1325: Prozesse statt Chaos: So machst du dein Unternehmen effizienter mit Gero Decker

Das ist Folge 1325 mit Gero Decker – Softwaregründer, Prozess-Experte und Unternehmer, dessen Firma an SAP verkauft wurde. Er zeigt, wie Unternehmen durch klare Abläufe skalierbar werden, warum selbst Wachstum gefährlich sein kann und wie du mit besseren Prozessen sofort mehr Zeit, Gewinn und

Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten.

Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.

Jede Woche bekommst Du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit Du als Unternehmer noch besser wirst.

Danke das Du Die Zeit mit mir verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen.

In der heutigen Folge geht es um, Prozesse statt Chaos: So machst du dein Unternehmen effizienter

Welche 3 wichtigen Punkte kannst Du Dir aus dem heutigen Training mitnehmen?

1. Warum Prozesse das Rückgrat vom Unternehmertum sind

2. Wieso Gero trotz starkem Cashflow fast Pleite ging

3. Welches simple Werkzeug Dein Leben leichter macht

Du kennst sicher jemanden für den diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm, der Link ist raykhahne.de/1325.

Bevor wir gleich mit der Folge starten, habe ich noch eine Empfehlung für Dich.

Diesmal in eigener Sache.

Wie lange hörst Du eigentlich schon den Podcast? Ich will ganz ehrlich zu Dir sein. Die meisten Unternehmer setzen einfach nicht um. Das liegt nicht daran, dass sie es nicht wollen, sondern eher daran, das es bei anderen immer so einfach aussieht. Oft fehlt die Struktur, das klare Vorgehen. Auch bei uns hat es viele Jahre gedauert ein so belastbares System aufzubauen. Genau deswegen können wir Dir zeigen, wie Du es schaffst mehr Zeit für Familie, Freizeit und Fitness zu haben. Da Du schon lange den Podcast hörst möchte ich Dir ein Angebot machen. Lass uns einmal für 15 Minuten locker über Deine aktuelle Situation sprechen und dann schauen wir wo Du aktuell die größten Hebel hast. Wie klingt das für Dich? Das ganze ist natürlich kostenfrei.

Wenn Du endlich einen Schritt weiter in die Umsetzung kommen willst, dann lass uns sprechen. Geh dazu auf raykhahne.de/austausch und buche Dir einen Termin. Da die Termine oft schnell vergriffen sind, empfehle ich Dir, jetzt direkt Deine Chance zu nutzen. raykhahne.de/austausch Buche Dein Termin und dann unterhalten wir uns.

Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten. Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.

Wir starten sofort mit dem Training.

Rayk: Willkommen, Gero Decker. Bist du ready für die heutige Trainingseinheit?

Gero: Absolut. Let’s go.

Rayk: Sehr gut. Sehr gut. Dann lass uns gleich starten. Und zwar mit den drei wichtigsten Punkten, die wir über dich wissen sollten. In Bezug auf deinen Beruf, deine Vergangenheit und etwas Privates.

Gero: Genau. Also, was ich aktuell mache. Ich habe eine Softwarefirma gegründet, die ist sehr stark gewachsen. Verkauft an SAP. Vor fünf Jahren. Und ich bin dort weiter sehr, sehr, sehr aktiv. Sehr groß geworden ist das Unternehmen. Wir haben jetzt mehrere 1000 Leute im Team, viele 1000 Kunden da draußen auf der Welt. Wo komme ich her? Software, Ingenieur, Programmierer, von Hause aus. Und die dritte Frage? Da musst du mich jetzt noch mal ganz kurz.

Rayk: Was privat ist was Privates?

Gero: Drei Kinder, verheiratet. Ich liebe DJing und ich liebe Downhill. Mountainbiking.

Rayk: Sehr, sehr cool. Also die die Fahrradparallele. Und das mit den drei Kindern, da haben wir auf jeden Fall schon mal gemeinsam. Und jetzt hol uns mal ab. Deine spezielle Expertise. Was genau machst du? Was gibst du den Menschen weiter?

