Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten.
Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.
Jede Woche bekommst Du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit Du als Unternehmer noch besser wirst.
Danke das Du Die Zeit mit mir verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen.
In der heutigen Folge geht es um, Weniger ist Mehr – Wie Du Prozesse Vereinfachst und dadurch Deinen Erfolg steigerst.
Welche 3 wichtigen Punkte kannst Du Dir aus dem heutigen Training mitnehmen?
1. Warum weniger mehr ist
2. Wo Du Ressourcen einsparen kannst
3. Wie Du unnötige Prozessschritte erkennst
Du kennst sicher jemanden für den diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm, der Link ist raykhahne.de/1137 .
Bevor wir gleich mit der Folge starten, habe ich noch eine Empfehlung für Dich.
Diesmal in eigener Sache.
Wie lange hörst Du eigentlich schon den Podcast? Ich will ganz ehrlich zu Dir sein. Die meisten Unternehmer setzen einfach nicht um. Das liegt nicht daran, dass sie es nicht wollen, sondern eher daran, das es bei anderen immer so einfach aussieht. Oft fehlt die Struktur, das klare Vorgehen. Auch bei uns hat es viele Jahre gedauert ein so belastbares System aufzubauen. Genau deswegen können wir Dir zeigen, wie Du es schaffst mehr Zeit für Familie, Freizeit und Fitness zu haben. Da Du schon lange den Podcast hörst möchte ich Dir ein Angebot machen. Lass uns einmal für 15 Minuten locker über Deine aktuelle Situation sprechen und dann schauen wir wo Du aktuell die größten Hebel hast. Wie klingt das für Dich? Das ganze ist natürlich kostenfrei.
Wenn Du endlich einen Schritt weiter in die Umsetzung kommen willst, dann lass uns sprechen. Geh dazu auf raykhahne.de/austausch und buche Dir einen Termin. Da die Termine oft schnell vergriffen sind, empfehle ich Dir, jetzt direkt Deine Chance zu nutzen. raykhahne.de/austausch Buche Dein Termin und dann unterhalten wir uns.
Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten. Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.
Wir starten sofort mit dem Training.
Rayk: Das ist Folge 1137. Willkommen zur Unternehmerwissen in 15 Minuten. Mein Name ist Rayk Hahne. Ex Profisportler und Unternehmensberater. Jede Woche bekommst du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit du als Unternehmer noch besser wirst. Danke, dass sie Zeit mir verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen. In der heutigen Folge geht es um Weniger ist mehr. Wie du Prozesse vereinfachst und dadurch dein Erfolg steigerst. Welche drei wichtigen Punkte kannst du aus dem heutigen Training mitnehmen? Erstens, warum weniger mehr ist. Zweitens, wo du Ressourcen einsparen kannst und drittens, wie du unnötige Prozessschritte erkennst. Du kennst sicher jemanden für diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm. Der Link ist raykhahne.de/1137. Hallo und schön, dass du wieder dabei bist. Du kennst sicherlich auch Du willst mehr Zeit haben, aber irgendwie sind deine Strukturen, deine Prozesse gar nicht so richtig darauf ausgelegt, dass es entspannter geht. Du weißt, es müsste gehen, aber dir fehlt einfach das Wie. Und genau an dieser Stelle möchte ich ein paar Punkte mitgeben, mit denen du das für dich nochmal überprüfen kannst. Und vielleicht auch den einen oder anderen Impuls, wo du sagst Stimmt, wenn ich den jetzt so konsequent umsetze, dann wird mein Leben auf jeden Fall dramatisch leichter. Also lass uns loslegen. Eine Sache, die sehr, sehr wichtig zu verstehen ist, dass die Standardisierung von Abläufen und Prozessen zwangsweise immer dazu führt, dass du mehr schaffen kannst und vor allem, dass du ein höheres Gütelevel bekommst.
