1352: 200 Belege in 7 Minuten: So verändert KI Deinen Unternehmeralltag mit Thomas Hutter

Das ist Folge 1352 mit Thomas Hutter – langjähriger Digital-Marketing-Experte, Unternehmer und heute Managing Partner eines neu gegründeten KI-Unternehmens. Nach dem erfolgreichen Verkauf seiner Agentur beschäftigt er sich heute damit, wie Unternehmen KI und Automatisierung wirklich sinnvoll einsetzen – nicht als Spielerei, sondern um Zeit zu sparen, effizienter zu werden und schneller zu wachsen.

Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten.

Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.

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Danke das Du Die Zeit mit mir verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen.

In der heutigen Folge geht es um, 200 Belege in 7 Minuten: So verändert KI Deinen Unternehmeralltag

Welche 3 wichtigen Punkte kannst Du Dir aus dem heutigen Training mitnehmen?

1. Warum KI nicht bei allem hilft

2. Wie Du das Thema KI angehen musst

3. Was Deine Arbeit wirklich wert ist

Du kennst sicher jemanden für den diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm, der Link ist raykhahne.de/1352.

Rayk: Willkommen! Thomas Hutter, bist du ready für die heutige Trainingseinheit?

Thomas: Ja, klar.

Rayk: Sehr gut, sehr gut. Dann lass uns gleich starten – und zwar mit den drei wichtigsten Punkten, die wir über dich wissen sollten: in Bezug auf deinen Beruf, deine Vergangenheit und etwas Privates.

Thomas: Beruf: Managing Partner bei Elevate, einer neu gegründeten Firma, die Unternehmen dabei hilft, rund um das Thema KI Fuß zu fassen. Effizienz steht im Vordergrund, und Wachstum.

Vergangenheit – was ich gemacht habe: Ich habe mich sehr, sehr lange mit Digital Marketing auseinandergesetzt, Schwerpunkt Social Media. Ich war lange der „Facebook-Papst“ im deutschsprachigen Raum – jedenfalls wurde ich so betitelt. Ich habe meine Agentur dann allerdings vor viereinhalb Jahren verkauft und bin jetzt Anfang dieses Jahres komplett aus dem Thema ausgestiegen.

Und privat: sehr viele Interessen, zwei Teenager-Töchter, 13 und 16 – von daher wird es fast nie langweilig. Plus eine französische Bulldogge und eine junge Freundin. Also, es läuft immer was.

Rayk: Sehr, sehr cool. Also, verhandeln kannst du auf jeden Fall – mit zwei pubertierenden Mädels zu Hause ist man schon sehr cool. Und deine spezielle Expertise: Du hast gerade gesagt, du warst einer der führenden Köpfe im ganzen digitalen Marketingumfeld und hast das Thema dann umgemünzt. Wie kann die KI uns weiterentwickeln? Hol uns mal ein bisschen ab – was genau macht ihr da, was gebt ihr den Menschen weiter?

Thomas: Also, ich habe mich ja sehr lange mit Digital Marketing auseinandergesetzt. Nach dem Verkauf der Firma war die Verbindung zur Automatisierung und zu KI eigentlich meine Haupttätigkeit – nebst der Übergabe des Geschäfts an Personen aus der zweiten Führungsriege.

Ich fand das Thema unheimlich spannend, habe dann aber auch in ganz vielen Gesprächen mit Kolleginnen und Kollegen gemerkt, dass es sehr herausfordernd ist und viele die Zusammenhänge nicht verstehen. Man hat unheimlich viele News in diesem Bereich, und dann zu filtern: Was bringt mir tatsächlich etwas? Was sind Spielereien, was muss ich gar nicht beachten?

Ich fühlte mich ein bisschen zurückversetzt in die Zeit, als ich mit Social Media begonnen habe – das war vor 18 Jahren, das steckte in den Kinderschuhen. Da musste man auch unheimlich viel erklären, Zusammenhänge herstellen und Dinge auch mal ausreden. Denn nicht alles, was man machen kann, ist immer sinnvoll.