Gero: Ja, also was wir im Geschäft machen, ist ja die Frage, Wie kann ich ein Unternehmen skalierbar machen? Wie kann ich Dinge, die immer wieder passieren, auf bestmögliche Art und Weise machen? Häufig denkt man ja, naja, ich brauche einfach nur eine besonders begabte Person, um um erfolgreich zu sein. Das stimmt auch, aber immer nur dann, wenn Dinge neu sind, andersartig sind, wenn ich umschwenken muss usw. Erfahrungsgemäß sind aber 70 80 % der Dinge, die in einem Unternehmen passieren, relativ wiederkehrend, die ich mit ähnlicher Strategie erledigen kann. Und da macht man sich das Leben einfach, wenn die Dinge, die auch immer wieder gleich sind, dass sich die relativ schnell abarbeiten kann, dass sich die intuitiv abarbeiten kann, so dass ich mir wirklich meine Brainpower, all meine Kreativität dort konzentrieren kann. Für die Dinge, wo ich Dinge verändern muss, wo ich Dinge umdenken muss, wo ich das Unternehmen neu aufstellen muss.

Rayk: Sehr, sehr cool. Und gehen wir auch gleich noch ein bisschen tiefer darauf ein, was das jetzt für den kleinen mittelständischen Unternehmer bedeutet. Und man muss ja sagen, wenn man sich so deinen Werdegang anschaut, dann scheint ja wirklich alles perfekt gelaufen zu sein. Ja, wirklich tolle Softwareunternehmen aufgebaut, hochgezogen, dann einen riesengroßen Exit gemacht. Sehr, sehr viel Geld verdient. Aber es war nicht immer alles so schlimm. Deswegen lohnt es mal ab. Was war deine berufliche Weltmeisterschaft, deine größte Herausforderung? Wie hast du diese überwunden?

Gero: Es gibt natürlich immer Höhen und Tiefen. Vielleicht mal eine rausgepickt. 2017 Das Unternehmen, acht Jahre alt, lief sehr gut in einem Quartal in vier weitere Länder expandiert. Team durch die Decke gegangen alles. Nur komischerweise ist unser Kontostand jeden Tag, jede Woche dramatisch nach unten gegangen. Und wenn du die Linie weiter gemalt hast, dann kannst du sehen, dass in drei, vier Wochen einfach das Geld komplett aufgebraucht ist. Und ich konnte mir das nicht erklären und habe versucht rauszufinden, was da los ist. Und es stellte sich raus, dass wir einfach acht Wochen lang keine Rechnungen geschrieben haben. Das lag an verschiedenen Gründen Systemumstellung und viele Komplikationen, die wir hatten. Und so weiter. Das Kernproblem war, dass wir im Unternehmen scheinbar nicht genug miteinander geredet haben. Mein Finanzchef, der sich nicht getraut hat, mir das zu sagen, weil es ihm womöglich peinlich war. Unangenehm war, dass die Dinge da so im Argen sind und wir dann wirklich in eine existenzielle Krise reingerutscht sind, weil Cash Umsatz Geld auf dem Konto ist halt einfach das Blut, was ich brauche im Kreislauf eines Unternehmens. Und da muss ich halt höllisch drauf aufpassen, dass das, was ich an Umsatz mache, auch tatsächlich an Cash reinkommt ins Unternehmen. Wenn viele Umstellungen gemacht den Vertrieblern, die haben ihre Provisionen erst bekommen, wenn das Geld vom Kunden auch auf dem Konto war und nicht, wenn die Unterschrift unter dem Vertrag war. Wir haben alle mit anpacken lassen, dass wir das Geld gejagt haben, damit wir es wieder zurück reinbekommen. Wir mussten eine Notfinanzierung machen, also wirklich eine ganz unangenehme Situation fürs Unternehmen, weil eigentlich das Einsammeln von Cash jetzt nicht das sein solltest, wo du deine Brainpower reinsetzt als Unternehmen. Es sollte idealerweise laufen. Bei uns lief es nicht. Zum Glück sind wir durchgekommen, aber schon mit vielen Schrammen und mit vielen schlaflosen Nächten.

