Das ist Folge 983 mit unserem Geschäftsführer und Prozessprofi Pascal Laub.
Willkommen zu Unternehmerwissen in 15 Minuten.
Mein Name ist Rayk Hahne, Ex-Profisportler und Unternehmensberater.
Jede Woche bekommst Du eine sofort anwendbare Trainingseinheit, damit Du als Unternehmer noch besser wirst.
Danke das Du Die Zeit mit mir verbringst. Lass uns mit dem Training beginnen.
In der heutigen Folge geht es um, 20 Arbeitsstunden pro Monat sparen mit einem einfach Trick.
Welche 3 wichtigen Punkte kannst Du Dir aus dem heutigen Training mitnehmen?
1. Womit Du beginnen solltest.
2. Welchen Hebel Prozesse haben.
3. Wieso Hausaufgaben sich lohnen.
Du kennst sicher jemanden für den diese Folge unglaublich wertvoll ist. Teile sie mit ihm, der Link ist raykhahne.de/983 .
Bevor wir gleich mit der Folge starten, habe ich noch eine Empfehlung für Dich.
Wie gut kennst Du Dich eigentlich? Ist es Dir mal aufgefallen, dass Du in manchen Situationen sehr souverän bist und in manchen Dich benimmst wie ein absoluter Anfänger? Mir ging es lange Zeit so, und ich habe nie verstanden warum. Bis ich einen Persönlichkeitstest gemacht der mir genau gezeigt hat, in welchen Situationen ich meine Qualitäten spielen kann und wie ich mich verhalten muss, wenn mir das Wasser bis zum Hals steht. Genau so einen Test haben wir für Dich vorbereitet. Und nicht nur das! Du bekommst nicht nur eine Einschätzung welcher Unternehmertyp Du bist, sondern auch eine Auswertung wie Du am besten Deine Qualitäten einsetzt und vor allem damit Deine Arbeitszeit reduzierst. Allein die Erkenntnis, wie Du in gewissen Situationen reagieren musst, wird Dir unglaublich viel Arbeitszeit einsparen. Der Test dauert gerade einmal 3 Minuten zum ausfüllen und Du bekommst sofort Deine Auswertung zu Deinen Eintragungen. Gehe auf raykhahne.de/test und fordere Dir Deine Auswertung an. Wer schnell ist bekommt auch eine individuelle Auswertung mit meinem Expertenteam. raykhahne.de/test
Rayk: Willkommen Pascalau, Bist du ready für die heutige Trainingseinheit?
Pascal: Rayk Ja,
Rayk: Sehr gut. Sehr gut. Dann lass uns gleich starten. Du hast genau welche Funktion bei uns in der Company.
Pascal: Ich kümmere mich um die Prozesse bei uns. Um die Weiterentwicklung in der IT. Okay, sehr gut. Und vielleicht noch mal ganz kurz. Du bist der Geschäftsführer, auch bei LH Unternehmerwissen. Vielleicht noch so ein, zwei Sachen. Ganz kurz Vergangenheit. Privates, damit die Leute ein Bild von dir haben. Ich habe einen Masterstudiengang gemacht in Wirtschaftsinformatik, berufsbegleitend, habe in einer großen europäischen Versicherung gearbeitet, da die IT Security gemanagt und Prozesse gebaut. Für einige 1000 Leute. Sehr, sehr cool Und was Privates noch? Ja, mein Sohn wird jetzt 14 sogar schon wie die Zeit vergeht und ich spiele sehr gerne Squash, Fußball und gehe manchmal Bouldern.
Rayk: Sehr, sehr cool. Und wenn wir über das Thema Prozesse nachdenken und natürlich war es schon auch in der ein oder anderen Folge mit dabei. Es verändert sich ja immer wieder was. Deswegen. Vielleicht kannst du einmal ganz kurz beleuchten, was denn jetzt aktuell so Anfang zweites Quartal 2024 so ein Hauptthema, was du immer wieder merkst bei unseren Kunden in der Betreuung, wo es bei Prozessen hakt.
