimm das einfach mal für dich mit. Du brauchst ein Feedback und am besten regelmäßig. Hey, das klappt gerade nicht. Und wenn du richtig tolle Leute hast, dann sagen die dir das und sagen Hey, guck mal, das ist meine Lösung, das ist meine Idee.

Rayk: Aber davon kannst du nicht ausgehen, davon kannst du einfach nicht ausgehen, Weil sehr gute Leute geben dir ein Feedback darüber, wenn sie Prozess geändert haben. Gute Leute, die ändern den Prozess. Die schlechten Leute, die geben dir wieder Feedback. Noch sagen sie dir, dass der Prozess gerade doof ist. Auch wieder tolle Möglichkeit zu unterscheiden, welche Leute du gerade in welchem Stadium hast. Aber allein, dass du ein Feedback hast, ist ein Prozess. Gerade funktional oder nicht, Was die Aufgabe? Was kommt zurück? Das muss halt einfach eingebaut sein. Und so kriegst du auch die Chance, eine Review zu machen und zu überprüfen, Was braucht es ganz konkret, damit du diese Prozesse auch challengen kannst? Und wenn du jetzt jemanden nimmst, der sich regelmäßig darum kümmert und vor allem dein Führungsteam ist dafür sehr, sehr wichtig, Prozesse sicherzustellen, dafür zu sorgen, dass jeder seinen Job kennt, seine Verantwortlichkeiten kennt und vor allen diesen Dingen auch wirklich nachgeht. Das ist die Aufgabe einer Führungskraft, dafür zu sorgen, dass die Leute nur das machen, wofür sie eigentlich angetreten sind. Der Glaube es mir, das allein ist schon schwer genug. Ja, aber die können ja noch, ne? Das alleine ist schon schwer genug, dass jeder einfach nur das tut, wozu er wirklich da ist und nicht links und rechts irgendwie alles andere macht. Schau dir mal an, ich habe drei Kinder, egal ob jetzt in der Kita, in der Schule oder in der Krippe.

Rayk: Das ist immer ein Teller bunter Knete. Immer. Weil die einfach ihren eigenen Kopf haben. Und Erwachsene haben doch noch viel mehr Ideen als Kinder. Ist doch normal, dass da Sachen links und rechts laufen ist doch okay. Die Frage ist, wie schaffen wir den Fokus auf diese Sache und wie wird das kommuniziert? Dieser Punkt ist mir besonders wichtig. Deswegen will ich noch einmal verdeutlichen Es ist deine Pflicht als Unternehmer, dafür zu sorgen, dass dein gesamtes Team in der Lage ist, ihre Prozesse sauber umzusetzen. Es ist auch deine Aufgabe sicherzustellen, dass der Prozess so einfach und so sauber wie möglich geht. Wenn du das sicherstellst, dann hast du die wichtigste Aufgabe als Unternehmer schon hinbekommen, denn das gibt dir allein erstmal die Möglichkeit, dass du immer mehr Prozesse auch sauber überträgst. Das ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass du deine Arbeitszeit reduzierst und gleichzeitig deine Gewinne steigerst. Und jetzt weiter im Text. Das heißt, schaffe dir einfach mal Verständnis darüber, welche Prozesse bei dir aktuell schon gut laufen. Was kannst du eigentlich wirklich gut? Und auch das ist ja mal wichtig zu wissen. Also das können wir echt richtig toll, Da liefern wir richtig ab. Da sind wir, die Könige und Königinnen. Toll! Auf der anderen Seite kannst du dann wieder schauen. Naja, bei welchen Dingen haben wir, nennen wir es mal Optimierungspotenzial? Ja, wo gibt es noch die ein oder andere Gegebenheit oder Unschärfe.

Rayk: So, und jetzt hast du die Möglichkeit mit deinem Team gemeinsam zu challengen. Hey, wer kann eigentlich was? Wer hat welche Expertise? Und wie kannst du diese Punkte so zusammenbringen, dass insgesamt das System verbessert wird? Weil damit erreichst du wirkliche unternehmerische Freiheit und die willst du haben, die hast du dir verdient. Und jetzt mach dich auf die Socken und pack das an! Deswegen fassen wir drei wichtige Punkte noch einmal zusammen. Erstens siehe bestehende Prozesse nicht als absolut an, zweitens sei offen für das Feedback deines Teams und drittens Trau der Praxis mehr als der Theorie. Wenn du jetzt sagst Hey, ich will das ändern, ich will endlich meine Prozesse so gestalten, dass ich meine Arbeitszeit reduzieren kann. Ja, ich will Wachstum haben, aber nicht auf Kosten von Mehrarbeit. Dann lass uns sprechen. Gehe auf raykhahne.de/austausch. Buche dir dort einen kostenfreien Termin mit uns. Wir nehmen uns mal 1015 Minuten Zeit, schauen uns deine aktuelle Challenge an und dann können wir reden. Es gibt einen Partner, der für dich da ist und der mit dir gemeinsam durchgeht. Du bist nur ein Klick entfernt. raykhahne.de/austausch. Die Stars dieser Folge findest du unter raykhahne.de/1323. Links und Inhalte habe ich dort zum Nachlesen noch einmal aufbereitet. Danke, dass du Zeit mit mir verbracht hast. Das Training ist jetzt vorbei. Jetzt liegt es an dir damit. Viel Spaß bei der Umsetzung. 

Und wenn Du Ideen wie diese jetzt auch umsetzen möchtest, und wissen willst wie Dich selbst und Dein Unternehmen effizienter machst  dann lass uns sprechen. Buche Deinen Termin für eine Potentialanalyse unter raykhahne.de/austausch

• die Shownotes zu dieser Folge findest Du unter raykhahne.de/1323 . 
• alle Links habe ich Dir dort aufbereitet und Du kannst die Inhalte der Folge noch einmal nachlesen