Rayk: Ja, vielen Dank, dass du das auch so offen und transparent heißt. Weil das Paradoxe war Das Produkt hat ja funktioniert. Expansion. Es war ja alles super nach außen, aber die Prozesse im Hintergrund, die, die haben da ein paar Sachen kaputt gemacht. Also vielen Dank, dass du das auch so offen teilst. Und wenn wir uns das jetzt mal anschauen. Du hast gesagt, ich soll meine Intelligenz, meine Fähigkeiten vor allem darauf, wenn neue Dinge zu schaffen, zu innovieren und Sachen, die standardisiert sind, die kann ich ja letzten Endes jetzt abbilden. Hol uns da vielleicht mal so ein bisschen ab, weil auf die Baustelle rauf fahren. Ja, das kann ich jetzt vielleicht noch nicht der Maschine so übertragen. Aber was genau meinst du damit, wenn es um Standardprozesse geht, Wenn es darum geht, sich mal Gedanken darüber zu machen, welche Prozesse wiederholend auftreten? Und wie kann ich diese vielleicht auch beschleunigen?

Gero: Ja, vielleicht mal ein Beispiel von einem von einem Kunden von uns, der jetzt ein kleines mittelständisches Unternehmen war. Die haben aus Alaska of All Places, die haben sich darauf spezialisiert, Internetzugänge auf Ölbohrplattformen, Ölplattformen sozusagen zur Verfügung zu stellen. Und die sind klein gestartet. Erst eine Plattform und dann die nächste. Und jedes Mal, wenn ein neuer Kunde. Und in Alaska gibt es viele, da wird viel Öl aus der Erde geholt. So. Und jedes Mal, wenn ein neuer Auftrag kam. Dann hat man sich zusammengesetzt mit fünf, sechs Leuten. Das halbe Unternehmen kam zusammen, um sich um einen Plan zu schmieden und einen Workshop zu machen und sich zu überlegen Wie können wir denn jetzt für diese spezielle Plattform wieder den Internetzugang zur Verfügung stellen? Da hat man gesehen, man hat unglaublich viel Zeit verbrannt für Dinge, die eigentlich relativ ähnlich waren. So, und dann haben die sich hingesetzt zu sagen, Was sind denn die Dinge aus den letzten zehn Projekten, die wir hier gemacht haben, die immer gleich waren? Und was sind die Dinge, wo es wirklich einen Riesenunterschied gibt, wie wir das machen müssen? Und das haben die dann ganz konsequent zu Ende gemacht und haben gesagt Ab jetzt, wenn so ein Projekt losgeht, brauchen wir nicht acht Leute, die sich dort Gedanken machen, sondern wir haben einen Plan, der ist zu 80 % erfüllt und es gibt eine Person, die zieht das einfach durch. Und die, die ruft nur die anderen dazu, wenn es irgendwie anders ist oder wenn es Indikationen gibt, dass wir davon abweichen müssen. So, und der Effekt für die war, dass sie die Projekte im Schnitt um sechs Wochen schneller liefern konnten und vom Aufwand her, den sie brauchten, um diese Plattform mit Internet auszustatten, haben, die ungefähr mit einem Drittel des Aufwandes hinterher, das das machen können. Das heißt, die konnten mit der gleichen Menge an Leuten, konnten die dreimal so viel Aufträge annehmen und dreimal so viele Kunden glücklich machen mit ihren Internetzugängen.

Rayk: Wahnsinn! Sehr, sehr schönes Beispiel. Rockefeller sagt immer so schön Lieber über eine Stunde über Geld nachdenken, als eine Stunde für Geld zu arbeiten. Und genau da hilft er letzten Endes auch mit eurer Softwarelösung. Das heißt, um auch da vielleicht nochmal ein bisschen Gefühl zu bekommen Was heißt das eigentlich, sich mal gezielt mit diesen Prozessen auseinanderzusetzen, dass auch mal eine Maschine zu übertragen? Wie kann ich mir das vorstellen? Weil gerade in Zeiten von AI, da denkt man immer Mensch, ich erzähl das dem Computer und dann kann der das alles. Ganz so einfach ist es ja doch nicht. Deswegen gibt es da noch einen kleinen Realitätscheck.