Rayk: Ehrlich gesagt verändert sich bei diesen Themen die Haken gar nicht so viel, denn es ist immer der Fall, dass gesagt wird Ja, wir haben Prozesse. Das besteht dann oft nur darin Ja, es gibt einen Prozess, der heißt zum Beispiel Kundenanlage und das war’s dann auch. Mehr als den Namen gibt es dann nämlich nicht. Und manchmal gibt es so eine Checkliste, was auch schon wunderbar ist. Problem Problematisch wird es aber, wenn man das jetzt irgendwie weitergeben, delegieren möchte oder vielleicht sogar automatisieren möchte. Und gerade jetzt aktuell gibt es ganz viele Tools, die gut Hand in Hand greifen, die miteinander arbeiten und mit denen man viele Sachen, auch eine Kundenanlage zum Beispiel mindestens teilweise teilweise automatisieren kann. Und dafür muss man aber ein bisschen mehr tun, als eine Checkliste zu haben. Dafür brauche ich die einzelnen Prozessschritte,
Rayk: Was immer ganz spannend finde. Also auch eine Sache, die du bei uns sehr, sehr stark geprägt hast. Bevor Digitalisierung kommt, bevor es zu Softwarelösungen kommt, startet man ja ganz, ganz anders. Deswegen holen uns doch vielleicht noch mal ab. Wenn ich jetzt nur Namen habe, was sollte ich denn vielleicht davor machen? Genau. Der Name ist schon mal ganz gut, aber wenn wir es jetzt erstmal manuell machen, ist es sinnvoll, sich einmal durchzugehen. Wie mache ich das denn manuell und warum mache ich es genau in dieser Abfolge?
Pascal: Teilweise ergibt sich da auch schon ein Fehler, gerade wenn das durch mehrere Hände geht, mehrere Personen damit zu tun haben, dass es da zu Rückfragen kommt.Und da ist es immer ganz wichtig Hey, warum kommt es überhaupt zu Rückfragen und wie kann ich verhindern, dass diese Rückfragen überhaupt auftreten? Dass ich ganz am Anfang schon alle Daten weitergebe, die gebraucht werden? Denn das wissen wir alle, auch im Kommunikation mit Behörden, Finanzamt, Sonstiges. Genauso wie es dort bei Nachfragen sehr lange dauert, ist es auch bei uns im Unternehmen. Sobald eine Rückfrage gestellt werden muss, dauert der Prozess gleich doppelt so lange. Und das wichtig ist natürlich, um als Unternehmer mehr Freizeit zu haben, aber auch entsprechend höhere Gewinne. Ich brauche gute und belastbare Prozesse.
Rayk: Was ist denn deiner Erfahrung nach so einer der Hauptprozesse, wo die Unternehmer auch oft dran scheitern oder wo man sagt Ja, das haben wir schon immer so gemacht, was fällt dir da immer wieder auf? Wo sollte man als erstes hingucken, wenn man sich mit dem Thema beschäftigt?
Pascal: Das ist natürlich ein bisschen individuell. Oft ist es zum Beispiel in der Buchhaltung ein Thema, weil es da sehr komplex ist und sehr viele Personen natürlich daran beteiligt sind, weil Mitarbeiter bezahlen mal irgendwie was die Bereichen was ein, dann gibt es was mit Lohn und dann geht man doch mal ins Restaurant und muss dafür irgendwie verschiedene Dinge tun. Und dann sagt man sich oft als Unternehmer Hey, das mache ich mal! Schnell, so nebenbei oder nach der Arbeitszeit. Heute Abend setze ich mich hin. Das kann man natürlich machen, ist aber nicht belastbar und auch nicht effizient.Deswegen braucht man gerade da, wo der in allen Themen, wo man zu viel Arbeitszeit investiert, einen Prozess, wo man sich die einzelnen Prozessschritte anguckt. Und dann kann man auch sagen Hey, diese Prozessschritte, die baue ich so auf oder dokumentiere ich so, dass ich das Mitarbeiter geben kann. Und wenn man da eine Assistenz hat man kann das auch mit einer virtuellen Assistenz wunderbar machen. Schiebt man einfach nur zum Beispiel so einen Restaurantbeleg oder was auch immer. Wenn wir bei Buchhaltung sind, der virtuellen Assistenz rüber und die weiß ganz genau durch diese Dokumentation am besten per Video, ähm, was zu tun ist. Und man selbst hat da nichts mehr zu tun und kann den Abend mit der Familie genießen. Absolut. Und Also noch mal um es ganz kurz zusammenzufassen Das heißt, wenn ich jetzt gerade den Punkt bin und sage okay, die Buchhaltung nervt mich am meisten, dann gibt es halt zwei Wege, wie ich es lösen kann. Ich kann mir jetzt irgendwie eine Software holen und hoffen, dass ich über die Software das irgendwie gelöst bekomme. Aber es ist ja gar nicht immer der schlauste Ansatz. Kannst du da vielleicht mal ein bisschen reingehen? Was ist so das erste, was ich mache, bevor ich mich überhaupt für eine digitale Lösung entscheide? Genau. Die Softwareauswahl steht hinten. Software hilft natürlich häufig, aber man muss natürlich auch wissen, welche. Es gibt unglaublich viele Lösungen am Markt. Und welche passt jetzt zu einem diese Softwareauswahl? Das kann auch niemand anders für einen entscheiden, der das Unternehmen und die Prozesse eben gar nicht kennt.