Rayk: Und egal, ob du da jetzt irgendwie im handwerklichen Bereich unterwegs bist, ob du jetzt in der klassischen Dienstleistung, in der Produktion. Überall ist Standardisierung von Abläufen maßgeblich dafür, wie gut du etwas hinbekommst. Einfaches Beispiel Wenn du jetzt bei dir zu Hause bist und sagst mir ist irgendwie kalt, hast du zwei Möglichkeiten. Ziehst du eine Jacke oder ein paar Socken an oder du drehst die Heizung hoch. Egal ob es jetzt ein Thermostat ist, ob es über die App ist oder was auch immer. Du drehst einfach die Heizung hoch und zack, wird es mollig warm. Und es ist schön, dass ein standardisierter Ablauf ein Prozess über den nicht einmal Gedanken machst. Wenn du hingegen siehst, wie das ganze Spiel noch vor gut 100 Jahren aussah, da musste jemand entweder in den Keller gehen, die Kohlen hochholen und die entsprechend in den Ofen werfen, dann entsprechend anheizen, noch mal pusten, dann entsprechend alles zumachen. Es hat eine Weile gedauert, oder wenn vielleicht 150 Jahre zurückgehen, da musste jemand erst den Baum hacken, dann musste das Holz getrocknet werden, dann musste es entsprechend gespalten werden und dann musste das Holz hochgeholt werden, um dann entsprechend verbrannt zu werden, damit es warm ist. Du siehst also diese Abläufe, diese Strukturen, die greifen überall. Und ich bin mir relativ sicher, du bist in der Lage, ein Auto zu fahren, aber überhaupt nicht in der Lage zu erklären, wie es funktioniert, geschweige denn überhaupt irgendwie an diesem Fahrzeug irgendwas anderes zu machen, als vielleicht den Scheibenwischer zu bedienen, das heißt zu verstehen, wie das ganze Fahrzeug aufgebaut ist.
Rayk: Das fällt dir schwer. Und genau das ist ein ganz, ganz wesentlicher Part. Wenn du das System jetzt mal auf deine eigene Arbeit überträgst, auf dein eigenes Unternehmen und dir dann die Frage stellst wie viele Abläufe haben wir eigentlich? Wie viele Standards haben wir? Haben wir überhaupt wie bei so einem Fahrzeug wirklich auch so eine Gebrauchsanweisung, wo man dann auch klipp und klar sieht, wie entsprechend das Blinklicht benutzt wird, wie die Kupplung funktioniert, all diese Dinge? Oder machen wir das halt einfach so, wenn du keine klaren Abläufe hast, wenn du keine Standards hast, wirst du immer die Schlagzahl automatisch verschlechtern und du wirst eine schlechtere Qualität haben. Wenn du jetzt in der Lebensmittelproduktion bist, dann ist es relativ schwierig, dass jeder Apfel gleich aussieht oder dass jeder Müsliriegel gleich aussieht, wenn du nicht einen standardisierten Ablauf dafür hast. Das heißt, im Produktionsschritt musst du natürlich darauf achten, welche Dinge sollen rein, welche sollen raus? Und ich kann es dir wirklich nur empfehlen. Geh da mal rein und guck dir irgendwie bei irgendwelchen Wissenssendungen einfach mal was an Wie sieht eigentlich so eine Produktionsstrecke aus? Und dann kriegst du auch ein Gefühl dafür, wie viele Teilschritte notwendig sind, damit das Ganze funktioniert und auch dort gerade die Automobilhersteller. Standardisierte Abläufe haben überhaupt erst dazu geführt, dass nicht jedes Auto explodiert, sondern du ganz entspannt einsteigen kannst und weißt, dass es fährt.
Rayk: Ein weiteres Thema, was auch sehr, sehr häufig natürlich vernachlässigt wird, ist das Thema Priorisierung von Kernprozessen. Ganz häufig, gerade wenn so Unternehmer bei uns anfangen, wissen sie gar nicht, was ihre Kernprozesse sind. Das heißt, es wird halt irgendwie alles immer so gemacht. Aber was sind die Dinge, die wirklich wichtig sind? Essenziell. Und ich kenne es aus meiner eigenen Vergangenheit, dass meine Selbstständigkeit begonnen hat. Da war mir gar nicht klar, was meine Kernprozesse sind. Ist jetzt die Auftragserledigung. Mein Kernprozess ist das Marketing. Mein Kernprozess. Vertrieb machen. Ja. Muss ich. Buchhaltung kümmern. Was ist jetzt eigentlich mein Kernprozess? Und das verändert sich. Je größer du wirst, desto anders gelagert sind deine Prozesse in deiner Verantwortung als Geschäftsführer, aber auch in deinem Unternehmen. Nichtsdestotrotz ist es so, dass Akquise und Vertrieb immer einer der Hauptprozesse ist. Wenn der nicht läuft, kann alles andere gar nicht greifen. Das heißt, das ist aus meiner Sicht auch der wichtigste Prozess, dass du in der Lage bist, regelmäßig neue Kunden zu gewinnen. Auf der anderen Seite musst du natürlich auch in der Lage sein, entsprechend einen gleichbleibend guten Job zu machen. Kannst du das gewährleisten? Super, dann Feuer frei. Kannst du es nicht gewährleisten, dann weißt du, musst du an deinen Kernprozessen arbeiten. Also einfach ein Gefühl dafür zu haben. Welche deiner Prozesse sind wirklich wichtig und vor allem auch wie gut laufen die? Kleiner Tipp von mir an der Stelle Wir machen das immer über ein Ampel code, das heißt Rot ist schlecht.