Gero: Also einmal ist natürlich ein ganz nettes Tool was, was viele Kunden einsetzen, wenn sie neu loslegen, ist. Das sind die roten und die blauen Punkte. Er macht sich einfach Gedanken über die Dinge, die einen Tag über passieren. Und dann klebe ich quasi auf diese Situation einen roten oder blauen Punkt drauf. Einen blauen Punkt kriegt es dann, wenn ich diese Situation in ganz ähnlicher Form schon mal gesehen habe und wenn eigentlich die die Antwort darauf relativ offensichtlich ist. Wenn ich sozusagen mit einer Regel, mit einem mit einem vorgefertigten Approach darauf reagieren kann. So, und ich klebe die Punkte darauf, wo etwas neu ist, wo ich so das noch nicht so gesehen habe oder wenn es ganz, ganz anders ist oder super individuell. Und dann sieht man meistens, dass je nach Company 70 bis 90 % der Situationen kriegen einen blauen Punkt und nur 10 bis 30 % kriegen einen roten Punkt. Und ich habe. Ich war in allen möglichen Unternehmen Krankenhäuser, bei Filmproduktionen, bei Baufirmen, was auch immer. Und diese, diese Ratio scheint immer gleich zu sein, egal wie sehr mir die Leute sagen Ja, aber wir sind ja ganz anders und wir sind ja wahnsinnig kreativ. Und wir sind und bei uns ist immer alles anders. Stimmt am Ende des Tages nicht. So, und dann die gibt es zwei Antworten.

Gero: Einmal bei den Blauen ist die Antwort auf die Frage In welchen Prozess kann ich das gießen, sodass ich eine. Dass ich Templates habe, dass ich Datenbanken im einfachsten Fall eine Excel Liste habe, wo ich Dinge auf immer gleiche Art und Weise tracken kann oder mir ein kleines Tool mache. Was mich daran erinnert, wenn Dinge getan werden müssen. Und so weiter und so fort. Bei den blauen Punkten ist die Frage Was ist der bestmögliche Prozess? Bei den roten Punkten ist die Frage anders, nämlich Wer ist die bestmögliche Person, um mit dieser Situation umzugehen? Ja, also bei Blau frage ich Wie gehe ich damit um? Und bei den roten Punkten frage ich Wer geht damit um? Und mit dieser ganz einfachen Unterscheidung kann ich relativ viel Brainpower sozusagen frei machen, weil bei den blauen Punkten muss ich mir das im Zweifelsfall einmal überlegen, wie ich es mache. Und dann gucke ich vielleicht mal drei oder sechs Monate später noch mal drauf, um zu gucken Läuft das oder wo sind die Dinge, die quasi vom Band fallen oder oder ich irgendwas vergessen habe usw. Und ich kann mich mit mit sozusagen mit der Kreativität und und und. Dem wirklichen Fokus kann ich mich dann auf die roten Dinge konzentrieren.

Rayk: Sehr, sehr wertvoll und vor allem für jeden auch ohne Software. Einfach total praktisch und simpel umsetzbar. Also grandios. Und gerade was du gesagt hast, damit resoniere ich sehr. Wir sind ganz besonders. Bei uns ist alles ganz anders. Naja, anhand deiner Prozesse sieht man, dass es faktisch nicht so ist. Und hast du da vielleicht auch noch mal ein anderes Beispiel? Du hast gerade gesagt, du kannst mit derselben Firma, die sich um ihre Prozesse kümmert, das Dreifache letzten Endes auch an Produktivität schaffen schaffen. Hast du da vielleicht noch ein anderes Beispiel, wo sagen Hey, da war es eine ähnliche Situation oder da hat so ein Fokus auf die Prozesse auch so einen Hebel erzeugt.

Gero: Also es zieht sich wie ein wie ein roter Faden wirklich durch, durch alle möglichen Geschäfte hindurch. Und diese drei, diese Verdreifachung, die ist jetzt nicht immer möglich. Also wenn ich jetzt nehmen wir mal an, auf der Baustelle Wände und Decken baue. Ja. So. Da brauche ich halt meine Hände und und und. Die Arbeitszeit, um das tatsächlich zu tun? Ja, ich kann. Kann schlauer sein, Fehler zu vermeiden. Ich kann schlauer sein darin abzusprechen, was ich dort tatsächlich tue Oder eine Beobachtung. Zahnärzte, Zahnärzte Da gibt es den Effekt, dass die vergessen, typischerweise zu dokumentieren, was die denn tatsächlich tun mit deinen Zähnen und im Schnitt 10 bis 20 % zu wenig auf die Rechnung drauf schreiben, die dann von der Krankenkasse abgerechnet wird. Also es gibt so ein paar Stellschrauben, wo ich einfach durch Konsequenz beim Zahnarzt, dass ich ein besseres Template habe oder ein besseres Tool benutze, was mitschneidet und im Hintergrund mithört, wenn ich dort sozusagen mit dem Patienten rede. Was habe ich denn dort gesagt und mir das als Transkript sozusagen wieder zurückgibt, so dass ich das in der Dokumentation dann auch wirklich eintragen kann. Auf der Rechnung ja, aber da gibt es immer solche Hebel. Also dass ich 1020, 30 % rausholen kann, ist in den allermeisten Fällen der Fall. Eine Verdreifachung. If your lucky.