Pascal: Und wenn man selbst den Prozess nicht kennt, weil man noch nie so detailliert aufgeschrieben hat, dann kann man auch noch keine Softwareentscheidung treffen. Also das Wichtigste ist, einmal jeden einzelnen Schritt, den man macht, runterschreiben. Am besten wir sagen immer BPMNDiagramme sind dafür super geeignet. Man kann das aber auch einfach als Ablaufdiagramm, als Flussdiagramm machen. Ähm, wenn man sich da noch nicht so tief in die Materie rein versenken möchte. Wichtig ist es aber, dass jeder Schritt beschrieben ist und dass man dann sagt hier, für diese einzelnen Schritte brauche ich so eine Software oder eine Assistenz, die die abarbeitet. Das hört sich jetzt einfach nach extrem viel Aufwand an, Ja, und ich verdiene ja nur Geld im Unternehmen, wenn ich mich um meine Kunden kümmere, wenn ich mich um meine Mitarbeiter kümmere. Das heißt, ich habe ja gar keine Zeit, um mich mit dem Prozessteam zu beschäftigen, dann müsste ich das jetzt zusätzlich machen. Wie gehst du mit solchen Sachen um? Naja, stimmt natürlich. Du kannst dich jeden Tag natürlich eine Stunde hinsetzen und diese Sachen manuell machen und dabei andere Sachen vernachlässigen, Wo du am Unternehmen arbeiten kannst, statt im Unternehmen mit Buchhaltung zum Beispiel. Verbringst oder setzt sich einmal hin, investierst fünf sechs Stunden. Das sollte locker reichen für so einen Prozess und delegierst den und hast dann den Abend frei. Und ob du mit der Familie verbringst oder dein Unternehmen auf ein Neues Level hebst, das ist dann dir überlassen.
Rayk: Was ich immer ganz spannend finde, gerade wenn du so auch die Kundenbeispiele bringst. Ist ja ganz, ganz häufig so, wenn man einen Prozess sauber definiert, vernünftig delegiert und auch entsprechend Controlling hinterlegt, dass man nie wieder was damit zu tun hat. Wie viel Zeitersparnis bringt mir das? Weil jetzt höre ich gerade erstmal nur ich muss fünf sechs Stunden für einen Prozess einplanen. Was heißt das aber auch in der Konsequenz Wie viel Zeit kann ich dadurch realistisch gewinnen? Auch auf die Monate und Jahre, die danach folgen? Ja, das musst du natürlich vorher messen. Ich sage jetzt auch nicht, dass du dich sofort auf jeden Prozess stürzen stürzen musst, aber auf jeden Fall auf die Prozesse, wo viel Arbeitszeit hingeht. Und wenn du dann merkst, hey, hatten wir zum Beispiel Kunden, die im Monat gerne mal 20, 30 Stunden zum Beispiel in diesem Prozess Buchhaltung investiert haben, ist. Wir haben auch andere Kunden, die sehr viel in Recruiting investieren, wo sie auch ihre Abteilungsleiter mit ihren Recruiting Prozess schon ganz früh einbinden. Was gar nicht sinnvoll ist, denn wir wollen ja erst die vollständig qualifizierten Bewerber und dann können wir die Arbeitszeit von unseren Abteilungsleitern klauen. Ähm, und wenn du merkst, da geht viel Zeit verloren, dann ergibt es Sinn, da einen richtigen Prozess zu bauen. Und dann hast du genau diese Arbeitszeit eingespart. Jetzt in diesem Beispiel waren 20, 30 Stunden im Monat, wenn ich einmal sechs Stunden dafür hinsetzt, den Prozess richtig machst.