Ich dachte mir: Gut, Übersetzungsleistung musstest du in anderen Themen auch schon bringen, im Thema bin ich fit, mein Kollege in der neuen Firma ist auf dem Thema relativ fit – also lass es uns versuchen. Und irgendwo mit knapp 50, auch mit einem sehr erfolgreichen Exit, fühlt man sich dann doch noch ein bisschen zu jung, um ganz aufzuhören.

Rayk: Sehr cool. Wir gehen gleich noch ein bisschen tiefer rein, weil KI ja ein sehr weites Feld ist. Du hast gerade schon gesagt, man muss Dinge auch mal ausreden – wir sehen bei Instagram alle die tollen Reels, die so schön funktionieren. Was davon Realität ist, steht dann aber auf einem anderen Blatt. Aber hol uns mal ab: Du hattest ja auch herausfordernde Zeiten. Was war deine berufliche Weltmeisterschaft, dein unternehmerischer Tiefpunkt – und wie bist du da rausgekommen?

Thomas: Tiefpunkte gab es eigentlich immer wieder mal, gerade wenn du in einem Thema etwas aufbaust. Das Verhalten rundherum in der Bubble – wo du siehst, „oh, alle sind schon so weit“ – und dann hast du wieder den Realitätscheck im normalen Leben.

Corona war sicherlich schwierig, da hatten wir relativ schnell Umsatzeinbußen, weil wir viele Tourismuskunden hatten. Aber ein richtiger Tiefpunkt war dann gefühlt etwa ein Jahr nach dem Verkauf der Firma. Ich hatte zwar immer noch sehr viel Verantwortung und auch das Sagen, aber du merkst: Es ist nicht mehr dein Baby, rein auf der Gefühlsebene. Das war vielleicht kein ökonomischer Tiefpunkt, aber gefühlsmäßig eine herausfordernde Zeit.

Rayk: Danke, dass du das so transparent teilst. Die meisten Menschen denken: Er hat das Unternehmen erfolgreich verkauft, ist doch toll, jetzt kann er reisen und alles Mögliche machen. Aber genau wie du sagst – es ist wie bei den Kindern, wenn man sie nach draußen gibt: gemischte Gefühle. Und gerade, wenn du noch Mitverantwortung hast. Du hast ja gesagt, du hast die Firma noch knapp drei Jahre begleitet, aber theoretisch mehr vom Beifahrersitz als direkt am Steuer.

Als wir vorhin gesprochen haben – KI ist schwer zu verdauen, es gibt sehr unterschiedliche Levels, unterschiedliche Wahrnehmungen und viel Nebel, weil draußen noch keiner einen klaren Plan hat –, da hast du etwas sehr Schönes gesagt: Es lohnt sich, sich einfach mal Use Cases anzuschauen, ein paar Beispiele. Kannst du da ein bisschen tiefer reingehen? Was genau meinst du damit, und wie können wir Teil davon werden?

Thomas: Das ist sehr gut gesagt. Die Level, wie tief man sich mit KI auseinandersetzt, sind sehr unterschiedlich. Häufig scheitert die Fantasie, was man damit machen kann, eigentlich daran, dass man nicht weiß, was alles möglich ist. Fehlendes Wissen über die Möglichkeiten – und entsprechend schwierig zu abstrahieren: Was heißt das für mich im Unternehmen?

Wir haben darum bei uns auf der Website einen Member-Bereich eingerichtet. Da kann man sich kostenlos registrieren, der Inhalt ist komplett frei. Wir haben in etwa 15 verschiedenen Branchen, Kategorien und Unternehmensbereichen eine Use-Case-Bibliothek aufgebaut. Das dreht sich nicht alles nur um KI – teilweise geht es auch um Automatisierung oder um die Verbindung von Automatisierung mit KI. Da sind ganz viele Fälle erklärt, was man machen kann.

Ich finde es bei diesem Thema extrem wichtig, sich mal ein Bild zu machen: Was sind überhaupt die Möglichkeiten? Dann bekommt man auch ganz gut ein Gefühl dafür, was das für den eigenen Alltag heißt.