Rayk: Gelb ist okay. Grün ist super. Geh doch einfach mal die Themen bei dir durch. Ganz, ganz grob. Marketing, Vertrieb, Controlling, Personal, Auftragsarbeiten. Geht einfach mal so grob durch. Schreib dir das einmal für dich auf, was du denkst, was deine Kernprozesse sind. Und dann packt er einfach mal die Farben drauf Rot, gelb, grün und dann wirst du relativ schnell Ernüchterung bekommen. Erfahrungsgemäß. Wie gut du überhaupt aufgestellt bist. Ja, das heißt dort einfach für dich das Gefühl zu bekommen Hey, wo habe ich dort noch Optimierungspotenzial? Und vielleicht macht es Sinn, mal einen Unternehmensberater zur Hand zu holen, der mir hilft, die Sachen von Rot auf Gelb zu bringen und von Gelb in Richtung Grün, damit mein Unternehmen Unternehmerleben auch entsprechend leichter läuft. Weiteres Thema war es natürlich auch. Sehr, sehr spannend ist das Thema Prozessbewertung. Das heißt, dieses Rot Gelb Grün verändert sich natürlich auch. Das heißt, früher, als du angefangen hast und vielleicht alleine unterwegs warst, da hattest du irgendwie alle Prozesse direkt bei dir und du hast überall Einblick gehabt. Dann hattest du vielleicht irgendwie mal 5 bis 10 Mitarbeiter, dann vielleicht 20, 30 und dann hast du vielleicht auch mal 100 Mitarbeiter. Irgendwann stellst du fest Ich habe eigentlich gar keine Ahnung mehr, was hier eigentlich alles läuft.
Rayk: Das ist auch vollkommen okay, weil du sollst ja gar nicht wissen, was überall funktioniert. Aber du musst in der Lage sein, eine Bewertung durchzuführen. Das heißt, du brauchst irgendein Feedbacksystem aus deinem Unternehmen, um einzuschätzen. Läuft das gerade extrem gut oder läuft das gerade extrem schlecht? Und da kannst du einfach verschiedene Kennzahlen festlegen. Also daher auch quasi ein Dashboard überführen, eine Gesamtanzeige, wo du siehst, hey, das sind meine Vertriebszahlen zum Beispiel, das sind meine Marketingzahlen, das ist meine Mitarbeiterzufriedenheit und überall kommen so Punktwerte rein und auch dort einfach mit Rot Gelb Grün. Hey, gelber Bereich, mal hingucken, mal schauen, mal nachfragen stellen. Grüner Bereich top. Läuft erstmal gerade. Kein Fokusthema. Roter Bereich, Handlungsbedarf. So ein Dashboard entwickelt sich über die Zeit aber auch dort einfach mal den ersten Aufschlag zu machen und zu legen. Was sind denn überhaupt die Prozesse, die ich habe, die regelmäßig durchlaufen und wie gut sind die? Wenn man dann merkt das nicht gut, das nicht gut, das nicht gut, alles klar, dann weißt du ganz genau, was es bedeutet, am Unternehmen zu arbeiten und nicht darin. Was natürlich auch immer schön ist, wenn man sich so die großen Konzerne anguckt, dass jeder Prozessschritt irgendwie genehmigt werden muss. Es gibt einfach so Fallback Situation, das heißt man ist immer wieder so gefordert Hey, erstmal nachfragen, erstmal gucken. Je kleiner ein Unternehmen ist, desto weniger macht so ein Handlungsschritt Sinn.