Pascal: Ich glaube, das hast du sogar sehr schnell wieder raus. Okay, das heißt halt, wenn man ganz kurz fest ich habe jetzt einen Prozess. Ich habe mich einmal fünf Stunden hingesetzt, spare dadurch 20 Stunden, ungefähr pro Monat, jeden Monat auf die nächsten Jahre. Das heißt, der Hebel ist ja viel größer als zehn, ist ja exponentiell Rechnung letzten Endes und das ist letzten Endes auch genau so ein bisschen die Idee, die man sich mitnehmen soll, oder? Ja, es ist vielleicht anstrengend und nervig, das einmal sauber zu machen, aber jeder einzelne Prozess kann dadurch natürlich so strukturiert werden, dass ich selber weniger bis gar nicht mehr gebraucht werde. Was ist so deine Erfahrung? Wie häufig muss ich das machen? Also sind es 20301 100 Prozesse im Unternehmen? Nur mal so ein Gefühl zu kriegen, dass man vielleicht auch sagt okay, wenn ich 100 Prozesse gemacht habe a fünf Stunden, dann, dann bin ich vielleicht mal fertig oder wie siehst du das? Also die Prozesslandschaft wächst mit dir als Unternehmen. Also wenn dein Unternehmen wächst, hast du immer neue Prozesse und da wird es durch den wichtigsten. Und natürlich ist der Hebel, wie du schon gesagt hast, der Hebel ist gigantisch. Gucken wir uns Amazon an, die haben das ist außer Garage ganz am Anfang noch per Hand Versand. Damit hätten sie ja niemals wachsen können. Das kannst du nicht skalieren. Wenn du jetzt was bei Amazon bestellst, dann kriegst du um null Uhr 40 irgendwie eine Versandbenachrichtigung.
Rayk: Und denkst du Hey, wer ist denn da jetzt unterwegs? Das macht natürlich nicht. Nur ein Rechner. Das ist alles ein automatisierter Prozess. Hätten die das nicht gemacht und das für so gut wie alle Prozesse bei Amazon, dann wären sie nie so groß geworden. Das heißt nutze diesen Hebel, nimm deine wichtigsten Prozesse, wo du deine Arbeitszeit ja wirklich quasi verschwendest und wo viel Arbeitszeit drauf geht. Nimm die Bauprozesse. Und der zweite Vorteil ist ja, dieses Ergebnis wird qualitativ hochwertiger, als wenn du es jedes Mal irgendwie manuell machst und vielleicht mal Fehler einbaust. Kannst du den Part vielleicht mal ein bisschen beschreiben? Weil je größer ich werde, desto eher. Ist ja auch so, dass Mitarbeiter in die Prozesslandschaft halt auch aktiv sind. Teilweise würde ich sie auch ermutigen, selber Prozesse zu dokumentieren. Wie schaffe ich es dann trotzdem noch ein einheitliches Qualitätslevel zu haben? Weil viele Köche verderben ja bekanntermaßen auch den Brei. Natürlich muss das irgendwie gesteuert werden. Auch nicht jeder Mitarbeiter ist dazu fähig, so weit zu denken, diese Prozesse zu entwickeln. Da hilft es, regelmäßig mal Meetings zu machen dazu. Das heißt, wenn du einen Prozess erarbeitet hast, mit Mitarbeiter oder mit einem Team bei dir, dann wird dieser Prozess einmal schön aufgesetzt, teilautomatisiert und eingeführt. Dann musst du aber überprüfen, ob es so klappt. Und noch mal nach 123 Monaten, je nachdem wie oft der verwendet wird, der läuft schauen wird da verwendet, was für Probleme treten auf Und dann muss er natürlich angepasst werden, denn das passiert auch häufig, dass wir einen Prozess haben und denken, jetzt ist er richtig geil und nach sechs Monaten merkst du oh, der wird ja gar nicht verwendet, weil es einen Sonderfall gibt, der gar nicht so sonderbar ist, sondern sehr oft auftritt.