Rayk: Ja, aber allein dieses Gefühl zu haben, wie diese Kleinigkeiten und ich meine am Ende des Tages, wenn wir jetzt alle mal auf unseren Jahresabschluss gucken und sagen okay, 10 % mehr Gewinn. Ich glaube, da ist keiner traurig drüber. Und so wie du es gesagt hast, es sind ja sehr, sehr einfache Dinge, die dort hinten liegen. Wir sind schon fast auf der Zielgeraden. Eine letzte Sache, die mich noch interessiert von dir als Profi. Prozesse versus AI. Was denkst du, was es letzten Endes wirklich wichtig für uns unternehmen? Weil es jetzt so ist wie der der Heilsbringer für alles. Es kann alles lösen. Wie siehst du das aus deiner Perspektive.

Gero: Dass Prozesse und AI gehen Hand in Hand? Ich muss immer noch verstanden haben, was ich als Unternehmen tue und egal wie viel ich einsetze, ich muss ja immer den Blick hinter den Vorhang haben. Also ich muss ja am Ende des Tages, egal wie viel ich einsetze, auch verstehen, was die denn dort eigentlich tut. Und ich muss bewerten können, was die AI dort tut. So, und insofern ein Verständnis dafür, was in meinem Unternehmen wichtig ist und wie die Dinge abzulaufen haben, brauche ich mit AI umso mehr. Ja, und dann gibt es halt Berufe, wo AI einen riesen Effekt hat. Ja, das Befüttern meiner Marketingkanäle geht halt einfach wahnsinnig viel einfacher mit, weil ich dort halt sage okay, das ist die Message, die ich rausbringen will. Liebe produzier mir jetzt mal zehn Posts oder 20 Posts, die ich sozusagen im Tagestakt rausfeuern kann. Also für solche Dinge ist auch jetzt schon sehr, sehr gut. Oder die lästige Arbeit, dass ich irgendwelche Dinge formulieren muss oder Anträge schreiben muss oder was auch immer. Da ist natürlich wunderbar.

Rayk: Oder Dinge einmal ganz kurz mit kleinen Blick auf die Zeit, weil wir sind tatsächlich jetzt schon am Ende angekommen. Ich glaube, wir können uns noch Stunden über das Thema unterhalten. Wir lieben es beide. Deswegen, wenn wir jetzt sagen Hey, wir wollen mit dir in Austausch gehen, ja, wir wollen vielleicht auch noch mal mehr von dir erfahren. Du bist ja auch unterwegs und hilfst Menschen dabei, mehr Zugang zu dieser Welt zu bekommen. Wie können wir am besten mit dir in Kontakt treten? Und dann verabschieden wir uns.

Gero: Einfach auf LinkedIn. Gero Decker Es gibt nur zwei Gero Deckers auf der Welt und wahrscheinlich werdet ihr mich finden.

Rayk: Sehr gut. Gero. Vielen, vielen Dank, dass du deine Zeit mit uns geteilt hast. Ich freue mich auf das nächste Gespräch mit dir.

Gero: Vielen Dank.

Und wenn Du Ideen wie diese jetzt auch umsetzen möchtest, und wissen willst wie Dich selbst und Dein Unternehmen effizienter machst  dann lass uns sprechen. Buche Deinen Termin für eine Potentialanalyse unter raykhahne.de/austausch

• die Shownotes zu dieser Folge findest Du unter raykhahne.de/1325
• alle Links habe ich Dir dort aufbereitet und Du kannst die Inhalte der Folge noch einmal nachlesen

Danke, dass Du die Zeit mit uns verbracht hast.

Das Training ist vorbei, jetzt liegt es an Dir. Viel Spaß mit der Umsetzung.