Rayk: Aber manchmal ist er einfach aus der Vergangenheit heraus zugewachsen. Das heißt, ob es Budgets sind, ob es Freigaben sind, all diese Dinge. Da gibt es einfach Limits, die gezogen werden müssen. Und wenn du sagst, okay, bis 5.000 € kann jeder Mitarbeiter selbst entscheiden ja okay, super bis 10.000 € oder bei manchen ja vielleicht nur bis 500 €. Einfach Richtlinien einzuziehen und zu sagen okay, bis dahin ist alles in deinem Ermessen und bei anderen Dingen auch entsprechend nicht, weil auch dort seien wir wieder sehr, sehr klar in der Thematik. Wenn jeder Mitarbeiter mit nur einer Sache pro Tag zu dir kommt, dann wirst du nicht mehr in der Lage sein, handlungsfähig Entscheidungen zu treffen. Das war deine Aufgabe als Unternehmer. Das heißt auch hier wieder auf die andere Seite zu gehen und zu gucken, wo kann ich meinem Team einfach mehr Freiheiten geben, wo kann ich ihnen Verantwortung übertragen, Wo kann ich ihnen die Möglichkeit geben, dort selber Entscheidungen zu treffen und ja, damit auch mal letzten Endes Sachen zu verbocken? Aber auf der anderen Seite auch daran zu wachsen, weil nochmal Fehler sind absolut normal und sie gehören dazu. Aber es ist wichtig, dass du die Verantwortung auch überträgst, weil überleg doch mal wie viele Fehler machen wir jeden Tag als Unternehmer? Dutzende. Du weißt immer erst, ob eine Entscheidung schlecht war im Nachgang. Und das ist doch vollkommen okay. Das heißt, gib deinen Leuten einfach die Verantwortung.
Rayk: Erkläre ihnen, warum das jetzt wichtig ist und in welcher Art und Weise du die Dinge dir vorstellst und erwartest. Und dann Let it go! Lass die Sachen passieren. Alle Sachen mal durch genehmigen zu müssen, macht gar keinen Sinn, kostet nur wahnsinnig viel Zeit und lähmt dramatisch die Entwicklung deines Unternehmens. Was natürlich auch ein sehr, sehr spannender Punkt ist. Und da musst du für dich mal wirklich auch kritisch reinhorchen. Hast du unnötige Schritte, die gerade passieren? Also gerade im Verwaltungsbereich denkt man immer so Nee, nee, da sind wir gut aufgestellt und manche riechen, das ist der schlimmste Bereich. Aber was machst du, um so unnötige Prozessschritte zu eliminieren? Denn wenn du dir jetzt einfach mal vorstellst, es gibt halt zwei Wege, wie du irgendwie einen Kreis voll machen kannst, Du ganz einfach. Punkt für Punkt, für Punkt, für Punkt für Punkt. Ein Kreis ist letztendlich nichts anderes als 360 Punkte aneinander aufgereiht. Oder du fährst halt einfach gleich einmal rum. Es gibt den geraden Weg und es gibt den Weg über die Kurve. Jetzt musst du die Frage stellen Weiß dein Team überhaupt den geraden Weg oder kennen sie nur den Weg über die Kurve? Dann ist das der Weg, den Sie kennen, den Sie vielleicht gut finden. Aber er dauert vielleicht auch dramatisch länger, teilweise auch unnötig. Oder es sind Dinge in Prozessen mit eingebettet, die aus der Vergangenheit gewachsen sind. Aber es haben sich die Grundlagen verändert und es wird immer noch so gemacht.
Rayk: Alles Dinge, wo man sagt Hm, das brauche ich in der Form ja gar nicht. Sehr gut. Also an der Stelle einfach noch mal gucken, wo siehst du in deiner aktuellen Prozesslandschaft Dinge, die aus deiner Sicht unnötig sind? Und das besonders schön, wenn man das mal mit dem Team gemeinsam reflektiert. Weil häufig kriegst du aus dem Team die besten Antworten. Aber oft ist es auch so, dass man sehr, sehr schön zu sehen. Die Leute haben das Gefühl, ich wurde ja nicht gefragt, also bin ich nicht wichtig. Und wenn ich das einbringe, dann muss ich mich nachher darum kümmern. Und diese Haltung zu verändern, zu sagen Hey, du sollst natürlich Prozessschritte eigenständig voranbringen. Du sollst natürlich proaktiv hier Handlung übernehmen und daran wirst du auch ein Stück weit gemessen. Wie gut du das Ganze weiterentwickelst, desto besser kann das Ganze am Ende des Tages auch umgesetzt werden. Dieser Punkt ist mir besonders wichtig, ist für mich noch einmal verdeutlichen Je einfacher ein Prozess ist, desto schneller und effizienter kann er erledigt werden. Andersrum Je komplexer ein Prozess ist, desto häufiger wird er dazu führen, dass Fehler entstehen. Es liegt also allein an dir. Wie viel Prozess schaffst du in deinem Unternehmen auch bereit bist zu ertragen? Das heißt, ob es jetzt bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern ist, ob es jetzt bei strategischen Entscheidungen ist, ist vollkommen egal. Je mehr Stufen deine persönliche Treppe hat, desto länger wirst du brauchen, um da entsprechend oben anzukommen.