Rayk: Sehr cool – und gerade das, was du sagst: erst mal ein Gefühl dafür bekommen. Ich ertappe mich selbst regelmäßig dabei: Man sieht ein tolles Reel und denkt, „krass, wie geil die schon alle unterwegs sind und wie gut das funktioniert“. Aber was heißt das eigentlich für mein Tagesgeschäft? Wenn man selbst mit Marketing zu tun hat, ist man davon schon angezogen. Aber das nützt mir nichts, wenn ich meine Abrechnung machen oder große Datenmengen verarbeiten muss.

Hast du vielleicht ein praktisches Beispiel, wo du sagst: Das ist relativ simpel umzusetzen, dafür braucht man nicht viel technisches Verständnis, es hat aber einen enorm großen Hebel – und die Leute wissen einfach nicht, dass das mittlerweile eine Maschine machen kann?

Thomas: Ein ganz einfaches Beispiel, aus Faulheit selbst ausprobiert: Ich hasse Spesenabrechnungen. Ich habe das schon immer gehasst und immer meiner Assistentin delegiert. Jetzt gründest du eine neue Firma, hast Belege, die in verschiedenen Konstellationen zusammenkommen – PDF, mal ein Foto.

Ich habe mir dann ein Verzeichnis gebaut und da alle Belege reingelegt: Bilder, PDFs etc. – Bewirtungsspesen, Benzin, Lizenz-Abos und so weiter. Und dann habe ich in dem Fall Claude gesagt: „Schau mal, in diesem Verzeichnis liegen Spesendokumente. Erstell mir bitte ein Excel-File, trag da alle Beschreibungen ein – also worum es geht, Betrag, Summe, Mehrwertsteuer-Code. Falls es eine Fremdwährung ist, braucht es keinen Mehrwertsteuer-Code. Und schreib das Datum dazu, den Namen dazu. Und wenn du dir nicht sicher bist, mach den Eintrag bitte rot.“

Knapp 200 Belege – rund sieben Minuten. Drei Einträge waren rot: zwei, weil die Mehrwertsteuerregel nicht gegriffen hat – das waren tatsächlich ausländische Anbieter mit Dollarkurs, aber Schweizer Mehrwertsteuer, nur weil es internationale Unternehmen sind. Und ein Bild war fotografisch nicht ganz sauber aufgenommen.

Rayk: Krass. Wenn wir uns das mal auf der Zunge zergehen lassen – ich rechne solche Sachen ganz gerne in Stunden: 200 Belege händisch durchgucken, in eine Datei überführen, sauber anordnen …

Thomas: Da kannst du mindestens eine Minute pro Beleg reinlegen – vielleicht sind es auch mehr.

Rayk: Ich würde sagen, damit bist du ehrlicherweise schon ziemlich zügig. Ich habe Steuerfachangestellter gelernt, ich habe das Zehnfingersystem ganz gut im Griff – aber wenn du ein bisschen langsamer bist, sind es auch zwei Minuten. 200 mal zwei Minuten: Da ist der Nachmittag weg.

Und was ich besonders interessant finde: Das ist so eine Tätigkeit, wo viele Unternehmer von sich aus sagen „Ja komm, das mach ich mal eben so.“ Das heißt, wir rechnen gar nicht den Mitarbeiter-Stundensatz, sondern den Unternehmer-Stundensatz. Und du hast gerade ein Werkzeug an die Hand gegeben, mit dem ich locker einen vier- bis fünfstelligen Betrag relativ easy einsparen kann – die 200 Belege sind ja nur ein Ausschnitt, übers Jahr kommen einige mehr zusammen. Die wenigsten Unternehmer rechnen leider so; sie sehen immer nur die Kosten, die tatsächlich rausgehen.

Hast du vielleicht noch ein anderes Beispiel, wo du sagst: Das macht ein Unternehmer ganz häufig, obwohl er es gar nicht mehr machen müsste?

Thomas: Also, so etwas machst du in der Regel ja noch außerhalb deiner regulären Arbeitszeit – optimalerweise am Sonntagmorgen oder so, wo dann genau die Zeit mit der Familie fehlt.