Pascal: Und der passt nicht in den Prozess. Und deswegen verwendet kein Mitarbeiter den Ja, sehr, sehr spannend. Also ich versuche es für mich auch noch mal so ein bisschen zu greifen und für den ein oder anderen Zuhörer, weil Pascal ist natürlich immer so voll in seinem Element. Das erste Wichtige ist natürlich, dass wir sagen okay, erstmal überhaupt eine Identifikation von den Dingen zu machen, die uns vermeintlich sehr, sehr viel Arbeitszeit kosten. Überhaupt erst mal zu schauen Hey, wo geht viel Arbeitszeit drauf, gerade auch von mir als Unternehmer. Der zweite Schritt ist dann, diese Prozesse sich wirklich mal einfach nur ganz stumpf auf dem Zettel irgendwie runterzuschreiben, zu sagen okay, ABC, was passiert in welcher Reihenfolge? Am besten kann man das natürlich auch sogar in digitale Plattformen überführen und erst dann schaue ich, wo ein Mensch oder eine Maschine mir helfen kann. Ist das so korrekt zusammengefasst? Genau. Also es ist vierstufig. Prozessidentifikation, wie du schon gesagt hast, gucken welche habe ich überhaupt? Also oft wissen wir gar nicht, welche Prozesse wir im Unternehmen haben. Die erstmal aufzuschreiben, dann eine Analyse zu machen, welche sind wichtig? Was passiert, wenn einer nicht mehr funktioniert? Zum Beispiel Sind Mitarbeiter krank? Was kann dann schlimmstenfalls passieren, wenn dieser Prozess eine Woche lang nicht läuft, warum auch immer? Und wenn das schlimm ist oder wenn wir viel Zeit einsparen können, dann gehen wir in die Prozessoptimierung rein, schauen uns den Prozess genau an Wie können wir das verbessern? Wie können wir das Aufdelegieren, auf mehrere Schultern verlegen oder eben automatisieren und dann implementieren wir das den Prozess als vierten Schritt? Okay, Sehr, sehr gut.
Rayk: Ja, sehr, sehr stark. Wenn wir jetzt also sagen okay, wir wissen jetzt im Grunde, was zu tun ist, wie viel Zeit sollte ich mir pro Woche realistisch dafür planen, dass sie auch so ein bisschen Training Kontinuität reinzubringen? Was sagst du? Was sind vielleicht auch gute Räume, nur um mich selber auch so auf diese ersten Schritte zu bewegen?
Pascal: Es muss ja nicht immer gleich perfekt sein, aber was so für den Startschuss Vielleicht sinnvoll, Wenn du dich damit noch nie auseinandergesetzt hast und jetzt damit beginnst, solltest du dir 1 bis 2 Zeitblöcke a zwei Stunden einplanen, musst du gucken, wie lange du konzentriert am Stück arbeiten kannst, sondern eben vier mal eine Stunde und dann bist du mit vier Stunden pro Woche relativ gut beraten. Wie gesagt, zwei könnten auch schon reichen, aber in dem kriegst du schon mal viel umgesetzt und hast nach ein, zwei Wochen zumindest schon mal raus, welche Prozesse wirklich essenziell sind. Jetzt näher anzuschauen und damit ja effektiver zu gestalten, effizienter zu gestalten, wirklich Arbeitszeit einzusparen. Ja, sehr wertvoll. Und noch mal, um es irgendwie auch klar zu machen Das ist ja keine Arbeitszeit, die ich jetzt investiere und nichts bei rumkommt.
Rayk: Allein dieses Beispiel, was du gerade genannt hast, wenn man mal einen Prozess in fünf bis sechs Stunden erledigt bekommt, 20 Stunden monatlich einspart, ja aufs Jahr hochgerechnet, wie viel Zeit das einfach ist, die man dann auch wieder für andere Aktivitäten einsetzen kann. Das aus meiner Sicht halt diese riesengroße Hebel und macht es natürlich auch möglich, für den Unternehmer selber weniger zu arbeiten, aber natürlich auch fürs Team, weil das ist ja auch vielleicht so die kleine letzte Anekdote. In den meisten Fällen braucht man ja gar nicht mal unbedingt neue Mitarbeiter, das ist ja häufig auch der Irrglaube, sondern oft sind es ja auch genau die Prozesse, die dafür sorgen, dass man einfach sauberer ist, dass man schneller durchkommt und kann dadurch halt natürlich auch Lohnkosten einsparen. Also Pascal ja, vielen, vielen Dank, dass du deine Zeit und deine Erfahrung mit uns geteilt hast. Ich freue mich auf das nächste Gespräch mit dir.
Und wenn Du Ideen wie diese jetzt auch umsetzen möchtest, und wissen willst wie Dich selbst und Dein Unternehmen effizienter machst dann lass uns sprechen. Buche Deinen Termin für eine Potentialanalyse unter raykhahne.de/austausch
- die Shownotes zu dieser Folge findest Du unter raykhahne.de/983 .
- alle Links habe ich Dir dort aufbereitet und Du kannst die Inhalte der Folge noch einmal nachlesen
Danke das Du die Zeit mit uns verbracht hast.
Das Training ist vorbei, jetzt liegt es an Dir. Viel Spaß mit der Umsetzung.