Rayk: Das heißt, hier immer mal wieder ranzugehen und sagen okay, wir haben uns jetzt weiterentwickelt, wir haben neue Themen erschlossen. Ich gucke jetzt einfach mal, inwieweit diese alten Themen mir vielleicht gar nicht mehr dienlich sind. Das macht wahnsinnig viel Spaß. Ich persönlich. Ich liebe ausmisten und gerade bei Prozessen einfach mal durchzugehen ist da mal einen halben Tag Zeit zu nehmen in der Woche und sagen okay, jetzt setze ich mich da mal hin, dann bügel ich das einmal alles gerade. Dann arbeite ich in der kommenden Woche daran, diese Sachen zu verbessern und zack, schaffe ich es so Schritt für Schritt für Schritt mit kleinen Arbeitsanleitungen, mit kleinen Dingen. Dort auch eine regelmäßige Verbesserung. Und jetzt weiter im Text. Das heißt, du kannst wirklich ganz, ganz stumpf durchgehen, Einfach sagen okay, Kernprozesse nehme ich mir jetzt raus und ich überprüfe, welche Prozesse aus deiner persönlichen, subjektiven Wahrnehmung jetzt gerade gut laufen und welche nicht. Willst du ein objektives Bild, habe ich gleich eine Empfehlung für dich, aber einfach mal nur für dich. Hast du das Gefühl, dass dieser Prozessschritt gerade wirklich gut ist, wirklich extrem gut läuft oder hast das Gefühl naja, so richtig läuft das nicht rund so und das in Einklang zu bringen wird dir schon mal sehr, sehr viel Erkenntnis geben. Und auf der anderen Seite natürlich auch zu schauen Hältst du diese Sachen auch schriftlich fest oder machst du das? Versuchst das Wasser immer mit den Händen zu tragen? Oder nimmst du wirklich auch ein Gefäß? Das heißt auch hier schriftliche Dokumentation, Video, Anleitung, all diese Sachen auch in eine Landschaft zu überführen, wo sie auch maßgeblich funktionieren und vor allem, wo auch andere Menschen außer dir Zugriff darauf haben.
Rayk: Das ist an der Stelle auch noch mal absolut kriegsentscheidend. Insofern ja, setz dich noch mal gezielter mit genau diesen Themen auseinander. Welche Versprechen wirst du einen dramatischen Sprung nach vorne machen können? Deswegen fassen wir drei wichtigsten Punkte noch einmal zusammen. Erstens Vereinfache so stark es geht. Zweitens Nutze Feedbackschleifen und drittens aktualisiere regelmäßig deine Prozesse. Wenn du jetzt sagst Alles klar, ich will da wirklich ran, ich will da was verändern, weil ich davon überzeugt bin, dass ich mit besseren Prozessen weniger arbeiten müsste und vor allem mehr Gewinn mache. Dann zögere jetzt nicht. Gehe auf raykhahne.de/austausch. Lass uns einmal schauen, wo du momentan stehst und vor allem wie die nächste Stufe aussieht. Und dann können wir dich gemeinsam aufs nächste Level bringen. raykhahne.de/1137 Die Chance dieser Frage findest du unter raykhahne.de/austauschLinks und Inhalte habe ich dort zum Nachlesen noch einmal aufbereitet. Danke, dass Sie Zeit mit mir verbracht hast. Das Training ist jetzt vorbei. Jetzt liegt es an Dir und damit viel Spaß bei der Umsetzung.
- die Shownotes zu dieser Folge findest Du unter raykhahne.de/1137
- alle Links habe ich Dir dort aufbereitet und Du kannst die Inhalte der Folge noch einmal nachlesen
Danke, dass Du die Zeit mit mir verbracht hast.
Das Training ist vorbei, jetzt liegt es an Dir. Viel Spaß mit der Umsetzung.