Ich bin ein extremer Fan des Pareto-Prinzips, also dieser 80/20-Regel – darum haben wir das auch im neuen Firmennamen drin. Ich überlege mir bei ganz vielen Dingen: Muss ich das machen? Ich habe für mich gesagt: Okay, jede Stunde, in der ich arbeite, rechne ich mal gegen 150 € – das ist mir meine Stunde wert. Und dann frage ich mich bei vielen Dingen: Lohnt sich dieser Aufwand, wenn ich das selber mache? Oder ist es unterm Strich vielleicht sogar billiger, wenn ich das jemand anderem gebe, der auch Geld dafür verlangt?

Wenn ich diese Rechnung häufig mache, habe ich nämlich auch sehr viel Freizeit – und kann die Zeit, die fürs Unternehmen zur Verfügung steht, optimalerweise für Kunden einsetzen, wo ich den Gegenwert dann auch wieder monetär habe. So habe ich wesentlich weniger Probleme mit der Work-Life-Balance bzw. mit der Familie.

Das höre ich bei ganz vielen Unternehmerkollegen immer wieder: „Mir fehlt die Zeit“ und so weiter. Ich behaupte einfach: Da darf man nicht immer nur geizig sein, sondern muss die eigene Zeit dagegenrechnen – die ist dann verdammt wertvoll.

Rayk: Absolut – Wasser auf meine Mühlen, tolle Beispiele. Jetzt sagt der eine oder andere natürlich: „Oh Mensch, ChatGPT, Claude – es gibt so viele Sachen, wo soll ich anfangen?“ Das wirkt ja schon sehr monströs, und wie du sagst: Man guckt links und rechts und denkt, die anderen seien schon viel weiter, jetzt mache es auch keinen Sinn mehr anzufangen. Kannst du in den letzten 60 Sekunden mal sagen, wie ich da am besten reinkomme? Wie nehme ich den Startschuss, auch wenn ich das Gefühl habe, die anderen sind schon ein bisschen weiter?

Thomas: Ein guter Ansatz ist, zu überlegen: Was sind Dinge, die ich regelmäßig mache und nicht wirklich gerne mache? Die analysieren – und vielleicht sogar die KI fragen: Wie könnte ich dieses Problem lösen? Denn häufig kann sie einem das auch ganz gut erklären. Und dann Schritt für Schritt Dinge angehen, die genau in diese Richtung gehen: etwas, das regelmäßig und immer wieder gleich anfällt und das ich nicht gerne mache.

Rayk: Sehr cool, Thomas – wirklich richtig toll, wie du das alles zusammenbringst. Wenn wir jetzt sagen: „Hey, wir wollen da tiefer einsteigen“ – du hattest von der kostenlosen Plattform gesprochen, wo man sich diese Use Cases mal angucken kann: Wo finde ich die, wie heißt sie? Und dann verabschieden wir uns.

Thomas: Optimalerweise mal auf member.aighty20.com gehen – und im Member-Bereich kostenlos registrieren. Wir verlangen zwar ein paar Daten, aber der Rest ist kostenlos. Da gibt es von Use Cases über Glossare mit den verschiedenen Begriffen, über Prompt-Generatoren bis hin zu Tausenden von Beispiel-Prompts, die man nutzen kann. Einfach mal registrieren und sich schlau machen. Und wenn man den einen oder anderen Case durchspielen will: Ein ROI-Calculator kann unter Umständen helfen, auch mal kein Geld unnötig zu investieren.

Rayk: Sehr cool. Thomas, vielen, vielen Dank, dass du deine Zeit und deine Erfahrung mit uns geteilt hast. Ich freue mich aufs nächste Gespräch mit dir.

Thomas: Danke vielmals.

Und wenn Du Ideen wie diese jetzt auch umsetzen möchtest, und wissen willst wie Dich selbst und Dein Unternehmen effizienter machst  dann lass uns sprechen. Buche Deinen Termin für eine Potentialanalyse unter raykhahne.de/austausch

• die Shownotes zu dieser Folge findest Du unter raykhahne.de/1352
• alle Links habe ich Dir dort aufbereitet und Du kannst die Inhalte der Folge noch einmal nachlesen

Danke, dass Du die Zeit mit uns verbracht hast.

Das Training ist vorbei, jetzt liegt es an Dir. Viel Spaß mit der Umsetzung.